Выдача трудовой книжки при увольнении – порядок и сроки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача трудовой книжки при увольнении – порядок и сроки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

На Ваш выбор Вы можете обратиться за защитой своих прав в следующие инстанции:

1. Трудовая инспекция. Подать жалобу можно:
   • Лично в инспекцию;
   • по почте;
   • на сайте онлайнинспекция.рф

   По факту Вашей жалобы должны провести проверку и предоставить письменный ответ в течение 30 дней. В случае удовлетворения жалобы – на работодателя наложат штраф, а Вам выдадут книжку. Если же Вы получите отказ – можно попробовать обжаловать его старшему инспектору или же обратиться далее в прокуратуру или суд.

2. Прокуратура. По форме заявление будет несколько отличаться от жалобы в трудовую инспекцию.
3. Суд. В суд направлять исковое заявление целесообразно, когда Вы попробовали восстановить нарушенные права через указанные выше инстанции, поскольку обращение в них бесплатное (а в суде придется платить госпошлину), жалоба рассматривается в более сжатые сроки (в течение 30 дней, а слушание по Вашему делу может быть назначено только через 30 дней – все зависит от загруженности суда).

Сроки выдачи и местонахождение работника

При значительной географической разнице нахождения кадрового департамента и рабочего места сотрудника осуществить передачу документа на протяжении дня технически невозможно. При этом ни сотрудник, работающий последний день на непосредственном рабочем месте, ни отдел кадров, находящийся по юридическому адресу, не нарушают норм законодательства. А срок выдачи трудовой книжки при увольнении не может совпасть с последним рабочим днём по объективным причинам.

Сколько хранится у работодателя?

Практически каждый документ имеет определенный срок хранения. Трудовая книжка — не исключение.

Если работник, трудовые отношения с которым официально расторгнуты, не забрал свою трудовую документацию, руководитель помещает ее в его личное дело. Данная процедура обязательно сопровождается оформлением специального акта.

После помещения в личное дело трудовая хранится у работодателя до востребования.

Другими словами, до момента, пока гражданин, которому она принадлежит, обратится в компанию с просьбой ее предоставления.

Вся документация хранится в архиве. Срок хранения трудовой, как и личного дела, определен на законодательном уровне.

Согласно сведениям, отраженным в локальных актах, периодом хранения трудовой принято считать срок 75 лет. По истечению этого времени она уничтожается. Выкинуть или уничтожить ее раньше срока нельзя.

Как отдать трудовую книжку уволенному работнику, если он ее не забирает?

Ситуация на сегодняшний день типичная – работник уволился, взял расчет и покинул организацию работодателя.

Теперь ему открыты многие дороги, и он стремится покорять новые вершины. Работник может перейти на работу в другой конец города, сменить место проживание или вовсе покинуть страну.

Люди все разные, а значит и планы каждого конкретного человека нельзя предугадать. Но иногда на почве радости от того, что должный срок отработан, расчет выдан, а претензий не обнаружено, работник срывается со своего места, порой забывая про важные документы. Наверняка у многих работодателей крупных фирм и корпораций есть множество трудовых книжек, которые вовремя не забрали сотрудники.

Многие работодатели не знакомые близко с Трудовым кодексом ломают голову над тем, что делать, если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения. Кто-то хочет поскорее от них избавится путем уничтожения, кто-то решает выбросить, кто-то вовсе прячет в самый дальний ящик и забывает об оставленной трудовой.

Трудовой кодекс уже давно разработал правило, согласно которому с трудовыми книжками необходимо поступать только одним образом и никак иначе.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении в случае отсутствия работника

Трудовым законодательством предусмотрены и иные способы получения книжки, если в силу объективных причин работник не имеет возможности получить ее лично в свой последний рабочий день.

Некоторые факты Трудовой Кодекс указывает на то, что работник должен после получения расчета в бухгалтерии расписаться в журнале учета трудовых книг. Это действие является подтверждением получения трудовой книжки. При постановке подписи можно считать весь процесс увольнения и выдачи изучаемого документа оконченным. Трудовые отношения между сторонами считаются завершенными.

