Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перенос ежегодного отпуска. Разделение его на части, вызов из отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. При этом продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска не может быть менее 28 календарных дней.
Оформляем документы для переноса отпуска
Итак, как только появляется одно из названных выше обстоятельств, документально подтвержденных (заявление работника о переносе отпуска, листок нетрудоспособности, уведомление работодателя о переносе отпуска, справки и пр.), издается приказ в свободной форме. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Цветы»
| Г. Саранск | 6 марта 2014 года |
Что сделать перед заполнением графика отпусков
Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
- Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
- Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
- Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
- «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
- Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.
После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа Перенос отпуска (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков — кнопка Создать — Перенос отпуска), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке Оформить перенос в колонке Фактический отпуск документа График отпусков (ссылка становится доступной после проведения документа). В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ Перенос отпуска, в котором необходимо заполнить раздел Отпуск перенесен:
- в табличной части укажите период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. При переносе отпуск можно разбить на несколько частей. Новая дата начала отпуска будет фигурировать в форме № Т-7. А дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которое будет доступно для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флажок Перенос по инициативе сотрудника);
- по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
- в поле В связи с укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
- флажок Перенос по инициативе сотрудника установите, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае (если отпуск перенесен по инициативе работодателя) – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.
Нюансы составления графика отпусков
Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:
- В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
- лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
- дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
- работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
- сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
- работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
- В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
- В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
- Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…
Особенности и ограничения по переносу отпуска
Закон предусматривает несколько видов отпусков, какими вправе воспользоваться подчиненные:
- ежегодные оплачиваемые и дополнительные к ним дни отдыха;
- без сохранения заработной платы для отдельных категорий сотрудников, при определенных обстоятельствах;
- ученические;
- по уходу за ребенком;
- другие.
Только очередной оплачиваемый и дополнительный отпуск можно перенести и предоставить не позднее следующего календарного года – по желанию сотрудника или работодателя в установленном порядке.
Исключения, когда работодатель по своей инициативе не имеет права изменить сроки запланированного отдыха или отозвать сотрудника из отпуска, касаются:
- несовершеннолетних;
- лиц, задействованных во вредных условиях труда;
- беременных женщин.
Как оформляется перенос отпуска в связи с производственной необходимостью
Для того чтобы отпуск работника был перенесен на другой срок, или он был изменен, либо же вообще был отозван из ЕОО, кроме одного желания и согласия сторон, должны быть обязательно выполнены следующие формальные действия.
Перенос отпуска по семейным обстоятельствам
Законодательством предусматривается возможность переноса отпуска по семейным обстоятельствам, если работнику еще не выплатили средства в качестве отпускных, а также не уведомили его о скором времени отдыха. Работодатель имеет полное право установить в организации свой порядок замены времени отпусков, исходя из причин, которые считаются уважительными.
Семейные обстоятельства не являются уважительной причиной для изменения времени отпуска, однако в некоторых ситуация руководство организации может пойти навстречу работнику, если обстоятельства вынуждают его взять срочный отпуск. Примером такой ситуации может служить внезапная болезнь близкого родственника или собственное заболевание, которое трудноизлечимо и ведет к инвалидизации гражданина в будущем или уже сегодня.
Получить право на изменение даты начала отпуска по причине собственной свадьбы или свадьбы родственников не получится, так как это не является серьезными и вескими обстоятельствами, при этом если коллективный договор позволяет сотрудникам брать неоплачиваемые отпуска на несколько дней из-за таких торжеств, то работник может взять именно отгулы, не трогая и не меняя ежегодный оплачиваемый отпуск.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность отпусков предоставляется, исходя из соответствующего графика, который принимается не позднее, чем за две недели до нового календарного года. При этом исполнение графика обязательно для каждой стороны трудовых правоотношений, поэтому любое внесение изменений в существующий план должно быть оформлено по обоюдному согласию сторон.
Заявление на перенос отпуска
Заявление от работника о переносе отпуска составляется в свободной форме, однако оно должно в полной мере отражать ситуации, при которых возникает необходимость «сдвигов» в установленном графике отдыха сотрудников организации.
Заявление должно:
- быть составлено на имя руководителя организации;
- иметь персональную информацию о работнике, а также его должности;
- содержать прошение о переносе отпуска;
- устанавливать уважительную причину переноса графика отпусков, так как формулировка «по семейным обстоятельствам» не является уважительной;
- содержать дату и подпись заявителя.
Когда нельзя отказать в переносе
Если руководитель организации получил заявление о переносе отпуска, он может пойти навстречу сотруднику и перенести ему отпуск. При этом:
- нарушается график отпусков;
- ранее утвержденные договоренности об исполнении обязанностей или совместительстве перестают работать.
