Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять на работу иностранца в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Когда печать обязательна
Есть документы, которые составляются только по строго установленным формам. В них печать — обязательный элемент. Среди таких документов приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, а также бланки строгой отчетности. Список таких документов достаточно большой, поэтому разберем на примерах самые частые ситуации.
| Основание | Печать обязательна |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций | Квитанция к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) Последняя страница кассовой книги (форма № КО-4) |
| Пункт 5.1 Указания ЦБ РФ № 3210-У о порядке ведения кассовых операций от 11-03-2014 г. | Платежные документы, по которым организация перечисляет денежные средства |
| Пункты 3, 5 и 6 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 | Бланки строгой отчетности |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-25) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Справка для покупки товаров в кредит (форма № КР-1) Поручение-обязательство (форма № КР-2) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденных постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) Общий журнал работ (форма № КС-6) Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (форма № КС-8) Акт о приостановлении строительства (форма № КС-17) Акт о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (форма № КС-18) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 | Справка для расчетов за выполненные работы (форма № ЭСМ-7) Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) Путевые листы всех типов транспортных средств |
| Пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Доверенность (формы № М-2, М-2а) акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 | Акт о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-16) Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73) Командировочное удостоверение (форма № Т-10) |
| Пункт 29 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 | Исправленный счет-фактура |
| Приказы Минфина России об утверждении форм деклараций | Налоговая декларация |
Обязательные правила при оформлении ДКП
Договор купли-продажи (далее ДКП) заключается между продавцом и покупателем, подтверждая тем самым переход права собственности от одного к другому. После того, как стороны его подписывают, документ приобретает юридическую силу. А значит возможные ошибки, опечатки и скрытые нюансы – становятся узаконенными. Доказать потом их ничтожность будет сложно. Чаще всего пострадавшими выступают покупатели. Чтобы избежать негативных последствий, обязательно применяйте 7 главных правил при оформлении ДКП:
- Проверяйте документы на авто.
- Пробивайте машину на ограничения.
- Составляйте 3 экземпляра договора.
- Внимательно заполняйте информацию.
- Подписать договор должен собственник.
- Составьте акт приёма-передачи авто.
- Не занижайте стоимость автомобиля.
Составьте акт приёма-передачи авто
Акт-приёма передачи ТС – «железная» бумага. Документ гарантирует обеим сторонам юридическую защиту от мошеннических посягательств. Поскольку он удостоверяет, что сам договор купли-продажи исполнен в полном соответствии с гражданским кодексом. Унифицированной формы бланка для физ. лиц не существует. Поэтому документ можно составить в рукописном формате. Главное в нём прописать:
- Акт – приложение к договору купли-продажи ТС от такого-то числа.
- Марку, модель, год выпуска, VIN, параметры двигателя, цвет, номер ПТС.
- Есть ли на автомобиле дополнительное оборудование (перечислить при наличии).
- Какая сумма передана покупателем продавцу. Наличным или безналичным способом.
- Претензии к состоянию автомобиля: имеются или не имеется. И что вся информация о транспортном средстве сверена.
Изменение № 1: директора юрлиц и ИП могут использовать электронные подписи только от ФНС
По закону в последний раз электронную подпись от коммерческого удостоверяющего центра руководители компаний и предприниматели могли получить 31 декабря 2021 года. Если она до сих пор действительна, то владельцу не нужно обновлять ее с 1 января. В ФНС он должен обратиться за одну-две недели до окончания срока подписи, но не позже 1 сентября 2023 года.
Например, директор получил электронную подпись 19 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. До переноса срока введения изменений руководителю пришлось бы обновить сертификат до 1 января 2023 года. После отсрочки можно продолжить пользоваться электронной подписью все 15 месяцев и обратиться в ФНС за ее выпуском только в марте.
