Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Чем товарная накладная отличается от счет-фактуры?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Счет-фактура в России — налоговый документ установленного образца, который обязан оформлять продавец или подрядчик. На основании полученных счетов-фактур в компании формируется «Книга покупок», а на основании выданных — «Книга продаж». Согласно НК РФ предоставлять покупателям счет-фактуру обязаны только налогоплательщики НДС. Компании, которые находятся на УСН, не являются плательщиками данного налога и составлять счета-фактуры не должны.
Счет-фактура содержит данные о наименовании и реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и сумме НДС. Этот перечень обязателен и закреплен в НК РФ. Счет-фактура должна также содержать в себе информацию о номере и дате выписки счета, при необходимости — сумме акциза, стране происхождения товара, номере таможенной декларации.
В России назначением счета-фактуры является налоговый учет НДС. На продавца он возлагает обязанность перечислить в бюджет НДС, для покупателя служит основанием для предъявления НДС к вычету.
Накладная является первичным документом, который составляется в 2-х экземплярах и служит доказательством передачи и основанием для списания (принятия на учет) товара. Накладная должна содержать подпись и печать продавца и покупателя. Она составляется в двух экземплярах, один из них остается у поставщика, второй — у получателя. Госкомстатом утверждена унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12), но организация может применять свою форму.
Накладная должна содержать следующие реквизиты: наименование, номер и дату документа, наименование организации-поставщика; наименование товара, его количество и стоимость; должности ответственных лиц, их подписи и печати. Если бланк накладной не соответствует форме Торг-12, она также может быть принята к учету организацией-покупателем.
При участии в торговых операциях сторонней транспортной компании эксперты рекомендуют отказаться от формы Торг-12 и использовать другой документ — товарно-транспортную накладную (ТТН).
Для чего необходим счёт-фактура?
В соответствии со ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету.
Иначе говоря, принять НДС к вычету можно лишь на основании счёт-фактуры. Ни счёт, ни товарная накладная, ни кассовый чек, ни иные документы не служат основанием для оформления налогового вычета.
Форма предоставления счёт-фактуры может быть:
- в бумажном виде;
- в электронной форме (по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур).
В случае допущения ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать:
- продавца;
- покупателя товаров (работ, услуг);
- имущественных прав;
- наименование товаров (работ, услуг);
- стоимость;
- налоговую ставку;
- сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
В счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны:
- порядковый номер и дата составления счета-фактуры;
- наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика (налогового агента) и покупателя;
- наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
- номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
- наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
- количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
- наименование валюты;
- идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии);
- цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
- стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;
- сумма акциза по подакцизным товарам;
- налоговая ставка;
- сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
- стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
- страна происхождения товара;
- номер таможенной декларации;
- код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза.
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Читайте так же ⇒ \”Как и когда оформляется счет-фактура без НДС — образец в 2020\”
При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
Согласно п. 5 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) налогоплательщиками, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика, счета-фактуры составляются без выделения соответствующих сумм налога. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп “Без налога (НДС)”.
При оформлении счёта-фактуры продавец осуществляет следующую бухгалтерскую проводку:
| Дебет | Кредит | Разъяснение |
| 90.3 | 68/НДС | Начисление НДС |
Электронная форма торговой накладной
Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.
Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя.
Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.
При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» — информация о доверенности уполномоченного лица.
Накладные подразделяются на различные виды. Различают формы по целям и особенностям оформления. Существуют эти виды:
- Товарная накладная. Бумага сопровождает операции по отпуску/приему продукции со складских помещений. Она входит в состав первички. Включает в себя ряд ключевых сведений: наименование компании, номер документа, дата отпуска продукции, лицо, которое передало товар и так далее.
- Транспортная накладная. Сопровождает транспортировку грузов. Нужна для регулирования взаимоотношений между участниками операции: получатель, отправитель, а также лицо, занимающееся транспортировкой. Бумага подтверждает факт оформления соглашения о перевозке. Она сопровождает груз от пункта его отправки до пункта его получения. В завершение операции бумага предоставляется грузополучателю. Накладная фиксирует различные сведения о грузе: его вес, маркировка. Наличие этого документа обязательно при подаче исков и претензий к любой из сторон операции. Он понадобится при обнаружении недостатков: недостачи, порча, повреждения, задержки при выдаче.
