Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой должна быть компенсация за разъездной характер работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Пример того, как выплачивается компенсация за разъездную работу
Зарплата сотрудника составляет 30 000 рублей. Работодатель установил фиксированную надбавку за разъездной характер работ в размере 10% от зарплаты. Согласно производственному календарю, в феврале месяце 2016 г. 20 трудовых дней. Сотрудник 15 дней работал, 5 дней провел в больнице. Оклад будет рассчитан следующим образом:
- 30 000 рублей : 20 дн. х 15 дн. = 22 500 рублей — оклад сотрудника без вычета НДФЛ.
- 22 500 рублей х 0,13 = 2 925 рублей — НДФЛ с оклада.
- 22 500 — 2 925 = 19 575 рублей — оклад с удержанием НДФЛ.
- 30 000 х 0,1 = 3 000 рублей — надбавка за разъезды.
- 19 575 + 3 000 = 22 575 рублей — итоговая зарплата.
Ошибка: Работник не ознакомился с локальными нормативными актами компании и устроился на работу. Работодатель установил ему надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая оказалась меньше, чем фактически понесенные расходы.
Комментарий: Сотрудник в момент трудоустройства должен проверить, в каких документах (включая трудовой договор) закреплен порядок выплаты компенсации за разъездную работу.
Ошибка: Сотрудник не сохранил документы, подтверждающие расходы в период поездки и требует возмещения затрат от работодателя.
Комментарий: Если наниматель оплачивается фактически понесенные расходы сотрудника, ему нужны подтверждающие документы, чтобы оправдать расходы на выплату компенсации перед налоговой службой.
- Заработную плату начислять нужно в соответствии с установленной системой оплаты труда на основании табеля учета рабочего времени. В табеле фиксируется отработанное время водителем, включая работу в выходные дни и в ночные часы, сверхурочная работа, если водители привлекаются. В отношении водителей необходимо учитывать особенности их труда и отдыха, время управления автомобилем.
- Водителям с разъездным характером работ или работой в пути работодатель обязан возмещать расходы, связанные с такой работой. Фиксированные суммы компенсации трудовым законодательством не установлены, как и лимит по России и зарубежью не установлен. Расходы возмещаются на основании подтверждающих документов.НДФЛ и страховыми взносами данные выплаты не облагаются, так как они признаются компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством.
- Размер и порядок возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Какие выплаты полагаются сотрудникам в связи с разъездным характером работы?
Под разъездным характером работы понимается работа, связанная с постоянными разъездами работников, возвращающихся домой ежедневно: экспедиторов, водителей, курьеров, страховых и торговых агентов, работников сервисных служб и пр.
Напомним, что согласно ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается служебной командировкой. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не являются.
К сведению. Определение разъездного характера работы можно найти в некоторых ведомственных документах. В частности, в п. 2 Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел РФ на территории РФ, утвержденной Приказом МВД России от 05.10.2006 N 780, сказано: разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.
В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 57 ТК РФ разъездной характер работы должен быть закреплен в трудовом договоре.
Напомним, что Трудовым кодексом предусмотрены:
- надбавка к окладу работника с разъездным характером работы (ст. 129);
- возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ст. 168.1).
Следует отметить, что Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст. 129 разд. VI «Оплата и нормирование труда» ТК РФ является элементом оплаты труда. Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей. К такому выводу пришел Минфин в Письме от 18.08.2008 N 03-03-05/87. Позднее ФНС рекомендовала довести данное Письмо до нижестоящих налоговых органов, а также до налогоплательщиков (Письмо от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@). Необходимость правильно определить характер производимых выплат обусловлена тем, что от этого будет зависеть порядок их налогообложения.
Размер компенсации расходов на дорогу
Размер компенсации устанавливается соглашением между работником и работодателем, кроме случаев, установленных законодательством.
Например, для целей налогообложения компенсация за использование личного транспорта установлена в зависимости от мощности двигателя.
| Категория ТС | Размер компенсации (руб./мес.) |
|---|---|
| Легковое авто с мощностью двигателя до 2000 куб. см включительно | 1200 |
| Легковое авто с мощностью двигателя свыше 2000 куб. см | 1500 |
| Мотоцикл | 600 |
Незаменимая компенсация
Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация – это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.
Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов. Такая компенсация является надбавкой за то, что человек трудится в более неудобных условиях, в отличие от остальных.
Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ. Это минус, но зато у фондов и ИФНС никогда не возникнет никаких вопросов к выплате надбавок такого рода.
