Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сэкономить время главного бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.
«Марьванна, а как авансовый отчет оформить?»
Сотрудники других подразделений часто обращаются к главбуху с разными вопросами, и он вынужден тратить время на объяснения.
Чтобы бухгалтер каждый раз не инструктировал сотрудников по одним и тем же ситуациям, нужно повышать грамотность работников и опережать эти вопросы.
Имеет смысл составить список часто задаваемых вопросов и подготовить инструкции с заполненными образцами документов. Только не надо делать инструкции ради инструкций, которые написаны сложным канцелярским языком, иначе поток обращений не снизится. Это должны быть понятные разъяснения на человеческом языке, проще говоря для «чайников».
Инструкции с образцами документов рассылаются по отделам или помещаются на сервере в папке, к которой имеют доступ те, для кого они составлялись. Если сотрудник обращается с вопросом, пусть главбух отсылает его к этой папке, а отвечает только по нестандартным ситуациям. Постепенно сотрудники привыкнут и перестанут беспокоить.
На что обратить внимание начинающему бухгалтеру?
1. Отчетность
Одно из главных правил – сдать отчетность в срок. Здесь на помощь приходят программы для формирования отчетности «1С». Специальные формы помогают делать это автоматически, что сэкономит вам время. Но не стоит забывать, что программные решения не наделены интеллектом, а значит не застраховывают вас от ошибок на 100%. Поэтому перед отправкой отчетности проверяйте соответствие заполненных строк в разных формах – при проверке именно этому чаще всего уделяют внимание налоговые инспекторы.
А чтобы избежать недочетов и научиться исправлять уже допущенные ошибки, обучитесь работе в «1С» у профессионалов. Сотни сотрудников бухгалтерии отмечают положительные результаты после прохождения курсов по бухучету в «1С». Это один из лучших способов повысить свой уровень компетентности, ведь решения «1С» используют свыше 80% организаций в РФ. С уверенностью можно говорить, что начало работы бухгалтером – это начало работы с «1С».
2. Сроки
«Как же сдать отчетность в срок, если времени всегда не хватает?» — таким вопросом часто задаются новички. Пунктуальность и ответственность играют решающую роль в этом вопросе. Каждая минута на счету, иначе – просрочка, штраф, пени.
Есть одна история, которая способна отучить от привычки затягивать со сдачей отчетности. Однажды бухгалтеру предстояло сдать отчетность за I квартал. 29 апреля, в понедельник, дело шло к сдаче декларации по налогу на прибыль. Оставалось совсем немного – добавить завершающие штрихи. Но пятничным утром компьютер просто не включился вследствие заражения вирусом. В итоге труды многих часов сотен московских бухгалтеров были стерты. Выходные дни превратились в 48-часовой рабочий хаос, чтобы 29-го апреля к полудню можно было сдать достоверный отчет. Сдать отчетность в срок удалось благодаря наличию на руках необходимых первичных документов.
Очевидно, стоит задуматься о цене риска.
3. «Первичка»
Любой опытный бухгалтер скажет вам, что на освоение первичных документов уходят годы. Может показаться, что начало работы бухгалтером – это всего лишь заполнение «приходников» и «расходников» — проще простого. Но не совсем так.
В работе с «первичкой» важно отслеживать законодательные изменения. Например, чтобы на всех документах были своевременно проставлены необходимые по законодательству визы, а также порядок, которым регламентируются кассовые операции. Все недочеты в первичных документах налоговая и руководство спрашивает именно с бухгалтера.
Когда поток «первички» слишком большой, кажется, что некоторые операции можно отложить и отразить позже. Например, завтра или послезавтра – ничего страшного не случится. Однако бывают ситуации, когда коллега не успел доделать кассовую книгу и ушел на больничный. В таком случае замещать его предстоит вам. Ваши обязанности расширятся до «восстановления» кассы по чекам ККТ, но, помимо этого, у вас и своих задач хватает. Особенно тех первичных документов, которые вы решили отложить на завтра.
Зарплату (а у нашей организации есть регулярные выплаты по больничным листам, премии и, конечно, отпускные) мы рассчитываем в известной специализированной программе. Это очень удобно. Тем не менее сотрудник, который начисляет зарплату, составляет дублирующий расчет в Excel. И хотя эта работа занимает дополнительное время, трудозатраты оправданны. Ведь есть уверенность, что зарплата и налоги подсчитаны верно.
В Excel мы проверяем и правильность начисления бухгалтерской программой ежемесячной амортизации. Это не занимает много времени и позволяет обнаруживать некоторые неточности ввода данных при оприходовании основных средств.
