Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как контролировать кассира в розничном магазине?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
Предотвращение потерь — что это такое?
Предотвращение потерь — это программа действий, состоящая из различных способов контроля за работой магазина и ряда профилактических мероприятий, направленных на сокращение всех потерь в магазине.
Когда говорят о потерях в торговле, то чаще всего под их причиной подразумевают порчу товара или банальное воровство. Однако в действительности этих причин гораздо больше. Правильно разработанная программа учитывает всевозможные виды потерь и разнообразные причины их возникновения. Она также включает в себя рассмотрение вопросов безопасности и страхования. Реализация такой программы позволяет увеличить прибыль магазина без увеличения объема продаж.
Хорошо продуманная программа предотвращения потерь — это не просто план, обеспечивающий безопасность работы магазина, а часть повседневной деятельности. Поэтому мы предлагаем упорядочить действия ваших сотрудников, подумать о возможностях используемого в магазине оборудования — всего того, что позволит избежать повышения торговых издержек.
Разрабатываемая вами программа потребует координации действий собственников магазина, менеджеров, персонала, поставщиков и местных органов власти. И конечно, она не должна быть дорогостоящей! Попробуйте привлечь наших покупателей к осуществлению такой программы — им это понравится, поскольку они получат более высокий уровень обслуживания и разнообразные формы продаж, ведь практически все участники процесса торговли станут как бы членами одной команды. А вам это позволит уменьшить потери.
Для того чтобы избавиться от потерь, активно предупреждайте возможные конфликтные ситуации. Целью вашей программы должно стать исключение даже вероятности возникновения потерь. Менеджеры зачастую ориентируются в своей деятельности не на предупреждение потерь, а на смягчение их последствий. Но в первом случае у вас просто нет никаких убытков, во втором же наверстать упущенное удается далеко не всегда.
Если вы примете решение о реализации такой программы сегодня, то не следует уже завтра ждать реальных результатов. От первых шагов по внедрению программы до получения от нее максимальной отдачи обычно проходит около трех лет. Тем не менее, если следовать рекомендациям статей данной темы, некоторые результаты не заставят себя ждать слишком долго. По мере внедрения программы и получения первых результатов ваши сотрудники начнут отмечать ее достоинства и получат стимул для расширения своего участия в ней. В этом смысле очень полезны регулярные рабочие собрания персонала магазина, на которых, помимо всего прочего, будут обсуждаться и вопросы сокращения потерь. К реализации программы необходимо подключить всех работников.
Постепенно эффективность вашей программы будет нарастать как снежный ком — чем больше пользы она станет приносить, тем больше появится дополнительных способов борьбы с убытками. За короткое время вы сможете обнаружить и устранить ошибки, предотвратить воровство со стороны покупателей и нечестных работников. Каждый эпизод такого рода станет частью общего успеха. Со временем это приведет к значительному сокращению потерь и увеличению прибыли.
В чем причина потерь на кассах?
Проблема в кассирах? Да. Результаты этих и других наших пилотных проектов укладываются в общеизвестную статистику — финансовый ущерб российских ритейлеров от воровства, нарушений и ошибок персонала на кассах составляет примерно 30% общих потерь.
Общие потери — в среднем 1-2% от оборота, по данным, обнародованным на конференции SecuRetail-2019 (Комплексная безопасность торговых центров и ритейла).
Проблема в отсутствии инструмента контроля? Да. С небольшой оговоркой — специализированного инструмента. Во всех упомянутых торговых точках установлены системы видеонаблюдения (где их сейчас нет?), однако кассиров это не останавливает, а выявить происходящие нарушения по ряду причин не позволяет.
Просто видеонаблюдения — недостаточно
Камерами видеонаблюдения, по разным исследованиям, оснащены 90% торговых точек в России. Загвоздка в том, что лишь небольшой процент компаний имеют ресурсы для системной, регулярной и глубокой аналитики видеоматериала.
