Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать сопроводительное письмо [7 Рекомендаций + Пример]». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Специалисты по подбору кадров для крупных компаний не рассматривают резюме без сопроводительного письма. Поэтому его текст является кратким знакомством потенциального работодателя с претендентом еще до просмотра информации об его опыте работы, образовании и успехах в профессиональном плане. Соответственно неудачно составленный текст письма может привести к игнорированию резюме.
Главные требования к сопроводительному письму
Наниматель, читающий ваше сопроводительное письмо, отметит как плюс соблюдение его автором таких требований:
- предельная лаконичность: «растекаться мыслию по древу» в деловой переписке недопустимо, в идеале время чтения письма не должно превысить 10 секунд, а расположение на листе А4 – половины объема;
- емкость: все сведения в письме должны быть полезны для работодателя, «вода», нагоняющая объем, существенно «снимает баллы» с соискателя;
- стиль: бизнес-информация требует делового стиля с его выдержанной структурой, простыми конструкциями, не загроможденными придаточными частями, отсутствием фамильярности и излишней эмоциональности (последнее допустимо в компаниях определенной направленности, например, творческих, но их доля на рынке сравнительно не велика);
- личностный подход: нужно сочетать живой и легкий стиль с требованиями делового, стоит писать, как бы «беседуя» с рекрутером;
- уникальность: помните, что ваше письмо должно отличаться от многих подобных, так же, как и вы – от множества остальных соискателей, причем ваша уникальность должна быть в рамках требований компании;
- актуальность: не используйте дополнительную информацию, бесполезную для вашего нанимателя;
- конкретика: измеримые величины (цифры, сроки, количество проектов, процентное соотношение и т.п.) придают любой информации вес и достоверность;
- рекомендации: у вас их и так, вероятнее всего, попросят на собеседовании, но если вы предвосхитите просьбу рекрутера, это придаст вашему резюме дополнительный вес.
Если вы перечисляете свои навыки списком, то помните, что его может быть сложно читать. Таких сопроводительных писем очень много, и все они сливаются в сознании HR в одно.
Ваша задача – не показать, что вы подходите для вакансии. Ваша задача – показать, что вы подходите лучше остальных. Вам стоит объяснить, что отличает вас от других кандидатов и почему вас стоит позвать на собеседование. Так что лучше «разбавить» повествование о ваших навыках интересными строчками о вашей личности и, возможно, даже шутками:
Я на важном созвоне, и тут перестает работать видеосвязь. Я не такой человек, который будет писать в поддержку и ждать помощи сложа руки – я залезу (грациозно!) под стол и проверю, что все нужные устройства подключены.
Это фрагмент из настоящего сопроводительного письма. Вот чем он примечателен: во-первых, его автор не боится показаться забавным и может разрядить обстановку. Во-вторых, этот фрагмент показывает soft-skills автора: он/она обладает стрессоустойчивостью и не боится нестандартных ситуаций.
Каких ошибок стоит избегать
Не отправлять одно письмо в ответ на все вакансии. Если вы откликаетесь сразу на несколько вакансий, отклики нужно подстраивать под каждую из них. Представьте, что три компании ищут маркетолога. При этом требования у каждой компании могут быть разными. Одним нужен человек, который настроит контекстную рекламу для онлайн-магазина. Другим — тот, кто составит стратегию продвижения юридической компании и будет следить, как она реализуется. Третьи ищут человека, который будет развивать блог и через него приводить клиентов.
Каждая вакансия — это свои обязанности и свои навыки. Если отправить общее письмо трем работодателям, никто не поймет, как конкретно вы решите их задачу.
Не делать письмо слишком длинным. Каждое письмо — это время рекрутера. Представьте, что вы ищете сотрудника и вам прислали отклики 500 человек. Сколько времени вы сможете уделить каждому? Вряд ли больше минуты. Как правило, работодатели сканируют сопроводительные письма, выхватывая из текста ключевые слова. А если их взгляд за что-то цепляется, они могут прочитать письмо целиком.
Чтобы облегчить задачу рекрутера, умещайте сопроводительное письмо в 3-5 абзацев. Пишите самое главное и хорошо структурируйте текст. Например, можете сделать небольшие подзаголовки и выделить их жирным начертанием.