Участки «Приход товаров», «Оказание нам услуг», «Приход основных средств» ведут разные сотрудники. Каждый хранит в отдельной папке договоры со своими поставщиками. У нас нет бесхозной единой папки «Договоры», в которую складывалось бы все.
Как предотвратить катастрофу в бухгалтерии?
Специалисты FinDep советуют в первую очередь наладить систему контроля. Для этого руководителю нужно обеспечить доступ к базе, в которой ведется бухгалтерский учет, и периодически проводить мониторинг налоговых начислений. К тому же сейчас налоговые органы отошли от выездных проверок, и основная часть контроля осуществляется путем проведения камеральных проверок и сверки данных в электронных базах. Поэтому, имея доступ к таким электронным базам, руководитель может своевременно предотвратить ошибки, которые приведут к финансовым потерям.
Еще одним способом проверить налаженность ведения бухгалтерского учета является инициативный аудит. Но это — дорогостоящее удовольствие. Наиболее выгодной альтернативой видится обращение в аутсорсинговую компанию, где вам помогут справиться с этой задачей.
А что делать, если в бухгалтерии уже завал?
Столкнувшись с проблемами в бухучете, руководитель или собственник обычно хватается за голову с вопросами: «Что же делать? Что теперь будет?» В этот момент важно помнить, что любая проблема имеет решение. Итак, что нужно делать:
- Выявить проблему и ее причины. Для этого можно заказать аудит. Тогда компания предоставляет сторонней организации доступ к своим файлам и документам и позволяет провести ревизию. В итоге выявляются слабые места и пробелы и формируется программа действий по их устранению.
- Обратиться за помощью к специалистам. Это позволит выйти из сложной ситуации с наименьшими потерями. Все ошибки подлежат исправлению: можно пересчитать налоги, подать уточненные декларации… Если делать все в правильной последовательности и соблюдая нормы налогового законодательства, то санкции будут применены только в виде пеней.
- Доверить ведение бухгалтерии профессионалам. Сегодня уже не обязательно содержать в компании отдельное подразделение бухгалтерии. Малый и средний бизнес может и вовсе полностью перевести это направление на аутсорс и воспользоваться услугами таких компаний, как FinDep. Крупному бизнесу все же стоит иметь в штате ответственных специалистов, которые будут представлять сторону компании в коммуникации с аутсорсером.
Зачем нужен управленческий учет
Представьте себе производственно-торговую компанию, выросшую из небольшого частного бизнеса, где учредители сами считали объемы выпуска продукции и себестоимость, что называется, «на коленке». Ежедневно они проводили совещания в небольшом коллективе и знали, сколько продукции заказал тот или иной клиент, какие условия оплаты у него по договору и сколько товара осталось после отгрузки на складе. Бухгалтер в этой компании тоже попался толковый, вел бухгалтерский учет по всем нормам, отчитывался вовремя перед налоговой. И ни у кого в такой связке не возникало претензий к работе коллег, и бизнес постоянно рос.
Все бы хорошо, но компания увеличилась до таких оборотов, что
- менеджеры по продажам ежедневно продавали не один, а сто заказов,
- был сформирован целый отдел закупок, который обеспечивал остатки товара на складах,
- появились бухгалтеры на участках – касса, запасы, зарплата и так далее,
- возникли обособленные подразделения в регионах, оргструктура которых повторяла центральный офис.
При новом масштабе, естественно, собственники не могли самостоятельно контролировать все участки бизнеса, да и не хотели. Теперь за работу отвечали приглашенные топ-менеджеры. Но вот беда, каждый отдел отчитывался о своей работе в таблице Microsoft Excel, а межотдельные коммуникации осуществлялись главным образом с помощью пересылки этих таблиц по электронной почте.
При этом ответственный главный бухгалтер все так же хорошо вел бухгалтерский учет в «1С», но данные бухучета не отвечали на вопросы, которые больше всего волновали учредителей, а именно:
- какова маржинальность производимой продукции и сколько продукции нужно продать, чтобы достичь точки безубыточности;
- сколько и какой продукции нужно продать, чтобы достигнуть целей по прибыли, поставленных перед компанией на этот год;
- какой магазин работает хуже, а какой лучше и почему;
- что для компании выгоднее – продавать в розницу, оптом, в интернете или в магазине;
- превышают ли наши остатки на складах оптимальные, и, может быть, стоит скорректировать закупочную политику;
- сколько косвенных затрат приходится на единицу продукции в Москве, Санкт-Петербурге, другом городе;
- а может нам следует закрыть обособленное подразделение в Екатеринбурге, как нерентабельное;
- основываясь на каких показателях, мы сформируем бюджет следующего года;
- и другие.
