Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документ и документооборот. Жизненный цикл документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.
Жизненный цикл документа в системе электронного документооборота
Для успешного управления предприятием и повышения его конкурентоспособности необходимо наладить взаимодействие с другими предприятиями и обеспечить согласованную работу сотрудников и руководства.
Документ — это не только сложная информационная структура, но также средство сопровождения работ и способ представления результатов деятельности в любой области, поэтому нужно обеспечить информационный обмен между всеми участниками производственного и бизнес-процесса.
Большая часть информации, используемой в процессе управления, представлена в виде документов, которые поддерживают внутренние и внешние связи предприятия.
У каждого документа есть свой жизненный цикл — период времени от момента создания документа до момента уничтожения или передачи его в архив на длительное хранение. Управление документооборотом включает не только правила создания, редактирования, хранения и уничтожения документов, но и контроль за их перемещением.
Преимущества использования системы электронного документооборота в организации
Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:
- сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
- повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
- бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
- гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
- соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
- развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
- новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
- повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
- единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
- легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
- стандартизацию форм и реквизитов;
- регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
- индивидуальное и коллективное внесение изменений;
- наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
- создание аналитической, статистической и другой отчетности;
- архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.
Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ЕСМ-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ЕСМ-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД
Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).
Средства интеграции: Unalink for Lotus Notes
Groupware – это класс программного обеспечения, который облегчает общение и взаимодействие членов рабочей группы, посредством таких возможностей как репликация (дублирование) данных, электронная почта и телеконференции.
Lotus Notes усиливает продуктивность рабочей группы с помощью удобных средств отработки нештатных ситуаций (ad hoc), обеспечения коммуникации, дискуссий по проектам, «мозговым атакам» и хорошо подходит для групповых работ, основанных на формализованных процессах взаимодействия и стандартных формах документов, таких как счета и бланки заказов.
Многим из пользователей Lotus Notes также необходима возможность участвовать в создании, одобрении и распределении важных деловых документов, таких как спецификации продуктов, инженерные чертежи, а также проекты и контракты. Эти документы обычно имеют хорошо определенное время жизни и процессы одобрения/подтверждения, требующие контроля версий и возможности обеспечения секретности. Все это выходит за рамки возможностей продукта Lotus Notes. Для этих целей компания Documentum предлагает приложение UnaLink.
Приложение UnaLink объединяет возможности групповой работы, которыми обладает продукт Lotus Notes, с возможностями СУД компании Documentum. В результате получается мощное средство для доступа, коммуникации и обработки документов в масштабах предприятия.
Продукт UnaLink for Lotus Notes обеспечивает:
• возможность доступа к документам, хранящимся в базе данных Docbase для пользователей Lotus Notes как для просмотра, так и редактирования;
• возможность контроля версий документов в базе данных Lotus Notes;
• легкое разделение работы (редактирование и просмотр) над документами с другими пользователями Lotus Notes
• позволяет импорт новых документов из базы данных Lotus Notes в базу данных Docbase.
Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем документооборота — повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.
Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла. К сожалению, пока никто не может сказать, как быстро такие технологии станут коммерчески доступными.
Как утверждают эксперты, в плане внедрения систем электронного документооборота мы отстаем от стран Западной Европы примерно на 5 лет. Западный опыт показывает, что при массовом внедрении возникает спрос на весь спектр продуктов — от самых простых до сложных, распределенных и интегрированных решений. Поэтому у нас, похоже, в ближайшее время будет в большей степени превалировать тема внедрения уже имеющихся систем, нежели их дальнейшее развитие.
Основные понятия и принципы
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота:
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Современная функциональность СЭД
Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.
Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.
К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:
· общее делопроизводство — обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;
· кадровое делопроизводство — жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);
· архивное делопроизводство — область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);
· коллегиальная работа — позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления — совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);
· управление взаимоотношениями с клиентами — функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.
Типы систем электронного документооборота
Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.
Итак, выглядит она следующим образом:
- СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
- Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
- СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
- Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
- СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
- Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
- Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.
Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.
Риски есть всегда, в любой сфере деятельности. Важно их предусмотреть, оценить и принять необходимые меры, чтобы избежать потерь.
Как рискует компания, решившаяся внедрить ЭДО и наладить документооборот с партнерами? Вот основные моменты, которые на старте вызывают беспокойство у многих компаний.
1. Затраты на документооборот только повысятся
При внедрении юридически значимого ЭДО вы платите за электронную подпись и за услуги оператора. Прежде чем внедрять, узнайте, сколько документов в год обрабатывает ваше предприятие. Исходя из стоимости ЭП и тарифа оператора, можно посчитать, во сколько вам будет обходиться отправка каждого документа. Сравните эти расходы с расходами на отправку привычным вам способов. Исходя из этого, посчитать рентабельность ЭДО для организации будет несложно.
2. Сотрудники не разберутся в системе, станет только хуже и медленнее
Если вы переходите на ЭДО «с нуля», не пользуясь никакими другими корпоративными системами, то потребуется выделить определенные ресурсы на то, чтобы помочь сотрудникам освоиться: организовать обучение для ключевых сотрудников, донести до людей ценность электронного документооборота, дать им понять, что это в первую очередь облегчит их же жизнь.