Да, запись помогает установить истину и разобраться в случае громких инцидентов. Но махинации на кассе проворачиваются тихо, уверенно и между делом — чтобы на них наткнуться, нужно иметь зацепку, отсмотреть часы материала, вручную сопоставлять данные видео с данными с кассы. Это неудобно, на это нет времени, специалистов, да и в целом такой задачи перед классической системой видеонаблюдения не ставится.
Система контроля кассовых операций (СККО) работает по другому принципу: она синхронизирует видеоизображение с камеры, направленной на кассу, и информацию с кассового узла. Оператору на просмотр предоставляется готовый перечень всех подозрительных эпизодов за нужный период, исходя из заданных правил и фильтров по кассовым событиям. Над интерфейсами и эффективностью СККО годами работают специалисты, поэтому в современной системе один аналитик может легко контролировать, например, 25 магазинов с 2-4 кассами.
1. Кассиры крадут наличную выручку. Кража денежных средств — это самое распространенный и простой вариант. И даже при том, что воровские схемы уже давно известны, воровство денег продолжается.
Один из примеров: продавец Григорий в свою смену делает выручку 100 000 ₽. Он в сговоре со своим родственником и просит его покупать товар на 2 000 ₽. Вечером родственник “возвращает” покупку, точнее просто упаковку под видом полноценного товара. Григорий оформляет возврат. 2000 ₽ изымает из кассы и делится с сообщником.
2. Также кассиры воруют товар.
Например, продавец Екатерина незаконно вынесла из магазина около 20 пачек бумаги, которую должна была продавать. Выносила она ее понемногу каждый день, без проводки по кассе. Потери обнаружились не сразу. Екатерина к тому моменту уже уволилась.
Другой пример: Игорь продавал стройматериалы. Когда у него дома случился ремонт, Игорь договорился с поставщиком, чтобы тот отгрузил бракованный материал. В результате он списал товар:забрал его себе.
Списание недостачи при инвентаризации
Одновременно с тем, как провести списание недостачи, требуется взыскать ущерб с виновника. Порядок действий регулируется стат. 248 ТК. Здесь сказано, что недостаток менее размера средней зарплаты за 1 месяц может быть удержан по приказу директора компании. Издание распоряжение нужно выполнить не позднее месяца с момента определения окончательного ущерба.
В противном случае взыскать недостачу получится только через суд. Эта же норма действует и в той ситуации, когда сотрудник отказывается возместить ущерб добровольно. По взаимному согласию сторон (работодателя и кассира) допускается погашение недостатка средств не единой суммой, а частями, то есть с рассрочкой. При этом необходимо оговорить точные сроки расчетов: работник должен предоставить письменное обязательство по уплате недостающих сумм.
Обратите внимание! Дополнительно на виновного сотрудника может быть наложена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.
Как взыскать недостачу в кассе с виновного
Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:
- Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
- При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соостветвующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.
Кто может выявить недостачу
Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.
Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:
- самим кассиром-операционистом;
- сотрудником, исполняющим кассирские функции;
- непосредственным начальством кассира;
- инвентаризационной комиссией;
- ревизором, проверяющим кассу;
- учредителями или акционерами фирмы;
- вышестоящим руководством;
- аудиторами в ходе внешней проверки.
Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.
Доступность товара по продажам
Показатель наличия товаров по остаткам отражает сколько дней товар присутствовал на остатках магазинов. Следовательно, процент доступности рассчитывается как отношение количества дней товара на остатках к общему количеству дней. Доступность товара с учетом минимального товарного запаса
Товар продавался с понедельника по четверг — 4 дня из 7.
Данный анализ доступности товара позволяет исключить искажения некорректных остатков и отсутствия товара на полке.
Сразу следует сказать и о том, что новая систему скидок будет подключаться по специальной подписке, и она будет распространяться не только на торговые точки сети «Пятерочка», но и на универсамы «Перекресток» и на некоторые сервисы, в том числе и сервисы доставки покупок.
Проще не допустить возникновения спора, чем в последующем заниматься его разрешением. Чтобы защитить права продавца от недобросовестного покупателя, следует придерживаться нескольких советов.
- Повышайте уровень сервиса. Хорошее обслуживание увеличивает лояльность клиента, настраивает его на мирное разрешение конфликта.
