Отдел снабжения на предприятии. Организация снабжения на предприятиях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отдел снабжения на предприятии. Организация снабжения на предприятиях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Организация снабжения на предприятии зависит от многих факторов. Размер компании, объёмы закупаемых материалов, особенности производства, количество и удалённость поставщиков необходимой продукции – всё это влияет на структуру и количество сотрудников, занятых в службе снабжения компании.

Главные ошибки, допускаемые в процессе организации снабжения

Обеспечение строительной компании необходимыми материалами требует чёткой и слаженной работы всех менеджеров отдела материально-технического снабжения. Неправильно поставленные цели, некомпетентность отдельных работников могут сильно навредить бизнесу:

• несвоевременная поставка нужных материалов может привести к срыву запланированных компанией сроков работ, повлечь за собой штрафные санкции со стороны заказчика;
• плохое управление снабжением и нечёткое взаимодействие структурных подразделений могут привести к простою технических ресурсов на складе в ожидании разгрузки, что грозит уплатой неустойки;
• халатное отношение при выборе поставщика может привести к переплате за поставляемую продукцию, или срыву сроков поставок вследствие чего организация несет неустранимые убытки;
• некомпетентное ведение учёта товарно-материальных ценностей приводит к отсутствию нужной продукции на складе и накоплению невостребованных остатков МТР.

Оценка и мотивация менеджера по закупкам

Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.

Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:

• выполнение плана закупок;
• динамика уровня цен на закупленные товары;
• оборачиваемость закупленных товаров;
• процент выполнения заявок на закупку товаров.

В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.

Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).

Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).

Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.

Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:

• соблюдение интересов своей компании;
• конфиденциальность информации;
• честная конкуренция;
• отношение к деловым подаркам от поставщиков.

Должностные обязанности начальника отдела снабжения

1. Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства.
2. Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов.
3. Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов.
4. Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей.
5. Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами.
6. Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки.
7. Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами.
8. Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие.
9. Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения.

Чем занимается отдел снабжения, его обязанности

Отдел снабжения – это специфическое подразделение, занимающееся организацией поставок, требуемых для функционирования компании материалов. В небольших фирмах снабжением может заниматься один или несколько человек из сторонних подразделений (производственный отдел, инженер или один из бухгалтеров). Если речь идет о крупной строительной компании, то уместно создавать отдельное подразделение, в котором закупкам и поставкам будет уделяться все рабочее время кадров.

На разных предприятиях объемы поставок отличаются, как и некоторые функции отдела. К основным обязанностям сотрудников снабженческого подразделения относятся следующие позиции:

• непосредственное снабжение. Такие работники должны проводить анализ информации о нуждах предприятия в материалах, технике и оборудовании, оформлять соглашения с поставщиками, следить за своевременными поставками заказанных товаров, а также организовывать хранение полученной продукции до момента ее использования;
• создание планов. Снабженцы должны детально изучать рынки с требуемыми товарами, оценивать текущую и долгосрочную перспективу норм расходования материалов на предприятии для гарантии стабильного производства, оптимизировать складские запасы, чтобы не допустить нехватки определенных товаров, а также составлять прогнозы потребностей компании, исходя из статистических данных;
• осуществлять контроль над сроками поставок, качеством получаемых товаров, складскими запасами, а также над своевременностью предъявления претензий поставщикам в случае поставки дефектных материалов.

Оптимизация работы отдела снабжения

Основные рекомендации по оптимизации работы рассматриваемого подразделения:

• в рамках малого бизнеса неуместно долгосрочное планирование. Рекомендуется исчислять реальные потребности компании на краткие промежутки – месяцы или, в крайнем случае, кварталы;
• следует пересмотреть прайс-листы поставщиков. Актуальные рыночные цены постоянно корректируются, появляются новые фирмы, готовые сотрудничать на более выгодных условиях. Снабженцы должны регулярно отслеживать рыночные тенденции и выстраивать выгодные партнерские отношения;
• следует разрывать контракты с теми поставщиками, которые не исполняют своих обязательств, либо которые перестали быть выгодными бизнесу;
• одна из наиболее важных рекомендаций – складской учет должен вестись строго прозрачно и всегда полноценно. Необходимо регулярно проводить инвентаризацию и следить за тем, чтобы продукция не залеживалась.

Оптимизация работы ОМТС

В сложных экономических условиях, при которых работает большинство российских компаний, важно принимать взвешенные решения при закупке необходимых товаров, и оптимизировать работу отдела снабжения:

Необходимо торговаться с поставщиками, требуя скидок и уступок по оплате. Как правило, боясь потерять клиента, они значительно снижают цены на свой товар. Надо постараться договориться с продавцом об удобном для вас графике выплат, при расчётах за поставленные материалы.

4. Навести порядок в складском хозяйстве. Регулярно проводить полную инвентаризацию запасов продукции, с целью выявления залежавшихся и невостребованных материалов. Постараться вовлечь по назначению излишки, либо реализовать через отдел продаж, освободив складские помещения от всего ненужного.