Обычно в этот момент перед собственниками и топ-менеджерами встает вопрос о внедрении управленческого учета, как новой философии функционирования предприятия, где все бизнес-процессы объединены одной целью – получить прозрачную и управляемую деятельность, где каждая итоговая цифра может быть расшифрована по нажатию нескольких кнопок.
На что бухгалтер тратит свое время?
Время может напрасно тратиться в таких ситуациях:
- выполнение рутинных операций;
Рутинная работа может быть разной — например, ввод первичных документов, ручная подготовка отчетов, проверка ошибок и т.д. Эти задачи являются важными и обязательными для выполнения, однако, их решение может потребовать меньше усилий, если подойти к процессу грамотно.
Рутинные процессы требуют больших трудозатрат, если они выполняются вручную. На эту работу тратится большой объем рабочего времени бухгалтера, в то время как затраты можно автоматизировать, тем самым повысив производительность труда. Лучше один раз потратить ресурсы и автоматизировать процесс, чем тратить время бухгалтера и деньги на его оплату.
- необязательное присутствие на совещаниях;
Во многих компаниях присутствие бухгалтера на всех совещаниях без исключения является обязательным, даже если он не принимает участие в обсуждениях и не решает вопросы. Гораздо выгоднее, если сотрудник будет присутствовать только на тех совещаниях, где он действительно необходим, и без него невозможно решить какие-то задачи. Если вдруг возникнет ситуация, что все же нужно узнать мнение бухгалтера, ему всегда можно просто позвонить или пригласить на беседу.
- выбивание документов у сотрудников;
Бухгалтерский учет строится на документации, а потому бухгалтеру нужно обязательно их собрать. Но иногда сотрудники, не понимая это, задерживают и не представляют документы, например, договоры, акты, авансовые отчеты, счета, табели и т.д. Зачастую время тратится просто на то, чтобы несколько раз позвонить сотруднику и напомнить о необходимости сдачи документов в бухгалтерию.
- поиск и исправление ошибок;
Если документы составляют другие сотрудники, то бухгалтер перепроверяет за ними работу для исключения в последующем ошибок в учете. Когда в документации обнаруживаются ошибки, бухгалтеру нужно либо самостоятельно их исправить, либо заставить сотрудника сделать это.
- обучение сотрудников составлению документов;
Зачастую бухгалтерам приходится отвечать на множество вопросов о том, как составить тот или иной документ, причем они могут повторяться из раза в раз. Конечно, другие сотрудники не обязаны разбираться в бухгалтерском учете, но проще один раз обучить их составлять конкретные формы документов и не тратить каждый месяц на это время.
- решение проблем с 1С.
Как предотвратить катастрофу в бухгалтерии?
Специалисты FinDep советуют в первую очередь наладить систему контроля. Для этого руководителю нужно обеспечить доступ к базе, в которой ведется бухгалтерский учет, и периодически проводить мониторинг налоговых начислений. К тому же сейчас налоговые органы отошли от выездных проверок, и основная часть контроля осуществляется путем проведения камеральных проверок и сверки данных в электронных базах. Поэтому, имея доступ к таким электронным базам, руководитель может своевременно предотвратить ошибки, которые приведут к финансовым потерям.
Еще одним способом проверить налаженность ведения бухгалтерского учета является инициативный аудит. Но это — дорогостоящее удовольствие. Наиболее выгодной альтернативой видится обращение в аутсорсинговую компанию, где вам помогут справиться с этой задачей.
Получить должность простого бухгалтера не слишком сложно, но для построения успешной карьеры вам надо заниматься своим развитием и наработкой полезных навыков:
-
В сфере бухгалтерского учёта приветствуются хорошие знания в области законодательства. К сожалению, они имеют склонность устаревать. Поэтому специалисту нужно следить за изменениями в правовой сфере, касающиеся его работы.
-
Знакомство с различными стандартами финансовой отчётности тоже плюс для профессионала. Обладая определённым опытом, можно присмотреться уже и к международным форматам. Такие знания можно будет указать в резюме и это добавит ему привлекательности при поиске должности в компаниях, занимающихся товарооборотом с заграницей.
-
Следите за современными средствами автоматизации своего труда. Учитесь владеть новыми программами и решениями для бухгалтерии.