В остальном современные системы имеют понятные интерфейсы. Разобраться, как зарегистрировать документ, легко: если настроена автоматическая нумерация и правила регистрации, то сотруднику достаточно просто нажать кнопку, не выполняя никаких дополнительных настроек.
3. Документы все равно не примут в суде
Здесь стоит тщательно разобраться в видах электронной подписи. Мы уже выяснили, что квалифицированная подпись является наиболее защищенной и приравнивается к собственноручной на законодательном уровне. Выбирайте именно эту подпись, приобретайте сертификат у удостоверяющего центра, и проблем с признанием документов в суде точно не будет. Оператор Диадок может предоставить вам такой сертификат по запросу, а также в ELMA365 есть готовая интеграция с центром КриптоПро.
Россия. Москва
Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.
Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.
США. Редмонд
Cистема электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft SharePoint. Решение позволяет полностью автоматизировать документооборот и структурировать документацию в компании, обеспечить оптимальную совместную работу над документами, сократить временные издержки на коммуникации сотрудников, наладить оперативный контроль исполнения, создать единое хранилище документов.
EOS for SharePoint – готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам.
EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint. Система включена в Реестр отечественного ПО ( Приказ Минкомсвязи России от 09.03.2017 №103). Полная поддержка бесплатной версии Microsoft SharePoint Foundation.
Представленный список топ-продукции поможет определиться с выбором и приобрести эффективную систему для улучшения бизнеса. Надеемся, что обзор современных систем документооборота, будет для вас полезен.
Ступени внедрения ИПИ-технологий
Для реализации ИПИ-технологий с использованием PDM/PLM-системы и построения информационных моделей изделий необходимо реализовать определенную логику, учитывающую реально существующие ступени развития информационного пространства на конкретном предприятии. Процесс внедрения ИПИ-технологий можно представить в виде последовательного прохождения следующих “ступеней”:
- организация сбора всей информации по изделию в системе электронного архива, пополняемого на всех стадиях жизненного цикла (ЖЦ);
- автоматизация процесса пополнения базы данных (БД) по изделию с применением механизмов элект ронного документооборота;
- создание единой среды проектирования для мак симально возможной автоматизации процессов на стадии проектирования продукта;
- организация управления информацией об изделии с использованием PDM-системы;
- организация хранения ВСЕЙ информации об изделии и управления ею на ВСЕХ стадиях ЖЦ в рамках единой среды – PLM-системы, создание единой информационной модели.
О границах между ступенями при внедрении ИПИ-технологий
В любой эволюции четких границ между стадиями не существует. Это правило, разумеется, справедливо и для ступеней внедрения ИПИ-технологий, перечисленных в первой части статьи. Действительно, электронный архив информации об изделии (объекте) не является чем-то статическим. В процессе его создания часто вступают в действие механизмы движения документов. Например, перед поступлением в архив электронного образа чертежа, полученного в процессе сканирования, необходимы процедуры проверки качества сканирования и обработки изображений. При этом далеко не всегда целесообразно, чтобы процессы сканирования, записи в базу данных, обработки изображений (с целью повышения их качества) и верификации осуществлялись одним человеком. В связи с этим не только “полезной”, но и необходимой является автоматизация процедур маршрутизации между пользователями, осуществляющими процесс пополнения архива сканированных документов. Такие механизмы, например, применяются в процессе создания архива сканированной конструкторской и технологической документации на ОАО “Красный Октябрь”.
Опыт показывает, что при создании архива документации проектных организаций целесообразно осуществлять “сбор” комплектов документов, производимых каждым отделом. Такой “сбор” удобнее производить “руками назначенных пользователей”. По окончании процесса формирования комплектов документации от отделов необходима их маршрутизация в электронный архив с проведением проверок, отсылкой на доработку с замечаниями и т.д. Подобная маршрутизация используется в процессе создания электронного архива информации по объектам ОАО “Гипроспецгаз”.
В процессе работы с электронным архивом после его формирования часто возникают задачи, связанные с движением документов, например, формирование заявки в центр печати. При этом должна быть произведена ее маршрутизация с целью согласования между различными пользователями. Маршрут заявки и комплекта документов, подлежащих печати, заканчивается в центре выдачи графической информации (центре печати). Опять налицо движение документов. Такие принципы управления печатью применены в системе электронного архива по верхнему строению платформы Hutton на ФГУП “ПО Севмаш” (проект “Приразломная”).
Отметим также наличие движения документов в электронном архиве в процессе проведения изменений (ревизий), когда имеют место процессы согласования извещений об изменениях, согласования измененных версий документов, рассылки и прочие, связанные с движением документов, их маршрутизацией, согласованиями и прочими “атрибутами” документооборота. Упомянутые механизмы реализованы в ОАО “Красный Октябрь” и ОАО “Гипроспецгаз”.
Таким образом, говорить о четких границах системы электронного архива и документооборота, на наш взгляд, было бы неверно.