Транспортная накладная, в свою очередь, подразделяется еще на ряд видов. Подразделение на виды выполняется на основании транспорта, используемого при грузоперевозке. К примеру, есть авиационные, автотранспортные, ЖД накладные.
Кто может применять УПД
Применение УПД – добровольное. Для оформления сделок фирма может использовать любые допустимые формы: комплект накладная + счет-фактура или только УПД. Причем одним клиентам можно выписать накладную и счет-фактуру, а другим – УПД. Каким комплектом документов будет закрыта сделка, лучше прописать в договоре с контрагентом.
Как уже упоминалось, счет-фактуру выписывают организации-плательщики НДС. То есть те, кто применяет ОСНО.
Может ли выписать УПД фирма на спецрежиме? Да, может. Но в этом случае УПД будет играть роль только бухгалтерской первички. Для обозначения статуса УПД – только первичка или накладная – счет-фактура – в бланке УПД есть специальный реквизит.
Спецрежимникам не стоит опасаться выписывать УПД. Если реквизит «статус» выставлен верно, УПД не приравнивается к счету-фактуре и не влечет за собой последствий в виде обязательной уплаты НДС в бюджет.
Образец единого документа «счет-фактура и накладная» для упрощенцев, а также заполнение специфического реквизита УПД смотрите в статье «Что означает статус в УПД».
Когда счёт-фактура не нужен
Иногда вместо счёта-фактуры сделку подтверждают другими документами: счётом на оплату, накладными и др. Это возможно в случае, если:
- сделка не облагается НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
- предприятие продаёт товары физлицам в розницу за наличные — для таких сделок достаточно бланка строгой отчётности или чека из кассы;
- обе стороны сделки применяют спецрежим — УСН, ЕСХН, ПСН;
- юридическое лицо отдаёт товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
- планируется поставка товаров, и на неё получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идёт на экспорт).
Частые ошибки в счёте-фактуре
Ошибка: неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации.
Следствие: установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным.
Ошибка: из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана.
Следствие: НДС не возместят.
Ошибка: неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости.
Следствие: точную стоимость товара определить невозможно, значит, документ считается неинформативным.
Ошибка: неверное исчисление НДС.
Следствие: возможны вопросы и проверки со стороны налоговой.
Для чего служит товарная накладная
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это один из видов первичных документов, на основании которых происходит передача, например, товаров, приобретенных для перепродажи, или продукции собственного производства покупателю. То есть накладная нужна для учета товарно-материальных ценностей.
Форма и указания по заполнению товарной накладной утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты имеют право:
- разрабатывать собственные бланки первичной документации с сохранением необходимых реквизитов;
- дополнять унифицированные формы существенными для себя реквизитами.
Одновременно с выпиской товарной накладной в бухгалтерском учете формируются проводки по реализации:
- Дт 62.1 Кт 90.1 — отражен факт реализации продукции или товаров покупателю;
- Дт 90.2 Кт 41, 43 — себестоимость реализованных товаров или продукции.
Покупатель на основании товарной накладной отразит в своем учете поступление материальных ценностей проводкой Дт 10, 15, 41… Кт 60.1.
Назначение документов в бухгалтерии
- Товарно-транспортная накладная – первичный документ бухгалтерии. Предназначен для учета ценностей (товаров) и расчетов за их перевозку автомобильным транспортом. О том, для чего нужна ТТН и в каких случаях она оформляется, говорится в этой статье.
Бланк включает два раздела. Товарный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя. Транспортный раздел отражает данные о процессе перевозки продукции, груза.
- Транспортная накладная – перевозочный документ. Он подтверждает наличие договора перевозки. В бланке отражается факт перевозки товарно-материальных ценностей от грузоотправителя к грузополучателю.
Бланк не служит поводом для списания продукции со склада продавца и постановки его на приход у покупателя.
- Счет-фактура – налоговый документ бухгалтерии. В нем отражаются данные о товаре, его происхождении (страна-производитель, номер таможенной декларации), информация о налоговой ставке, акцизах.
Когда необходим каждый из этих документов?
Счёт на оплату выписывают в том случае, когда хотят уведомить покупателя, что организация, которая занимается реализацией товаров, продукции или оказанием всевозможных услуг надеется на получение денежных средств от покупателя. Этот документ выписывается на основании договоров, актов выполненных работ или товарных накладных. Счёт – это документ внешнего документооборота, ведь в нём содержится информация о продавце, но для покупателя.