-
Работа поможет вам лучшим образом поддерживать своей профессиональный уровень. Сейчас это может и постоянное место, и фриланс, и аутсорс компания.
Часто у агентства отсутствуют первичные документы по агентским сделкам. В 90% случаев бизнес не утруждает себя кропотливым сбором «первички». Агентская сделка даёт поблажку — позволяет не показывать в доходах бо́льшую часть оборота, облагая налогами только агентское вознаграждение. Но это разрешено лишь в одном случае: когда все документы в наличии и оформлены корректно.
Отчёт агента — обязательный и основной документ при оформлении агентской сделки. Если его нет, вам придётся уплатить налоги со всей полученной от клиента суммы (в том числе с бюджета на рекламу, который уж точно не должен облагаться налогами). При проверке доначислят налоги со всех поступлений по договору и начислят штраф 20% от суммы недоимки и пени.
Если вы экономите на налогах, используя агентские договоры, прямо сейчас пойдите и проверьте, что у вас в наличии распечатанные отчёты агента за каждый месяц работы. Если отчётов нет, но есть бухгалтер, срочно поручите ему эту работу.
Показатели результативности работы бухгалтерии
Каждая отдельно взятая компания может привести свой пример KPI для главного бухгалтера. Это связано с особенностями работы предприятия в выбранной сфере деятельности. По этой причине не совсем корректно применять одни и те же коэффициенты для всех главных бухгалтеров предприятий.
Чтобы выстроить свою успешную систему оценки, можно ориентироваться на следующие показатели:
- отсутствие ошибок в процессе ведения бухгалтерского учета;
- отсутствие просрочек по платежам;
- экономия при работе с поставщиками, клиентами, контрагентами;
- своевременная сдача отчетных документов в контролирующие органы.
Кроме того, можно включить в критерии эффективности бухгалтера:
- отсутствие ошибок при расчете, а также начислении заработной платы;
- отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов;
- отсутствие жалоб на работу бухгалтерии со стороны работников, клиентов, контрагентов.
«Программа же сама все делает»
Для многих директоров процесс ведения бухгалтерского учета кажется чем-то исключительно простым: вбил данные в 1С — нажал кнопку — получил отчетность. На самом деле подавляющее большинство компаний малого бизнеса оснащены лишь базовыми версиями программных продуктов. Немногие готовы раскошелиться на зарплатные, складские модули, поэтому большой объем расчетов и операций все же приходится выполнять бухгалтеру. Кроме того, нужно постоянно отслеживать обновления и устанавливать их, что тоже требует времени и навыков. В ситуациях, когда руководство решается на разработку индивидуальных решений, «заточенных» под нужды конкретного бизнеса, на плечи бухгалтера ложится длительный процесс взаимодействия с разработчиками, а также тестирования и выявления ошибок. Для этого нужно быть не обезьянкой, нажимающей на кнопки, а специалистом, который понимает бизнес-процессы и то, как строится учет. Проверка правильности составления документов, соответствия их требованиям законодательства — это рутинный, но обязательный процесс, предшествующий отражению операций в 1С.
Организационная структура бухгалтерии
Федеральный закон № 402-ФЗ возлагает ответственность за правильную организацию бухгалтерского учета на непосредственного руководителя предприятия.
В зависимости от величины производственных или непроизводственных мощностей и количества объектов бухучета руководитель имеет право:
- самолично заниматься вопросами бухгалтерского дела и его ведением без делегирования полномочий на своих сотрудников;
- утвердить штатную должность бухгалтера, для которого разрабатывается соответствующая должностная инструкция и на которого будут возложены соответствующие обязанности;
- организовать службу, на которую будут возложены обязанности бухучета, назначить ее руководителя и определить штатный состав вновь организованной структуры (бухгалтерская служба с непосредственным руководителем может быть создана в том случае, если в штате предприятия трудятся два или более бухгалтера);
- воспользоваться услугами сторонней специализированной компании в рамках заключенного договора (если не предусмотрены должности в собственной бухгалтерии) — то есть передать все или на свое усмотрение права на ведение бухучета.
Кто у вас в компании выставляет счета — вы сами, секретарь или бухгалтер? Сколько по времени ждёт клиент, чтобы оплатить ваши услуги?
Если на вас работает удалённый бухгалтер, вероятна ситуация, когда он недостаточно оперативно выставляет счета вашим клиентам. Поэтому вы делаете всё сами или поручаете менеджерам или специалистам. Сколько это отнимает вашего времени? Сколько времени тратят ваши сотрудники на выставление счёта вместо того, чтобы делать свою работу?