Сложности на практике
Надо, однако, сказать, что ФСС и ПФР иногда считают, что наниматель обязан рассчитывать взносы с сумм компенсаций. Аргументируют они свою позицию тем, что при разъездном характере работы надбавки и выплаты — это элементы зарплаты. Подтверждают свои доводы проверяющие фондов положениями ст. 129 ТК, в которой дано определение заработка. В результате после проверок нанимателю вменяют штрафы и пени, обязуют его доначислить взносы. Такие решения, безусловно, необходимо оспаривать. Судебные инстанции в большинстве случаев встают на сторону нанимателя, приводя следующие аргументы:
- Возмещение за работу выплачивается с разрешения работодателя.
- Компенсация необходима для покрытия дополнительных расходов сотрудника, которые возникают у него при выполнении трудовой функции.
- Суммы возмещения никак не могут включаться в состав заработка, соответственно, начислять взносы не нужно.
НТВП «Кедр — Консультант»
ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации юристов » Вопросы налогового законодательства » В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям. Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?
Распечатать
В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям в размере фиксированной суммы 700 руб. за сутки, когда есть факт разъездного характера работы (работа на транспорте за территорией организации, что подтверждается путевыми листами).
Так же в организации есть компенсация за вахтовый метод работы в размере 805 руб. за каждые сутки нахождения на вахте.
Вопрос:
1) Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?
2) С сумм указанных компенсаций производятся удержания алименты и другие удержания по исполнительным документам?
3) Включаются данные компенсации в отчеты 4- ФСС и РСВ-1 и отчетность по НДФЛ (справки)?
Ответ:
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Распространенные вопросы
Вопрос №1: Регулируется ли выплата компенсации на законодательном уровне, если дальнобойщик работает свыше той нормы (в часовом периоде), которая была ему озвучена и прописана при трудоустройстве?
Ответ: Да, за данную компенсацию отвечает полностью Трудовой кодекс Российской Федерации, соответственно если график работы не соответствует действительности, то гражданин имеет право на получение компенсации, которая частично или полностью покроет ненормированный ми разъездной график работы.
Вопрос №2: Можно ли самостоятельно определить норму компенсации?
Ответ: В законодательстве отсутствуют к сожалению нормы, которые должны быть в любом случае оплачены сотруднику, который выполняет свои трудовые обязанности честным трудом. Соответственно нет определенной цифры, которая бы была нормой для оплаты компенсации дальнобойщику. В среднем применяет такая формула как: стоимость одного рабочего дня умноженная на количество дней компенсации. Однако стоит отметить, что не всегда заработная плату является официальной, поэтому прежде чем устраиваться на работу следует уточнить график работы, оплату и дату официального трудоустройства.
Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?
В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73. Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником. Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
- Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.
Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
- Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
- Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.
По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.
Комментарий к Определению ВС РФ от 20.12.2017 № 308‑КГ17-19692 по делу № А32-30411/2016
13.02.2018Автор: Гришина О. П., эксперт журнала
Поводом для написания данного комментария стало Определение ВС РФ от 20.12.2017 № 308‑КГ17-19692 по делу № А32-30411/2016. Данное решение интересно не только спецификой деятельности страхователя (он являлся одним из подрядчиков при выполнении госзаказа по строительству олимпийских объектов в г. Сочи), но и выводами судей, сделанными (увы!) не в его пользу. Но прежде чем анализировать, какие именно действия страхователя привели к негативным последствиям (сумма доначисленных страховых взносов составила 1,162 млн руб., штрафные санкции не применялись), представим кратко суть проблемы.
В период регулирования сферы страховых взносов (до 01.01.2017) Федеральным законом от 24.07.2009 № 212‑ФЗ (далее – Закон № 212‑ФЗ) нередко возникали споры относительно того, нужно ли включать в базу для исчисления страховых взносов выплаты, которые работодатель производит своим сотрудникам в качестве компенсации за разъездной характер работы. Напомним: выплата подобной компенсации является обязанностью работодателя в силу ст. 168.1 ТК РФ. С учетом продолжительности судебных процессов по времени окончательные решения по ряду споров (включая решение по делу № А32-30411/2016), возникших еще в 2016 году и ранее, арбитры принимали уже в 2017 году (не исключено появление подобных решений и в 2018 году). Между тем, принимая во внимание схожесть правил администрирования, установленных положениями утратившего силу нормативного акта и гл. 34 НК РФ, очевидно, нельзя исключать вероятность возникновения подобных споров и в настоящее время. Поэтому далее мы будем анализировать ситуацию, апеллируя одновременно к нормам как Закона № 212‑ФЗ, так и гл. 34 НК РФ.