Чего не стоит указывать в сопроводительном письме
А теперь настало время для «вычеркните это немедленно»:
- Не повторяйте сведения, приведенные в резюме. Кадровик не собирается заучивать их наизусть.
- Не путайтесь в показаниях: информация в письме не должна противоречить резюме. Не рассказывайте биографию. Это не мемуары.
- Не задавайте вопросов. Сделаете это на собеседовании, когда до него дойдет.
- Не используйте заезженных формулировок, канцеляризмов. Деловое письмо – не протокол осмотра места преступления.
- Красивые обороты, «ибо», заумные слова – забудьте про все это.
- Не пишите о качествах и умениях, бесполезных для новой должности.
- Не выдавайте пусть даже горячо желаемое за действительное. Правда – лучший друг кандидата.
- Избегайте неуместного юмора. «Шутку, как и соль, должно употреблять умеренно» (Пифагор).
- Не стремитесь вызвать жалость. Нужна жилетка для слез – сходите на сеанс к психоаналитику, ему за это платят.
Структура сопроводительного письма
В отличие от резюме, структура сопроводительного письма менее сложная и менее громоздкая. Она включает всего три части:
- Приветствие (или вводная часть) – необходимо поприветствовать потенциального работодателя или специалиста, ответственного за набор и приём новых сотрудников. Одновременно с этим данный раздел включает приветствие.
- Основное содержимое – кратко расскажите о себе, расскажите о привлекательности найденной вакансии, дайте информацию о своей незаменимости на данном рабочем месте, расскажите о своих сильных качествах.
- Прощание (заключение) – попрощайтесь в произвольной форме, укажите контактные данные для связи.
Длина приветствия и заключительной части составляет по 1-3 предложения, длина основного содержимого – не более двух абзацев. Возможно сокращение всего сопроводительного письма до одного абзаца из нескольких предложений.
Работодатель хочет нанять не робота с набором навыков, а живого человека, который «горит» своей работой и получает от нее неподдельное удовольствие. Продемонстрируйте это:
- Многие утверждают, что любить торговую статистику — это ненормально. Если это так, значит, я и вправду ненормальный. Если вы относитесь к этому так же, как и я, мы обязательно сработаемся.
- С 10 лет я бесплатно консультировал родных и друзей в вопросах стиля и внешнего вида, но потом понял, что неплохо получать за это деньги. Ваша вакансия стилиста — это именно то, что мне нужно.
- Недавно я проходил тест на профориентацию. Он показал, что моя будущая работа должна быть связана с морской торговлей, что очень меня обрадовало. Я и подумать не мог, что смогу объединить свою страсть к морю с работой, пока не наткнулся на вашу вакансию.
- Я потратил три года на чтение литературы по типу «найди себя», пробовался в разных направлениях, но наконец-то понял, чем мне хочется заниматься. Мое призвание — писать качественные тексты.
- Когда мне было 6 лет, меня впечатляли уличные артисты и живые статуи. Я даже хотел быть похожим на них, когда вырасту. К счастью, теперь мои амбиции шире, но желание увлекать людей и выступать перед зрителями осталось. Это качество делает из меня отличного менеджера.
- После окончания университета, мой консультант посоветовал соглашаться на любую работу, которую только предложат. И хоть я понимаю, что мог бы извлечь полезный жизненный опыт на любом месте, все же этот совет мне кажется «вредным». Я хочу быть уверен, что новая работа откроет перспективы карьерного роста и познакомит меня с хорошими наставниками. Поэтому отправляю резюме в вашу компанию.
Добавьте креативности и юмора
Представьте, как себя чувствует человек, прочитывая сотню однотипных сопроводительных писем. Если получится заставить работодателя улыбнуться, кандидата обязательно запомнят и выделят. Главное — не переборщить.
- Ваша вакансия писателя-фрилансера очень меня заинтересовала, но перед тем как перейти к сути, я хотела бы рассказать о себе: так как я не отращивала волосы до 5-ти лет, все думали, что я парень, а имя только способствовало этой дезинформации. Это все. Надеюсь, я привлекла ваше внимание.