С 1 сентября 2023 года закон запрещает пользоваться электронными подписями на юрлицо или ИП, полученными от аккредитованных коммерческих удостоверяющих центров (сертификаты физлиц продолжают действовать). Для этих категорий пользователей действительны подписи только от ФНС и ее доверенных лиц, Федерального казначейства (для бюджетников) или Центробанка ( для финансовых организаций).
К сентябрю 2023 года нужно обзавестись подписью, соответствующей новым требованиям закона.
Предполагалось, что сотрудники организаций или представители ИП могут подписывать документ организации своей ЭП как физического лица, но обязательно сопровождать подписание подтверждением полномочий на подписание документов машиночитаемой доверенностью.
С 1 марта 2022 г. организации в добровольном порядке начали применять этот инструмент при обмене электронными документами.
Далее планировалось, что с 1 января 2023 г. все сотрудники организации, кроме ее руководителя, будут подписывать служебные документы только своей квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП) как физического лица. В этом квалифицированном сертификате не указана организация, только фамилия, имя, отчество сотрудника, и чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной подписью, в стороннюю информационную систему или контрагенту, к нему будет необходимо прилагать МЧД.
С течением времени вопросов по теме создания и использования МЧД меньше не становится. Сегодня ответим на десять самых актуальных.
Порядок получения и продления сертификата ЭП на сотрудника и физлицо
Пока действующие сертификаты на сотрудников и иных привлечённых лиц можно продлевать вплоть до 31 августа 2023 года. Это могут сделать УЦ, в которых они были получены. Как таковые, электронные подписи работников перестанут действовать 1 сентября 2023 года (если не будут введены дополнительные продления). Потом будут действовать только ЭЦП физических лиц.
Имейте в виду, что продление электронной подписи на сотрудника в 2023 году будет невыгодным — платить придётся как за полноценную ЭЦП со сроком действия 1 год, а пользоваться только 8 месяцев и меньше.
Если личные данные сотрудника с момента выпуска ЭЦП не менялись, новых документов предоставлять не нужно. При изменении персональных данных понадобятся подтверждающие бумаги.
Электронную подпись физического лица можно заказать в любом аккредитованном удостоверяющем центре. На бланке УЦ пишется заявление и предъявляются паспорт, СНИЛС заявителя. И сертификат ЭЦП выпускается сразу, в присутствии физлица.
После выпуска сертификата и подписания всех документов информация о полученной ЭЦП отображается в личном кабинете заявителя на портале Государственных услуг. Здесь же указывается срок её действия. Обычно он составляет 12 месяцев.
Печать как обычай делового оборота
Как видим, такой реквизит трудового договора, как печать работодателя, Трудовым кодексом не предусмотрен. А значит, ее отсутствие не делает документ юридически недействительным.
Косвенно этот вывод можно сделать на основании ч. 1 ст. 61 ТК РФ. В ней сказано, что трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не предусмотрено другими нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома руководителя. О печати работодателя здесь речи не идет.
Нужно учесть также, что печать не придает документу юридическую силу — она лишь подтверждает подлинность подписи должностного лица на финансовых и иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003). А данное требование в отношении трудового договора не предусмотрено Трудовым кодексом.
Поэтому в рассматриваемой ситуации можно говорить лишь о сложившемся обычае делового оборота удостоверять подписи должностных лиц на трудовых договорах печатью.
Примечание. Следует отличать реквизиты договора от его условий. Реквизиты — это справочные данные об организации: почтовый адрес, номера телефона, факса, счетов в банке, адрес электронной почты, ОКПО, ИНН (КПП), ОГРН и другие сведения по усмотрению организации (п. 3.9 ГОСТ Р 6.30-2003). А условия договора — это положения, требующие согласования между работником и работодателем.
Как заверять документы при отсутствии печати
Основное предназначение печати заключается в возможности правильно и быстро заверить различную документацию. При ее отсутствии предпринимателю приходится пользоваться другими способами для собственной идентификации.
Внимание! Многие бизнесмены считают, что штамп на документации гарантирует, что документ был подписан бизнесменом.