Счёт-фактура нужна, когда продавец или подрядчик хочет проинформировать покупателя насчёт своих реквизитов. Этот документ применяется при налоговом учёте НДС. Он оформляется контрагентом лишь в том случае, когда на него, согласно российскому Налоговому кодексу, возложено обязательство по оплате НДС в бюджет.
Важно! Если подрядчик или поставщик выписал счёт-фактуру, то он освидетельствовал не только факт выполнения работы или отгрузки товара, продукции, но и зачёт самого НДС. Все реквизиты по этому документу закреплены в Налоговом кодексе РФ N 117-ФЗ.
Товарная накладная – выписывается, когда продавцу необходимо передать покупателю продукцию или всевозможные товары. В товарной накладной обязательно указывается полное и максимально точное наименование товара, а также собственной продукции, цена за единицу, НДС, если он есть и общая стоимость товара.
Документ оформляется на основании точных реквизитов как продавца, так и покупателя. На практике применяются товарные накладные по законодательно установленной форме ТОРГ-12. Бухгалтера их заполняют? подписывают, а также скрепляют печатью и подписью руководителя.
Подробнее о том, что такое и для чего нужны товарная накладная и счет-фактура, читайте тут.
Инструкция по заполнению
Для того чтобы правильно заполнить счёт нужно:
- В строке «Получатель» указать название продавца или подрядчика.
- В строке «Банк получателя» вписываются реквизиты банка организации, которая реализует ТМЦ или оказывает услуги.
- В пустой строке указывается номер счёта и дата его составления.
- В строке «Товары (работы, услуги)» вписывается название этих видов.
- В строках «Количество», «Единица измерения», «Цена» и «Сумма» указывается количество товаров или услуг, их цена и общая стоимость.
- Под общей стоимостью указывается НДС, если он есть, а также итоговая стоимость.
- В конце документа помещаются данные о руководителе и главном бухгалтере.
- Скачать бланк счета на оплату
- Скачать образец счета с НДС
- Скачать образец счета от ИП без НДС
Чтобы заполнить счет-фактуру нужно:
- В первой строке указать дату составления документа и его порядковый номер.
- В строках 2,3,4 и 6 указать реквизиты продавца, покупателя, грузополучателя или грузоотправителя.
- В строке 5 – номер платёжного документа, согласно которому был получен аванс.
- В строке 7 указывают наименование валюты платежа.
Табличную часть этого документа заполняют следующим образом:
- В первой графе указывают наименование товаров.
- В гр. 2,3,4 указывают единицу измерения, количество и цену.
- В гр. 6 проставляются сведения об акцизе. 4. В гр. 7 и 8 указывается налоговая ставка и сам налог в рублях и копейках без округления.
- В гр. 5 и 9 – общая стоимость с НДС и без НДС.
- В гр. 10 и 11 заносят сведения об импортных товарах.
- Счёт-фактура подписывается директором и главным бухгалтером, или другими должностными лицами, уполномоченными составлять этот документ. Выполняется документ либо от руки, либо с помощью компьютера. Но можно частично заполнить его в компьютерной программе, а частично дописать от руки.
Важно! Согласно российскому законодательству такой документ, как счёт-фактуру можно пересылать по интернету, но только в специальной программе за электронной подписью руководителя или должностного лица.
Кроме того, все выписанные или полученные счет-фактуры фиксируются в специальных журналах учёта. Если операции облагаются НДС, документы отображаются в книгах продаж и покупок.
- Скачать бесплатно бланк счет-фактуры
- Скачать бесплатно образец счет-фактуры
Представляем вниманию информацию о том, что такое товарная накладная и счет-фактура, а также как объединить их в одном документе.
Чтобы заполнить товарную накладную необходимо:
- В строке «Грузоотправитель» необходимо указать название, местонахождение, а также банковские реквизиты самой организации, которая занимается отгрузкой товаров самим покупателям.
- В строках «ОКПО» или «Вид деятельности по ОКДП» записывается информация о продавце ТМЦ.
- В строке «Грузополучатель» необходимо указать все реквизиты покупателя, включая его название, местонахождение, а также банковские данные.