- Сегодня мама в пятый раз спросила у меня, как идут поиски работы. Это в принципе характеризует мою жизнь сейчас. Надеюсь, у меня получится добиться вашей вакансии менеджера по социальным сетям и наконец-то порадовать маму. К слову: я могу приносить больше пользы, чем человек, который постоянно требует у вас отчета о своих действиях, и вот почему…
- Я безумно благодарен за шанс реализовать себя в качестве администратора маркетинговых проектов. Спасибо за ваше доверие. Ладно, я знаю, что вы еще не утвердили мою кандидатуру, но вот пара идей, которые я воплотил бы на этом посту…
- Вы вконец издергались, поговорили с коучем, парикмахером, с каждым знакомым баристой. В конце концов, почему бы уже не принять решение? Если вам постоянно приходится сталкиваться с необходимостью принимать серьезные решения, то вам нужен либо адвокат, либо знак с небес. Иными словами, нужно проконсультироваться с N /человеком который написал это письмо/.
- Вначале я подумала, что ничто не продемонстрирует моей страсти к онлайн-шопингу как выписка с банковского счета. Но потом решила, что ничего не будет лучше, как написать это письмо и рассказать о своих идеях, которые помогут поднять ваш бизнес на новый уровень.
- Никогда бы не подумал, что жизнь человека может радикально измениться после падения новенького IPhone с третьего этажа (к слову, история очень интересная, спросите меня как-нибудь об этом), но благодаря такому несчастному случаю я нашел объявление мечты в вашей компании.
- Если бы мы играли в игру «Одна ложь, две правды», я бы рассказал, что выиграл соревнования по поеданию кексов, превысил план по продажам на 30% на предыдущем месте работы и устроился в вашу компанию. Ложь из этого последнее. Я надеюсь, пока что.
Преимущества сопроводительного письма
Хорошее письмо может помочь выделиться на фоне других кандидатов. Например, если их опыт работы такой же как у вас или его нет совсем. Сопроводительное письмо в таких ситуациях способно повлиять на решение рекрутера, повысить ваши шансы на успех.
Письмо также показывает ваше умение писать, формулировать мысли. Это особенно важно для вакансий, где идет постоянная работа с текстом. В этот список входят маркетологи, копирайтеры.
Сопроводительную информацию полезно использовать как дополнение, если требуется пояснить данные из резюме. Например, если вы решили устроиться на работу в той области, где у вас нет подходящего опыта работы. Достаточно лишь объяснить работодателю, почему вы хотите работать именно в этой сфере.
С помощью письма можно рассказать, почему вы заинтересованы в вакансии, и упомянуть о себе то, что не удалось включить в резюме.
Обязательные требования к сопроводительному письму
Как нужно написать сопроводительное письме к резюме, чтобы менеджер дал ему положительную оценку:
- Максимальная лаконичность. Не стоит растягивать одну фразу на весь текст. В деловой переписке это недопустимо. Прочтите письмо перед отправкой – оно не должно превышать 10 секунд по времени и половины листа А4 по объему.
- Емкость. Ваш работодатель – занятой человек, ценящий свое время. Укажите в письме только ту информацию, которая может быть для него полезна. Большое количество «воды» негативно скажется на результате.
- Стиль. Бизнес-переписка должна быть составлена с использованием делового стиля: простоты, без лишних слов, фамильярности и излишней эмоциональности (если только это не творческая компания, которых на рынке не так много). Пишите кратко и не используйте юмор для самовыражения, если того не требует должность компании-нанимателя.
- Личностный подход. Приемлемым считается легкий, живой стиль, как при общении, без лишнего упрощения или усложнения текста.
- Актуальность. Используйте только ту информацию, которая будет полезна для нанимателя в текущий момент.
- Конкретика. Дополните ваш текст исчисляемыми примерами: цифрами, процентными соотношениями и т.п. Такая информация будет выглядеть более весомой и достоверной.
Требования к форме бланка
Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.
При оформлении бланка важно включить в структуру полей:
- верхнюю часть с реквизитами организации;
- поле с исходящим номером и датой;
- блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
- поле для текста письма и приложений;
- контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
Так, с базой познакомились, теперь обратим внимание на детали, о которых ни в коем случае нельзя забывать.
- Стиль письма — официально-деловой. То есть это без юмора, нелепых шуток, сравнений и красивых эпитетов. Чётко и по делу. Но из любого правила есть исключения. Если работа связана с творческой деятельностью, то письмо не помешает разбавить креативом, чтобы выделиться и запомниться.