- Не торопитесь с возвратом. Проверяйте товар на отсутствие следов эксплуатации. Есть товары, которые вообще не подлежат возврату. Например, растения, животные, книги, нижнее бельё, предметы личной гигиены, парфюмерия, косметика, лекарственные средства.
- Сопровождайте товар инструкцией на русском языке. Если перепродаёте продукцию иностранного производства, делайте перевод. Так будет обеспечено информирование потребителя об особенностях использования.
Продавцы менее защищены, чем потребители. Но компании, реализующие товар, могут снизить риск возникновения претензий. Для этого нужно принимать превентивные меры по недопущению спорных ситуаций, уметь доказывать недобросовестность покупателей. Лучше заручиться поддержкой юриста, работающего с претензиями и представляющего интересы клиента в суде.
Как ритейл борется с шоплифтерами
«Борьбу с кражами в рознице можно вести, например, с помощью системы распознавания лиц. Она позволяет уже на входе в торговый зал идентифицировать тех, кто ранее уже попадался на воровстве», — объяснил «Компании» эксперт по системам безопасности «КРОК» Артем Романов. По его словам, для лучшего распознавания людей, важно правильно выбирать модели и места размещения видеокамер, чтобы не было «засветов».
Если говорить о крупных торговых сетях, то все они имеют интеллектуальные системы видеонаблюдения с алгоритмами искусственного интеллекта, уточнил в разговоре с «Компанией» директор по продуктам Ivideon Заур Абуталимов. Эти системы, по его словам, помогают составить портрет покупателя, анализировать аудиторию, оптимизировать трудозатраты, отслеживать подозрительные кассовые операции и прочее.
Абуталимов отметил, что, к примеру, камеры с AI-алгоритмами, разработанные японским телекоммуникационным гигантом NTT вместе со стартапом Earth Eyes, научились определять шоплифтеров: устройство сканировало потоковые видео в режиме реального времени и анализировала позы человека. «При подозрительных телодвижениях система оповещала сотрудника магазина о возможном нарушении», — объяснил он.
Российские специалисты разрабатывают аналогичные решения. Уже сейчас в стране создается система видеонаблюдения, способная фиксировать воровство и подмену ценных товаров. По словам Абуталимова, прототип уже готов, а окончательная разработка будет готова через год. «Первые тесты пройдут в Москве и Калужской области. Алгоритмы этой разработки, как ожидается, будут анализировать поведение покупателей, положение их тел и движения рук», — отметил эксперт.
Пока ведется разработка, игроки российского розничного рынка для борьбы с шоплифтерами применяют так называемые «черные списки» покупателей — это база данных клиентов, которых ранее уже ловили на краже или в совершении других нарушений. «Когда такой клиент входит в торговое помещение, интеллектуальная система распознает его и немедленно уведомляет об этом менеджера, который в свою очередь принимает соответствующие меры», — объяснил Абуталимов.
Сегодня видеоустройства умеют не только «ловить» магазинных воров, но и составлять их собирательный портрет. Так, разработчик программных решений BIT с помощью данных системы распознавания лиц в торговых сетях установил, что чаще всего кражи в магазинах совершают в состоянии алкогольного опьянения мужчины до 35 лет, без постоянного дохода. Также камеры способны подсчитать недостачи и определять похищаемые товары, добавил эксперт.
Новые технологические решения разрабатываются по запросам бизнеса. «В России воровство в магазинах становится для ритейлеров серьезным налоговым риском: недостачи товаров всегда привлекают внимание налоговых органов, которые требуют от ритейлеров платить налог за каждую недостачу. В свою очередь, наблюдение за посетителями и сотрудниками позволяет ритейлерам несколько снизить убытки», — заключил Абуталимов.
В России всем хорошо знаком термин «плавающие кассиры». Работа у них напряженная, связанная со стрессами, и они, чувствуя себя ущемленными, пытаются компенсировать эту ущербность путем воровства. Но даже денежная мотивация не всегда позволяет сделать этих людей более лояльными, поэтому среди них большая текучесть. К тому же, как правило, карьерный рост на этих должностях не очень большой, максимум — можно дослужиться до старшего кассира. Эта категория работников вступает в сговор либо со своими родственниками, либо с другим персоналом. Известен случай, когда в результате именно такой махинации через кассу уплыли 10 тыс. долларов. Потом товар реализуется на рынках по заниженным ценам. Подобные явления наблюдаются и в Москве, и в Санкт-Петербурге, и в Нижнем Новгороде.