Поэтому важно взвесить все за и против при принятии решения о согласовании переноса отпуска по желанию работника.
По ТК РФ есть защищенные категории сотрудников, которым работодатель не может отказать в переносе отпуска. Например, это беременная сотрудница, которая просит передвинуть ее отпуск из-за декрета. В этом случае отказ неправомерен.
Кроме того, нельзя отказать в переносе отпуска по следующим основаниям:
- несвоевременная выплата отпускных (напомним, что выплатить отпускные нужно минимум за 3 календарных дня до даты начала отпуска);
- несвоевременное уведомление работника о дате предстоящего отпуска (работодатель должен уведомить письменно не позднее чем за 2 недели);
- сотрудник относится к особой категории (например, женщины перед декретом или сразу после него, чернобыльцы, ветераны боевых действий и др.). Подробнее об этом вы можете прочитать в статье «Как составить график отпусков в 2021 году»;
- другие причины для переноса, утвержденные локальным нормативным актом.
Последний пункт касается тех компаний, которые своим внутренним документом установили дополнительные причины для переноса отпуска. Компания имеет право это сделать согласно абз. 4 ч. 1 ст. 124 и ч. 4 ст. 189 ТК РФ. Например, можно предусмотреть перенос при болезни кого-то из членов семьи.
Работнику при переносе отпуска по вышеуказанным основаниям всё же стоит учитывать, что работодателю необходимо время на расчет отпускных и их выплату. Поэтому Минтруд в своих письмах от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439 и от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456 рекомендовал устанавливать разумные сроки подачи заявлений на перенос отпуска. Чтобы у работодателя было время для своевременной оплаты во избежание нарушений трудового законодательства.
Инструкция – как написать заявление на перенос
Заявление на перенос отпуска – это специальный документ, в котором сотрудник выражает свою просьбу, адресованную нанимателю, в лице директора, о переносе его ежегодного оплачиваемого отпуска на другую дату.
Особой формы по составлению этого документа нет, однако, есть данные, которые обязательно нужно указывать. Итак, если вам необходимо перенести отпуск вы пишете заявление следующим образом:
- Сначала, нужно написать шапку – это стандартно для всех заявлений она должна быть вверху листа справа. В ней указывается название полное предприятие и ФИО нанимателя в дательном падеже, чуть ниже пишутся ваши данные – должность и ФИО в родительном падеже;
- Ниже пишется заглавными буквами – ЗАЯВЛЕНИЕ;
- Теперь, опускаемся ниже, здесь пишем сплошным текстом само заявление с просьбой переноса и указанием причины и датами, на которые нужно осуществить перенос;
- В самом низу ваши ФИО, дата составления и подпись.
К заявлению, для подтверждения необходимости переноса прикладываются документы.
Как перенести отпуск на следующий год
Трудовое право запрещает администрации отказывать в отдыхе, если работник не согласен с мнением руководства по данному вопросу. Недопустимо и отсутствие отпуска в течение двух лет подряд. Нарушение данных норм грозит серьезным штрафом для компании.
Иногда сотрудник сам принимает решение о необязательности ухода на продолжительный период, собираясь впоследствии использовать накопившиеся дни по собственному усмотрению
Важно правильно оформить изменение времени отпуска, чтобы сохранить за собой право на отдых в следующем году
Причины, согласно которым годовая выдача сотрудника имеет возможность быть перенесённой:
- Болезнь сотрудника в период отдыха. В данном случае отгул продлевается. В случае если сотрудник не хочет воспользоваться остальной частью сегодня. Он сможет воспользоваться ею в другом случае или в следующем г.;
- В период отдыха сотрудник выполнял должностные прямые обязанности;
- Если рабочему не была осуществлена своевременная оплата компенсации за отдых;
- Если сотрудник никак не был надлежащим образом уведомлён за 2 недели вплоть до начала отдыха.
Также, если уход работника на отдых может привести к негативным последствиям на производстве компании, возможен перенос годовой выдачи.
В этих случаях отдых на следующий рабочий год не переносится, также доп. отдыха без сохранения оплаты 14 календарных дней:
- сотруднику обладающему 2-я или более детьми до 14-ти;
- рабочему, воспитывающим ребенком-инвалидом до 18-ти;
- матерью-одиночкой, воспитывающей малыша до 14-ти л;
- отцу, воспитывающему малыша до 14-ти лет без матери.