Как решить эту задачу: сотрудник, который выставляет счета, должен быть всегда под рукой. Например, в чате мобильного телефона. Пишете ему название фирмы, ИНН, за что платить, сумму. Сотрудник делает счёт и отправляет его клиенту нажатием одной кнопки в программе «1С».
Обязанность по выставлению счетов можно возложить и на бухгалтера. Некоторые бухгалтеры не соглашаются работать с первичной документацией, т. к. эта работа не требует особенной квалификации, но отнимает много времени. Да, вероятно, удалённому бухгалтеру это будет обременительно. А вот в бухгалтерской фирме есть специальный сотрудник, в чью обязанность входит именно «первичка», и главбухи не страдают от рутинной работы.
Штатный сотрудник может предупредить о своём уходе за две недели перед увольнением. Или просто не выйти однажды на работу, принеся через две недели закрытый больничный. И вы ничего не можете с этим поделать. Если у вас были хорошие отношения с бухгалтером, вы не задерживали оплату, не обижали человека, то такое увольнение свидетельствует лишь о том, что «запахло жареным». Вероятно, бухгалтер чего-то испугался.
Проблему нужно решать срочно, чтобы не попасть на штрафы. Первым делом проверьте, остались ли у вас документы и база «1С», не прихватил ли их с собой бухгалтер. Если документы и база на месте, проверьте, не являются ли реальной причиной увольнения серьёзные ошибки учёта. Для этого закажите экспресс-аудит бухгалтерского учёта у независимой бухгалтерской компании.
Если документов или базы нет — бейте тревогу. Обратитесь к профессиональному бухгалтеру для подстраховки. Для розыска пропавших документов и базы можно обратиться в полицию.
Причины проблем взаимодействия с бухгалтерией
- Низкая квалификация бухгалтеров. Сегодня нередко можно увидеть в компании главбуха, который едва владеет основами бухгалтерского учета. Как ни парадоксально, но эту должность может занимать даже человек без высшего образования, просто по окончании бухгалтерских курсов. Основная причина таких управленческих решений – руководитель выбирает бухгалтера «под себя». Нашим бизнесменам важнее не квалификация бухгалтера, а возможность ему доверять.
- Низкая квалификация руководителя и сотрудников компании. Отсутствие базовых знаний в области бухгалтерского учета у руководящего состава приводит к тому, что и сотрудников не особо стремятся обучить первичной бухгалтерии. Впрочем, многие сотрудники и сами не особо интересуются этой областью знаний. В итоге, бухгалтер часто вынужден забирать оформление всей «первички» в свои руки, так как иначе при составлении документов будут допускаться регулярные грубые ошибки.
- Высокие нагрузки и ответственность бухгалтеров, несоизмеримые с зарплатой. Компания развивается, продажи растут, количество документов и отчетов также. А зарплата бухгалтеров остается на одном уровне. Даже премиальные редко распространяются на это подразделение. Естественно, что с одной стороны, бухгалтер будет перестраховываться, чтобы защитить себя от ошибок. Интересы компании для него будут вторичны. С другой стороны, из-за высокой загруженности оформление первичной документации и оплата счетов будут откладываться «на последнюю очередь». Отчеты для бухгалтера – на первом месте.
Основные обязанности бухгалтера
Нормальное функционирование даже небольшого предприятия невозможно представить без бухгалтерии. Эффективность работы данного отдела влияет на деятельность других подразделений компании. Прежде чем перечислять показатели оценки премирования бухгалтерии, давайте рассмотрим основные обязанности:
- ведение бухгалтерского учета в соответствии с нормами действующего законодательства и с помощью современных программных решений;
- регистрация финансовых поступлений и иных ТМЦ, которые были получены организацией;
- учет поступления, движения и использования денежных активов на предприятии;
- учет совершенных финансовых и хозяйственных операций;
- фиксирование поступлений от продаж товаров и услуг, а также расходов;
- расчет с поставщиками услуг и товаров, заказчиками;
- расчет налоговых отчислений, а также своевременная оплата данных сумм;
- погашение задолженностей перед кредитными организациями;
- своевременное составление и оформление отчетных документов;
- расчет и начисление заработной платы работникам предприятия;
- расчет, а также начисление денежных выплат отпускных, больничных, командировочных и других соцвыплат, которые положены работникам;
- расчет себестоимости готовой продукции с учетом затрат на производство.