Согласно разделу 4 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003г., если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения и не явился для получения трудовой книжки, то работодатель обязан направить ему письменное уведомление заказным письмом. В нем будет приглашение получить трудовую или дать соглашение на пересылку ее почтой. Без согласия отправка книжки по почте запрещена. Работодатель не несет ответственность за задержку передачи документа со дня отправки уведомления.

Трудовая книжка может быть передана доверенному лицу собственника. Для этого доверитель должен оформить доверенность в письменной форме. В ней обязательно прописывается следующая информация:

• ФИО, паспортные данные и место регистрации доверенного лица и доверителя;
• серия и номер трудовой книжки;
• право, которое дает доверенность, а именно получение трудовой у работодателя;
• срок действия документа;
• образец подписи доверенного лица;
• подпись доверителя.

Запрещено оформлять в трудовой какие-либо записи о факте передачи. Если работодатель хочет документально зафиксировать этот факт, то оформляется акт приема-передачи. Трудовые книжки, неполученные работниками после увольнения, работодатель хранит у себя. При этом он должен соблюдать правила, установленные законодательством в сфере архивного дела. Так, согласно Приказа Минкультуры ПФ от 25.08.2010г. N 558, работодатель обязан хранить документы 75 лет.

Обязанность выдать трудовую увольняемому работнику

Алгоритм восстановления трудовой книжки, если она была утрачена по вине работника, следующий:

1. Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.
2. В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.

В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг.

К заявлению необходимо приложить следующую документацию:

• приказы о зачислении в штат или об увольнении,
• старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии,
• копии ведомостей о начислении зарплаты,
• выписку со счета системы пенсионного страхования.

Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.

1. Следует написать работодателю, который потерял книжку, заявление о выдаче дубликата, то есть попросить предоставить вам вторую трудовую книжку, по которому руководство обязано выдать её в течение 15 суток. Также можно письменно попросить выдать новую книжку (без всех старых записей). Заявление рекомендуется направлять ценным письмом с описанием вложения, это в будущем послужит доказательством, что вы просили оформить дубликат.
2. Нужно подготовить документацию, которая подтвердит стаж до начала работы на месте, где должны оформить дубликат, то есть новенькую книжку. Это может быть трудовые договоры, приказы о назначении на должность, иные трудовые, решение суда, справки от предыдущих работодателей. Все эти документы будет собирать именно работодатель, утерявший книжку. Для этого он может посылать запросы с просьбой дать ему соответствующие документы. Записи о местах и времени работы на них можно восстановить даже в том случае, если организации, где работал сотрудник, уже не существуют. Для этого следует обратиться в городской архив.
3. Если работодатель отказывается выдавать дубликат, следует обращаться в суд, Роскомнадзор, ГИТ и Архивную службу.
4. Дальнейшая инструкция для работника и работодателя (последнему могут не дать информацию) могут обратиться в Пенсионный фонд, где с 2000 года есть вся информация о местах и времени работы на них каждого гражданина.
5. Дубликат, то есть вторую по счёту книжку, заполняют таким образом: в разделе «сведения о работе» в графе 3 – общий стаж, в графах 2 и 3 — дата приёма на работу, название предприятия, должность (в номере 3), увольнение – дата (2), причина (3). Записывать следует только достоверные сведения. Графа 4 существует для номера и даты документа.
6. Дубликат отдают сотруднику под расписку.

ДОВЕРЕННОСТЬ на получение трудовой книжки

г. Екатеринбург

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

УПОЛНОМАЧИВАЮ

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

• получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
• убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
• выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Если работник не явился

Что делать, если в последний рабочий день сотрудник не пришел? А может быть, он не согласен на увольнение и вообще не намерен забирать свою трудовую? Работодатель в таких случаях не должен отпускать развитие событий на самотек — подобное ему может дорого обойтись впоследствии. Действовать нужно так, как предусмотрено на этот случай в законодательстве.

ВАЖНО! В первую очередь необходимо оформить акт о невыдаче книжки (обязательно должна содержаться фраза о причине неполучения документа).