- Размер. В основном это 3-4 небольших абзаца. Поставьте себя на место работодателя: хотели бы вы читать целый рассказ про человека, какой он хороший и почему именно он подходит, а не другие, и писем-то немало. Написать про себя нужно кратко, но со вкусом, пройдясь основными тезисами по структуре. Ведь цель — заставить прочитать рекрутера резюме.
- Будьте честными. Не используйте фразу «Если вам предлагают возможность, а вы не уверены, что сможете это делать — согласитесь, а потом научитесь это делать» Сейчас в мире, где все привирают, чтобы добиться желаемой должности, честность глубоко ценится. Даже если нет опыта работы, выражайте заинтересованность, желание развиваться, но не только самому, но и вместе с компанией, то есть ещё приносить ей прибыль.
- Проверьте письмо на ошибки. Как ни банально это звучало бы. Даже одна маленькая орфографическая ошибка может стать роковой. Стилистические ошибки или простые описки означают, что автор не серьёзно подошёл к составлению сопроводительного письма или он вообще не заинтересован в должности.
Сопроводительное письмо как преимущество перед другими соискателями
Как прошло собеседование? Признаки удачного и провального интервью
Собеседование является вторым этапом трудоустройства. Целью данной…
Интеллект, бизнес, перспективы: работа в Маккинси
Консалтинговая компания Маккинси оказывает услуги крупному бизнесу, государственным…
Карьера в ВГТРК: работа на телеканалах и радиостанциях
ВГТРК – известная Всероссийская государственная телевизионная/радиовещательная…
Профессия Облицовщик. Пример резюме
Как вы знаете, бесплатное резюме — это всего лишь шаблон, который надо заполнять и дорабатывать….
Профессия Лаборант по физико-механическим испытаниям. Пример резюме
Держите в уме, что скачанное из интернета резюме — это всего-навсего…
Как найти правильные ответы на каверзные вопросы работодателей?
Вас пригласили на собеседование? Предварительно вы много времени потратили…
Как правильно указать результаты работы и достижения в резюме?
Грамотно составленное резюме, отражающее результаты работы соискателя, может…
«Мы вам позвоним» или «Мы с вами свяжемся». Что это значит и как действовать дальше?
Вторым этапом трудоустройства является прохождение…
Карьера в электросбытовой компании: как попасть в команду ТНС Энерго?
Одна из наиболее значимых в российской экономике независимая…
Как найти работу дистанционно через интернет?
Вы заняты поиском работы? Не знаете, с чего начать перспективное трудоустройство? Имеет смысл…
Профессия Авионик. Пример резюме
Как вы знаете, скачанное из интернета резюме — это всего лишь шаблон, который следует дорабатывать и…
Как найти работу по знакомству, или связи решают всё?
Вы неожиданно остались без работы? Предприятие, на котором вы трудились много лет,…
Сколько всего собеседований может быть при приёме на работу?
Процесс трудоустройства состоит из определенных этапов. Соискателю нужно…
Как выбить себе максимальную зарплату на собеседовании: несколько сработавших способов
Если вы получили приглашение на собеседование, то к…
Работа в Johnson & Johnson: медицинское оборудование, лекарственные препараты, новейшие технологии, международные стандарты
Группа…
Карьера в металлургии: как стать сотрудником компании Русал?
Основанная в 2007 году, компания Русал является крупнейшим в России…
Профессия Хендлер. Пример резюме
Держите в уме, что бесплатное резюме — это только лишь шаблон, его следует заполнять и дорабатывать….
Плюсы от сопровождения резюме
Кроме соответствия более высоким бизнес-стандартам, которые соискатель продемонстрирует, снабдив свое резюме сопроводительным письмом, оно поможет достичь еще нескольких важных целей:
- продемонстрировать свой навык письменной речи: строгая структура резюме не дает возможности блеснуть построением красивых предложений;
- подчеркнуть мотивацию: это особенно важно для людей, меняющих сферу деятельности либо имеющих сравнительно небольшой опыт в выбранной области;
- выделить свои стороны, особенно выгодные для данной компании: в резюме эта информация подается общим блоком среди всех ваших умений и навыков;
- индивидуализировать подход к поиску работы: резюме стандартно, оно в практически неизменном виде может быть отправлено в любую компанию, а текст покажет заинтересованность именно в данной;
- показать, что вы интересовались компанией, разыскивали информацию о ней, и данные оказались для вас привлекательными.