Для предметного разговора, полагаем, имеет смысл напомнить, что от обложения страховыми взносами освобождены все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность (за исключением ряда выплат, поименованных в названном подпункте). Ранее такое освобождение было закреплено в пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212‑ФЗ, теперь аналогичная норма содержится в абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
При этом Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат (см. схему).
|
Виды компенсационных выплат работникам |
Компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда |
Это доплаты за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 146 – 148 ТК РФ), выплаты за сверхурочную работу, работу в ночное время, выходные и праздничные дни, за совмещение должностей (ст. 149 – 154 ТК РФ). Такие выплаты являются составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ) |
||
|---|---|---|---|---|
|
Денежные выплаты, которые направлены на возмещение затрат, понесенных работником при исполнении трудовых обязанностей |
Выплата подобных компенсаций обусловлена ст. 164, 165 ТК РФ. Примерами могут служить выплаты за разъездной характер работы, при переезде на работу в другую местность (ст. 168.1). Как правило, такие выплаты компенсируют материальные затраты работников и не входят в систему оплаты труда |
Надбавка сотруднику за разъездной характер работы
Трудовые отношения
Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работников и работодателя, в частности формы, системы и размеры оплаты труда, выплата пособий и компенсаций (ст. 40, абз. 2, 3 ч. 2 ст. 41 Трудового кодекса РФ).
Заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты и стимулирующие выплаты. Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. В данном случае заработная плата работника установлена в виде должностного оклада и надбавки к окладу за разъездной характер работы (ч. 1, 3 ст. 129, ч. 1 ст. 132 ТК РФ).
При этом установленная коллективным договором надбавка, выплачиваемая работнику, не подпадает под определение компенсаций, приведенное в ч. 2 ст. 164 ТК РФ, и, следовательно, не является компенсационной выплатой, предусмотренной ст. 168.1 ТК РФ.
Таким образом, руководствуясь ч. 1 ст. 129 ТК РФ, надбавку к должностному окладу за разъездной характер работы в размере 3000 руб. (30 000 руб. x 10%) следует рассматривать как элемент оплаты труда.
Страховые взносы
Сумма заработной платы (в данном случае — сумма должностного оклада и надбавки к нему), выплачиваемая организацией работнику, облагается страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ — на обязательное пенсионное страхование, Фонд социального страхования РФ — на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования — на обязательное медицинское страхование, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).
С 2012 г. размер тарифов страховых взносов зависит от того, превышают ли произведенные в пользу физического лица выплаты и иные вознаграждения (нарастающим итогом с начала года) предельную величину базы для начисления страховых взносов (512 000 руб.). В рассматриваемой схеме исходим из предположения, что на момент начисления заработной платы такого превышения не происходит, поэтому общая сумма страховых тарифов, применяемая организацией при выплате заработной платы, составляет 30% (22% + 2,9% + 5,1%) (ч. 1 ст. 58.2 Федерального закона N 212-ФЗ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 24.11.2011 N 974 «О предельной величине базы для начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды с 1 января 2012 г.»).
На сумму выплачиваемой работнику заработной платы организация также начисляет страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
В данной схеме исходим из предположения, что организация относится к I классу профессионального риска (Классификация видов экономической деятельности по классам профессионального риска, утвержденная Приказом Минздравсоцразвития России от 18.12.2006 N 857). Страховой тариф, используемый при расчете страхового взноса на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, для I класса профессионального риска составляет 0,2% (ст. 1 Федерального закона от 30.11.2011 N 356-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов»).
Проверьте себя: какие гарантии и компенсации полагаются вашим работникам
Каждый работодатель должен обеспечить справедливые условия труда, которые будут отвечать требованиям действующего законодательства. Один из способов, которым государство защищает интересы трудящихся, — гарантии и компенсации работникам, которые должны применяться при осуществлении ими трудовой деятельности либо после ее прекращения.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
- Гарантии — это способ обеспечения реализации работниками своих прав в сфере социально-трудовых отношений.
- Компенсации — это денежные выплаты, цель которых заключается в возмещении работнику тех затрат, которые он понес при осуществлении своих трудовых обязанностей.
- Гарантии и компенсации в трудовых отношениях подразделяются на общие (при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и другие) и специальные, которые выплачиваются в случае:
- направления в командировку;
- переезда в другой город с работодателем;
- исполнения государственных или общественных обязанностей;
- совмещения работы с обучением в образовательных учреждениях;
- расторжения трудового договора не по вине работника и т. д.