- В строках бланка ТН «Поставщик» или «Покупатель» записывается информация, аналогичная той, что указана в строках «Грузоотправитель» или «Грузополучатель».
- В строке «Основание» вписывается номер подписанного договора и дата его составления.
- Если сам поставщик доставку своих же товаров совершает не самостоятельно, а привлекает стороннюю организацию, то заполняется строка «Транспортная накладная».
- В строке «Товар» подробно даётся характеристика товара.
- В строке «Единица измерения» должна указываться наименование самой единицы измерения.
- В строке «Количество» вписывается количество продаваемого товара.
- В строках «Цена», «Сумма без НДС», «НДС», «Сумма с НДС» соответственно указываются необходимые суммы.
- В конце указываются данные тех должностных лиц, которые совершили отпуск товаров, а также тех, что согласно доверенности приняли ТМЦ.
- Все записи в конце скрепляются подписями и печатями продавца и покупателя ТМЦ.
- Скачать бланк товарной накладной
- Скачать образец товарной накладной
Счет и счет-фактура: в чем разница
Счет-фактура – это документ, который служит для покупателя основанием принять к вычету НДС, предъявленный продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 169 НК РФ). Сказанное означает, что без счета-фактуры заявить НДС к вычету покупатель не вправе. Более того, счет-фактура должен быть составлен по форме, предусмотренной Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п. 8 ст. 169 НК РФ). В счете-фактуре должны содержаться обязательные реквизиты, перечень которых приведен в ст. 169 НК РФ.
Счет-фактура выставляется при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении предоплаты в счет поставки. Выставить счет-фактуру нужно не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).
В отличие от счета-фактуры, счет не имеет отношения к НДС обязательствам продавца или покупателя. Нет и определенных сроков для выставления счета (если только конкретные сроки не предусмотрены договором). Счет – это документ, который выдается поставщиком покупателю с предложением заплатить за товары, работы или услуги. При этом выставляться он может как на уже поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги, так и для получения авансового платежа с покупателя.
Накладная является первичным документом, который составляется в 2-х экземплярах и служит доказательством передачи и основанием для списания (принятия на учет) товара. Накладная должна содержать подпись и печать продавца и покупателя. Она составляется в двух экземплярах, один из них остается у поставщика, второй — у получателя.
Госкомстатом утверждена унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12), но организация может применять свою форму.
Накладная должна содержать следующие реквизиты: наименование, номер и дату документа, наименование организации-поставщика; наименование товара, его количество и стоимость; должности ответственных лиц, их подписи и печати. Если бланк накладной не соответствует форме Торг-12, она также может быть принята к учету организацией-покупателем.
При участии в торговых операциях сторонней транспортной компании эксперты рекомендуют отказаться от формы Торг-12 и использовать другой документ — товарно-транспортную накладную (ТТН).
Электронная форма торговой накладной
Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.
Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя.
Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.
При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» — информация о доверенности уполномоченного лица.
Бухгалтерские тонкости: чем отличается счет на оплату от счет-фактуры?
Кроме того, в счете прописываются реквизиты, согласно которым необходимо перечислить денежные средства на счет исполнителя.
Счет-фактура выписывается продавцом (исполнителем) при выполнении каких-либо работ или оказании услуг, а также при продаже продукции и иных товаров. Этот документ является обязательным только в том случае, если организация находится на общей системе налогообложения, при которой уплачивается и возмещается налог на добавленную стоимость, а также он обязательно указывается в документах. При иных режимах налогообложения счет-фактура не требуется, поскольку его наличие не носит обязательного характера. Если выставление счетов-фактур носит неукоснительный образ действий, то они должны оформляться именно в то время, когда совершился договор, то есть когда был получен товар с товарной накладной или когда была оказана услуга, оформленная актом выполненных работ или оказанных услуг.
Таким образом, выходит, что счет и счет-фактура выписываются бухгалтером в одном и том же случае – при совершении сделки по купле-продаже товаров либо при оказании каких-нибудь услуг. Но назначение двух этих документов абсолютно разное, поскольку счет необходим покупателю для оплаты суммы, указанной в договоре, для чего в нем указываются все необходимые реквизиты для перечисления денежных средств и позиции, за которые будет производиться оплата. Счет-фактура необходим для отражения операции в налоговом учете, поскольку основное его назначение – отразить НДС по тем товарам или услугам, которые планируется передать или оказать по договору.