Чтобы получить качественный результат от своих действий, важно понимать, ради чего они вообще предпринимаются, чего хочет добиться менеджер по персоналу от кандидата, требуя от него предоставления сопроводительного письма.
Начнем с того, что не каждый специалист по найму читает направленный Вами текст. Но часть менеджеров, напротив, очень внимательно изучает сопроводительную информацию. Важно ориентироваться именно на тех, кто уделяет время прочтению писем, а не думать о том, что вы лишь потратите свое время на создание текста, который в итоге, возможно, и не будет прочитан.
Цель рекрутеров при изучении письма — оценить:
- насколько внимательно соискатель изучил текст вакансии, в которой работодатель указал на обязательность предоставления сопроводительного письма;
- стиль, манеру подачи информации — эти параметры являются предметом для анализа коммуникативных навыков, уровня образованности, умения соискателя четко и ясно формулировать мысли;
- мотивацию работать в компании или на вакантной должности;
- уровень грамотности и общей образованности.
Цели кандидата, составляющего сопроводительный текст к резюме:
- выполнить требование работодателя по предоставлению письма, продемонстрировав тем самым внимательность при изучении текста вакансии;
- обратить на себя внимание, выделиться из общей массы претендентов на вакантное место;
- определить свою заинтересованность в данной работе или компании, мотивацию на сотрудничество с работодателем;
- предоставить информацию, которая не отражена в резюме, но важна для оценки профессиональных качеств, достижений и личностных особенностей специалиста;
- не дожидаясь вопросов от менеджера по найму, дать пояснения по «скользким» вопросам: частая смена работы, увольнение после непродолжительного периода работы на последнем месте, прерывание стажа и т.д.;
- рассказать о своих результатах и достижениях.
Согласитесь, что такое количество возможностей сделать свое резюме еще более привлекательным стоит того, чтобы потратить время на подготовку сопроводительного письма.
Резюме менеджера по персоналу / Образец для HR-специалиста
В случае если вы уверены в своих силах, обладаете достаточным уровнем профессиональной подготовки, умеете подбирать персонал, разбираетесь в тонкостях психологии и умеете мониторить рынок труда региона, расскажите об этом работодателю. Не забывайте при этом, что знакомиться с резюме HR менеджера, образец которого вы сейчас видите перед собой, будет такой же специалист по подбору персонала.
Если вы считаете, что имеете хотя бы один шанс и выгодно отличаетесь от других претендентов, докажите это. И не дайте усомниться в том, что представленные вами данные правдивые.
В резюме HR менеджера укажите:
- Должность, на какую вы претендуете. Вы должны точно знать, что нельзя завышать свои требования, но и недооценивать свои возможности не стоит, особенно если в своем профессионализме вы уверены.
- Данные об образовании, при этом главный упор сделайте на основное образование и курсы повышения квалификации по направлениям, интересным работодателю.
- Опыт работы с указанием профессиональных обязанностей и ваших личных достижений в должности кадровика.
- Полные контактные данные, необходимые для организации оперативной связи.
Помните, что для работодателя не так важно, какие «выдающиеся» успехи вы показали во время обучения, в большей мере его будет интересовать ваш практический опыт и уровень ответственности. Поэтому особое внимание уделяйте пунктам обязанности менеджера персонала для вашего резюме. Не забудьте вспомнить обо всех достижениях, и желательно в цифрах, чтобы не быть голословным.
Сопроводительное письмо к отклику на вакансию — зачем оно нужно
Составить хорошее резюме – важно. Также важно сделать так, чтобы его заметил работодатель. Если вакансия пользуется спросом, то на нее откликаются десятки кандидатов ежедневно. Без хорошего сопроводительного текста анкета затеряется и рабочее место получит кто-то другой. Правильное обращение покажет эйчару, почему стоит взять вот этого кандидата, и повысит шансы на трудоустройство.
Иногда компании указывают такое письмо как обязательное условие отклика. Так HR-ры проверяют внимательность кандидатов. Например, указывают в вакансии «секретное слово», которое нужно вставить в сопроводительном письме. Проигнорировав требование, вы потеряете шанс на трудоустройство: резюме не пройдет формального отбора и улетит в корзину, оставшись без прочтения рекрутером.