Всё, что не удалось реализовать, необходимо приспособить под нужды компании, либо запланировать в дальнейшее, возможно в долгосрочное вовлечение.

5. В работе инженера ОМТС часто встречаются предложения о личном сотрудничестве на взаимовыгодных условиях. Бесконтрольный сотрудник ОМТС часто решает заключить договор на поставку МТР по завышенной либо невыгодной стоимости, а взамен получает неплохой «откат» в виде хорошей суммы денег. Соблазн очень велик. Поэтому необходимо проводить работу с кадрами. Пойманный на получении «откатов» от поставщиков сотрудник в лучшем случае подлежит лишению премии, в худшем подлежит увольнению.

В целях согласованности действий различных служб и личной заинтересованности каждого менеджера в поиске эффективных методов учёта и мониторинга рынка требуемой продукции, предусматривают мотивационные программы и поощрения, которые должны быть прозрачными и продуманными.

Мотивационные программы и поощрения являются одним из весомых решений для эффективной работы коллектива ОМТС.

Олег Умрихин, генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

Благодаря конкурсным закупкам компания может получить серьезную выгоду, определяя лучшие предложения поставщиков. Конкурсы в зависимости от способов проведения могут быть следующими:

«Бумажный» конкурс. Предложения поставщиков на тендере по одному либо нескольким товарам – подаются в запечатанных конвертерах. Обычно перед тендером производится проверка поставщиков по формальным признакам. Среди основных преимуществ подобной процедуры следует отметить регламентированность, системность, официальность и коллегиальность. Хотя она не лишена недостатков. В частности, трудоемкость анализа анкет, отправка приглашений, сравнения предложений.

Корпоративная торговая площадка. Электронный конкурс, для которого используется специальный сайт вашей компании. Такой вариант отличается простотой подачи предложений поставщиков, рассылки уведомлений, конкурентного листа. Среди недостатков – серьезные траты времени и средств для внедрения. При этом проект зависит от привлеченных разработчиков.

Межкорпоративная площадка. Информация о закупках компании может размещаться на специальных интернет-площадках. Подобную площадку стоит подбирать с учетом репутации, отзывов о ней, удобства работы с порталом, технических возможностей портала. Необходимо узнать и предложенные схемы оплаты услуг.

Структура отдела снабжения

В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

1. Размеры предприятия,
2. Отраслевая принадлежность.
3. Тип производства.
4. Число и географическое положение поставщиков.
5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов.
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

1. Функциональная структура:

• транспортный отдел;
• отдел закупок;
• планово-диспетчерский отдел;
• складское хозяйство;
• группа таможенного оформления грузов.

Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

2. Товарная структура.

При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

3. Рыночная структура.

При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

4. Матричная структура службы снабжения.

Формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

• Кнут и пряник: как мотивировать сейлзов, если все методы уже приелись

Как контролировать работу отдела снабжения

1. Планирование закупок. Недобросовестные менеджеры по снабжению нередко приобретают материалы и сырье у «нужных» компаний в объемах, которые значительно выше производственной необходимости.
2. Выбор поставщика. Начинать нужно с формированя лота, определив, какими партиями будут производиться закупки. Нужно установить такие правила, чтобы пресечь риск разделения относительно крупных партий на несколько мелких. Утверждением списка поставщиков, среди которых компания будет выбирать, должна заниматься комиссия, включая сотрудника отдела внутреннего контроля либо финансовой службы. Данная комиссия занимается утверждением окончательного пула поставщиков. По утвержденному списку менеджер будет рассылать одинаковые запросы, чтобы исключить риск получить прайс-листы от одного поставщика на розничные продажи, а от другого на оптовые.
3. Замена поставщика. Решение о замене поставщика, не справившегося с условиями договора, должно приниматься генеральным или коммерческим директором. Целесообразно будет указать в регламенте закупок критерии, по которым работы, товары и услуги относятся к разным категориям важности. Это определяющее деление в случае принятия решения о подходящей форме закупок – запрос предложений, закрытый либо открытый конкурс, простая закупка либо закупка у единственного источника.

Важным условием является и формализация закупок всех форм, в том числе форматы документации, иерархия, сроки принятия решений на каждом этапе процесса.

• Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

Если заподозрили снабженца в откатах, привлекайте службу безопасности

Дмитрий Грачев, заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск

Если подозреваете специалистов службы снабжения в откатах, нужно поручить сотрудников из другой службы заняться блиц-аудитом условий закупок. В частности, сравнение ваших цен на закупки с публичными, запрашивая предложении на основные приобретаемые товары от лица вымышленной компании (либо от другой компании, если проверяемому неизвестно родство предприятий). При подобном общении удастся определить реальные цены поставщика, понять методы его лоббирования своих интересов в компаниях-покупателях.