Работнику на его почтовый адрес (лучше — на все известные его адреса) отправляют заказное письмо с уведомлением. В нем человека информируют, что ему необходимо явиться на предприятие для получения трудовой или согласиться на пересылку документа по почте.

Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему

Но это еще не конец! Что еще необходимо сделать для того, чтобы завершилась выдача трудовой книжки при увольнении? ТК РФ указывает на то, что сотрудник обязан после получения расчета в бухгалтерии поставить свою личную подпись в специальном документе — журнале учета трудовых книг. Так кадр подтвердит факт получения «трудовой».

Как только соответствующая подпись будет проставлена, можно считать весь процесс увольнения и выдачи изучаемого документа завершенным. Между работодателем и сотрудником прекращается всякая связь. Оба свободны.

Многие работодатели неосознанно портят трудовые книжки работникам некорректными и неправильными записями. Так, многие работодатели считают, что в записи об увольнении необходимо отражать факт выдачи трудовой книжки. Но, к сожалению, поступая подобным образом, они совершают ошибку.

Отмечать факт получения документа в ТК нельзя.

Тем более в подобной форме. В крайнем случае, сам работник может подписать то, что ознакомлен с приказом, а значит, получил трудовую на руки.

При несвоевременном возврате трудовой книжки работодатель обязан возместить ущерб

Вопрос от читателя Клерк.Ру Романа (г. Воронеж)

Скажите, а что делать если после увольнения трудовую книжку не выдают и прошло уже три месяца. Если достучаться до ОК и руководства невозможно, можно ли повлиять по средствам судебного иска или еще как-то?

Если работодатель не выдал вовремя трудовую книжку, то он должен будет возместить не полученный работником заработок за все время задержки. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. Работодатель обязан издать приказ о новом дне увольнения и внести данную запись в книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Обязанность возмещать сотруднику ущерб за несвоевременный возврат трудовой книжки предусмотрена статьей 232 Трудового кодекса. В трудовом договоре стороны могут прописать, какая именно материальная ответственность на них возлагается.

В соответствии с законодательством материальная ответственность наступает после виновного причинения ущерба. Таким образом, потребовать с работодателя возмещения экс-сотрудник может при наличии:

• ущерба;
• вины работодателя в причинении ущерба работнику;
• противозаконности в действиях работодателя.

Таким образом, работнику прежде придется доказать наличие ущерба. В качестве доказательств могут послужить не только документы, подтверждающие ущерб, но и свидетельские показания.

Если сотруднику удастся доказать наличие вины работодателя, на фирму возлагается ответственность за незаконное лишение возможности трудиться. Работодатель обязан будет возместить сотруднику не полученный им заработок при задержке выдачи трудовой книжки, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Данная обязанность также прописана в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила).

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

• Порядковый номер записи.
• Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
• Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
• Реквизиты приказа без сокращений.
• Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Выдача трудовой книжки после увольнения

После того, как уведомление было отправлено, специалисты отдела кадров должны выстраивать свою работу, ориентируясь на действия бывшего сотрудника:

1. Если он отреагирует на уведомление и придет получать трудовую книжку, нужно её выдать под расписку в том же порядке, как и при обычном увольнении.
2. Если сотрудник согласен на отправку трудовой книжки по почте, её можно пересылать, получив согласие в письменном виде. Вид почтового отправления должен обеспечить сохранности документа и доставку по указанному адресу. Поэтому лучше выбирать заказное письмо с описью вложения и обратным уведомлением.
3. Если сотрудник не приходит и просит передать трудовую книжку с третьим лицом, работодатель может это сделать. Но он обязан потребовать нотариально заверенную доверенность на получение документа.
4. В случае смерти работника администрация может выдать трудовую книжку родственнику или другому лицу, либо отправить ему по почте. Этот человек должен будет написать заявление на имя руководителя предприятия и получить документ под расписку.
5. Если работник не пришел за трудовой и никто за него её не получил, работодатель должен обеспечить её хранение на протяжении 75 лет.

Похожие записи:

• Как принимается решение по результатам налоговой проверки
• Исковое заявление об уменьшении размера алиментов
• Ребенок один дома и еще 6 ситуаций, за которые родителей могут отдать под суд