Дополнительный отдых сотрудников вычисляется в календарных днях и наибольшего рубежа не существует. Все праздники, переводятся на время годичного отдыха, либо добавочных отпусков. Для исчисления совокупной длительности дополнительный отпуск суммируется с главным отпуском.Ежегодные дополнительные даются сотрудникам:
- взятым на работу с вредоносными и опасными критериями работы;
- обладают особенным видом деятельности;
- с ненормированным рабочим графиком;
- трудящимся в сложных условиях;
- в прочих вариантах, предустановленных трудовым законодательством.
Работодатели с учетом собственных производственных и экономических перспектив смогут лично ставить вспомогательные свободные месяца для восстановления сотрудника, в случае если эта категория не учтена ТК РФ и другими федеральными законами.
Перенесение согласно инициативе сотрудника дозволяется по следующим причинам:
- Семейные обстоятельства;
- Уход за ребенком (предоставляется матери вплоть до свершения ребенку 3 лет);
- Не был оплачен работнику своевременно отпуск;
- Беременность.
Работнику должно быть предоставлено уведомление не позже 2 недель со дня его вступления в силу.
В каких случаях переносится отпуск
Менять произвольно даты предоставления отпуска не разрешается. График должны соблюдать и работник, и работодатель. Но есть случаи, предусмотренные законодательством, когда компания обязана перенести отпуск на другое время, по желанию самого сотрудника (ст. 124 ТК):
-
из-за болезни, совпавшей с отпуском;
-
в случае привлечения человека во время отпуска к государственным обязанностям, освобождающим от работы;
-
если работник не был уведомлен о начале отпуска не менее чем за 2 недели;
-
когда работодателем своевременно не произведена оплата предстоящего отпуска – не менее чем за 3 дня до его начала;
-
иные случаи.
К иным причинам можно отнести, к примеру:
-
предоставление отпуска совместителю одновременно с днями отдыха по основному месту работы;
-
желание сотрудницы присоединить отпускные дни к отпуску по беременности и родам;
-
при подаче заявления сотрудником, выразившим желание взять отпуск одновременно с отпуском жены по беременности и родам.
Есть и другие причины, предусмотренные различными государственными актами.
Объективные причины переноса отпуска
Все возможные ситуации обязательного переноса отпуска предусмотрены в законодательных документах (Ст. 124 ТК). В частности, перемещение дней отдыха происходит тогда, когда сотрудник предприятия не смог ими полностью воспользоваться, поскольку:
- Появились серьезные проблемы со здоровьем: работник заболел или же травмировался. Он обращался за медпомощью и получил листок нетрудоспособности.
- Был вовлечен в исполнение гособязанностей. Примером таковых является участие в судовом процессе в статусе присяжного (ст. 10, п. 3 ст. 11 Закона от 20.08.2004 № 113-ФЗ).
В указных ситуациях отпуск сотрудника:
- переносится после предоставления им заявления в письменном виде;
- продлевается. То есть, отпуск не переносят на другой период, а попросту добавляют по его окончанию неиспользованные дни. В данном случае достаточной считается устная просьба сотрудника. Но все же, лучше получить от него письменное заявление.
Пример. Инспектор по охране труда ООО » Виртуоз» находился в отпуске с 01.09.2017 по 28.09.2017 г. В этот период он переболел ОРВИ и получил больничный на 5 дней (с 18.09.2017 г. по 22.09.02017). Инспектор обратился к руководству ООО с просьбой продлить отпуск до 03.10. 2017 г. Просьбу обосновал предъявленным листком нетрудоспособности.
Руководитель «Виртуоза» написал соответствующий приказ.
Работник вправе требовать перенесения отпуска если:
- ему не сообщили своевременно о начале отпуска – за 2 недели, предусмотренные законодательством (Ст. 123 ТК);
- сотрудник не получил отпускные в положенный срок – не позже трех дней до начала отпускного периода.
Пошаговая инструкция переноса отпуска
Перенос отпуска – процедура, состоящая из нескольких этапов (шагов):
| Шаги | Описание |
| 1. | Работник пишет заявление. При наличии документа, обосновывающего просьбу о переносе, предоставляет его оригинал или копию |
| 2. | Издается приказ или распоряжение о том, что отпуск (или его часть) переносится на указанные даты |
| 3. | Проводится регистрация приказа (распоряжения) в том порядке, который действует на предприятии. К примеру, заполняются графы в Журнале регистрации приказов (распоряжений) по кадрам |
| 4. | Сотрудник знакомится с приказом. Он ставит на нем свою подпись. То же самое проделывают лица, которые несут ответственность за правильное оформление документов об отпусках |
| 5. | Время перенесенного отпуска отражается в табеле |
| 6. | Корректируется график отпусков |
График оформляется ежегодно. Установлена конечная дата его готовности – 2 недели до старта следующего календарного года (Читайте так же статью ⇒ Можно ли работнику предоставлять отпуск не по графику).