Для предупреждения нарушений
PrismaBox помогает не только выявить совершенные кражи, но и предупредить будущие:
«Мы активно используем Prisma в наших булочных. Ежедневно территориальные управляющие, на которых приходится по 5 магазинов, просматривают отчеты программы. Это занимает около 30 минут в день.
Самые частые нарушения — удаление позиции перед закрытием чека или удаление самого чека. С начала активного использования программы, было выявлено 11 случаев воровства, повлекших за собой увольнение. При этом, с каждым кварталом кол-во нарушений снижалось. За последний квартал не было ни одного умышленного нарушения».
Пекарня Вольчека, Сергей
Эффект для компании: почему комплексная автоматизация склада лучше ручного учета при сокращении потерь и издержек
Безусловно, комплексная автоматизация – это недешевый процесс. При этом далеко не все склады в ней остро нуждаются. Однако уже сейчас, на этапе развития своей деятельности, необходимо начать принимать меры по эффективной организации работы склада. Это позволит сформировать для себя понимание автоматизации: ее целей, задач и ожидаемого результата.
На рисунке проиллюстрировано преимущество автоматизированного учета товаров на складе перед ручным (в том числе, с помощью бумажных карточек или Excel-таблиц).
Рисунок 1 – Сравнение ручного и автоматизированного учета на складе
- минимизацию или полное исключение бумажного документооборота;
- сокращение пересортицы или залеживания товаров на складе;
- снижение зависимости от человеческих ресурсов, новые сотрудники быстро адаптируются;
- рост эффективности работы сотрудников, возможность оперативного контроля;
- повышение лояльности клиентов за счет увеличения скорости сборки и отгрузки заказов.
Для построения эффективной работы склада, своевременного получения информации по результатам работы, а также принятия управленческих решений и сокращения временных и материальных потерь, которые возникают при ведении учета вручную, автоматизация просто необходима.
Причины возникновения недостачи при торговли в розницу
Почему выявляются недостачи в ходе розничных продаж и что с этим можно сделать? Вопрос актуальный, волнующий многих. Попытаемся сформулировать ответы в виде кратких тезисов. Прежде всего, важны причины выявления недостачи.
«Плохая память покупателей». Чаще всего продавцы всю ответственность перекладывают на покупателей: они, мол, воруют, портят, поедают все, что оказывается в зоне их доступа. Вот почему товар нужно охранять от покупателей, закрывать, обвешивать датчиками, а в торговом зале ставить несколько охранников. Да этот фактор действительно важен, рациональное зерно в нем есть. Есть магазины, размещенные в «спальных» районах, где всегда много маргинальных элементов. И тогда проблема разрешается выработкой стратегии сохранения безопасности: устанавливаются зеркала, видеокамеры, специальные ворота с электронными датчиками, возрастает штат охранников.
Однако практика свидетельствует о том, что без потребителей все же никак, они-то и приносят прибыль. Вот почему сложные комплексы защиты вряд ли приведут к желаемому итогу. Уровень продаж, когда подступиться к товару сложно, падает в несколько раз или прекращается совсем. Продукт, хранящийся в стеллаже или в холодильной установке, зафиксированный цепью или показанный только как муляж с пометой «спросите у продавца» — это вечный балласт, и очень малы шансы на его реализацию. Вот почему в каждой торговой точке следует определиться сразу, что будет предпринято: либо установить какой-то лимит на «плохую память» клиентов и придерживаться умеренности в охране торгового помещения, либо все силы бросить на сохранение продукта от поползновений, утратив параллельно значительную долю товарооборота. Не существует правильного или неправильного решения, но рациональнее всего сохранять баланс, когда расходы на сохранность продукта окажутся намного меньше, чем потенциальные убытки.