Налаживайте взаимодействие между отделами. Отделу закупок необходимо контролировать информацию на рынке, с информированием производственного отдела (отдела продаж в торговой компании) про появление новых товаров с лучшей потребительской ценностью, свойствами, предложенных поставщиками Снабженцы будут получать у поставщиков данные о новых товарах и технологиях, привнося новые возможности в работу своей компании.

3.1. Менеджер по рекламации имеет право:

3.1.1. Самостоятельно определять формы взаимоотношений с поставщиками материально-технических ресурсов.

3.1.2. В случае возникновения трудностей при рассмотрении претензий и исков обратиться за консультациями в юридическую службу [наименование организации, предприятия] и (или) передать ей все необходимые документы и материалы, относящиеся к поставленному (передаваемому) вопросу.

3.1.3. Своевременно получать информацию в объеме, необходимом для выполнения своих должностных обязанностей.

3.1.4. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.1.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.1.6. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.1.7. Требовать от руководителя [наименование организации, предприятия] содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.1.8. Докладывать руководителю [наименование организации, предприятия] или его заместителям обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.1.9. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

3.1.10. Вносить на рассмотрения руководителя организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.1.11. Докладывать руководителю [наименование организации, предприятия] обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

3.1.12. Повышать свою квалификацию.

Обязанности профессии

Мы предлагаем вам ознакомиться со стандартным списком обязанностей, которые чаще всего возникают в результате составления инструкции:

• Специалист обязан производить все операции, которые напрямую связаны с организацией закупки определенных материалов или же товаров. Контролирует процесс доставки, в определенных случаях обязан производить сопровождение грузов;
• Во многих компаниях снабженец также осуществляет деятельность, которая касается подбора компании или организации для осуществления снабжения. Также руководство может наделить специалиста правом на самостоятельное подписание документов о сотрудничестве;
• Специалист ведет сопроводительную документацию, которая касается вопроса необходимости проведения закупок. Сочетается с необходимостью финансирования для модернизации и усовершенствования складского помещения. Имеет право производить запросы на предоставление отчетной документации, которая в дальнейшем используется для определения количества будущих закупок и пр.;
• Снабженец может применять меры, которые касаются увеличения эффективности работы склада, а также может предоставлять планы, на основании которых руководство сможет сформировать экономически выгодные моменты, касающиеся снижения уровня расходов на хранение товаров и их закупку;
• В обязанности специалиста также входит производить необходимые действия по проверке качества предоставленного товара. Процесс проверки четко фиксируется, что в дальнейшем формирует возможность на осуществление замены;
• Специалист имеет полномочия определяющие перспективы создания проектов мероприятий, направленных на поиски более выгодных вариантов снабжения с учетом сниженных ценовых критериев и повышенных критериев качества.

Что позволено снабженцу?

Чтобы хорошо выполнять порученное задание любому сотруднику надо иметь больше нужной информации, а также посильную помощь и поддержку со стороны руководства. Именно поэтому «Должностная» снабженца содержит не только обязанности, но и его права, которых должно быть достаточно для нормальной организации работы. Среди них в качестве основных можно выделить:

1) Возможность запрашивать у работников соответствующих служб необходимую ему информацию. Например, снабженец должен быть в курсе планов предприятия, которые составляют экономисты. Ему необходимо понимать финансовое состояние компании на данный момент, чтобы ориентироваться по закупочным ценам.

Для человека в роли снабженца или поставщика существует ряд требований:

• Доказанный опыт работы в качестве менеджера и сотрудника по закупкам или начальника отдела закупок.
• Знание методов поиска и закупок, а также ловкость в «чтении» рынка.
• Талант в переговорах.
• Хорошее знание программного обеспечения для поставщиков или сторонних разработчиков.
• Способность принимать решения и работать с цифрами.
• Опыт сбора и анализа данных.
• Сильные лидерские способности.
• Степень бакалавра в области управления цепочками поставок, логистики или управления бизнесом.

Люди, нанимающие или поставляющие оборудование в рамках рабочей деятельности, такие как арендодатели помещений с фиксированным оборудованием, несут ответственность за безопасность тех, кто использует это оборудование. Эти обязанности включают в себя техническое обслуживание всего рабочего оборудования, осмотр оборудования, которое может быть подвержено износу, и нормативный осмотр определенного оборудования (например, бытовых газовых приборов, подъемного оборудования и установки давления).

Когда становится известно, что что-то о продукте представляет серьезную угрозу для здоровья или безопасности, снабженец должен предпринять необходимые шаги, насколько это практически возможно. Это позволит существующим пользователям продукта принять меры и предотвратить дальнейший вред.

Похожие записи:

• Транспортный налог в Санкт-Петербурге
• Отдельные платёжные поручения по налогам в 2023 году: ответ ФНС
• Что такое среднее профессиональное образование