Но на самом деле процесс создания печати является очень простым, поэтому ею может воспользоваться любой человек. Поэтому ее наличие на документе не может выступать стопроцентным доказательством того, что бумага заверялась ИП. Поэтому при ее отсутствии предприниматель может заверять документы другим законным способом. Для этого учитываются следующие правила:
- в конце любой официальной документации ставится подпись;
- указывается «БП», что подтверждает, что предприниматель не пользуется печатью во время ведения деятельности.
Некоторые крупные компании отказываются от сотрудничества, если работает ИП без печати на своей документации. Изменить их мнение можно путем представления нормативных актов и других нормативных бумаг.
В законе об ООО и АО четко оговариваются данные, которые должны быть отражены на печати организации. Сюда входит полное название общества, местонахождение (населенный пункт), а также действующая организационно-правовая форма. Название должно прописываться на русском или другом языке. Больше в законе никакой информации на этот счет не дается. По собственному желанию фирма вправе добавить ряд дополнительных данных — ИНН, ОГРН, КПП и другие.
В законе указан ее только перечень реквизитов, которые должны отражаться на оттиске, но и другие параметры, к примеру, размер печати. Вот почему специальные мастерские в процессе деятельности опираются на требование ГОСТ, которые применяются к печатям. На дополнительных оттисках может быть информация, в отношении какой службы или бумаг она применяется. Что касается формы, она бывает различной — круглой, прямоугольной, овальной и так далее.
Если говорить в целом, отмена печати является больше плюсом, чем минусом для компании, ведь видна тенденция постепенного отхода от оформления документов. Современные технологии не стоят на месте, появляются новые варианты идентификации личности, а сам оборот бумаг постепенно переходит в электронный формат.
К примеру, при отправке отчетности в ФНС все чаще применяется цифровая подпись, а при рассмотрении дел в суде печать воспринимается с позиции дополнительного реквизита, а обязательств по установке оттиска нет. Кроме того, с 2013 года ООО получили право лично создавать бланки первичных документов, а единственным условием их применения стала фиксация в учетной политике.
Так что компании в начале деятельности стоит определиться, необходима печать или можно обойтись без ее применения. В последнем случае высок риск столкнуться с рядом сложностей, которых в последние годы становится все меньше.
Общие требования к форме сделки
По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.
Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).
ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:
- для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
- договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).
Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:
- должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
- документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.
Обращаться за изготовлением печати необходимо в специализирующиеся салоны. Они могут предложить на выбор уже готовые шаблоны и удобный вариант оснастки. Предпринимателю потребуется лишь указать свои реквизиты и дополнительные сведения, которые он хочет видеть в печати.
Ручная оснастка является самой простой и дешевой, ее удобно брать с собой. Автоматическая также достаточно удобна и в хранении и в обращении. Ее изготавливают в компактном закрывающемся корпусе, который защищает печать от порчи. При этом не требуется носить с собой подушечку с краской, в автоматической оснастке она уже установлена.
Стоимость изготовления печати колеблется в пределах от 300 до 2000 рублей.
Сроки изготовления зависят от сложности работы и могут составлять несколько часов или дней.
Чтобы заказать изготовление печати, потребуется:
- обратиться в сервис «По изготовлению печатей и штампов» с заявлением;
- предоставить документы: паспорт, ИНН, ОГРНИП.
- ознакомиться с предложенными образцами печатей и выбрать подходящий вариант;
- заключить договор и произвести оплату;
- срок изготовления оговаривается и указывается в договоре и в назначенный день ИП должен явиться за готовой печатью с паспортом. Разрешено направить за получением доверенное лицо, которое обязательно должно иметь при себе доверенность и личный паспорт;
- зарегистрировать печать при желании в ФНС.
Уделяя особое внимание защищенности печати от подделок, используются дополнительные современные средства:
- Гильоширные сетки до 0,1 мм.;
- Химические или ультрафиолетовые метки;
- Многоцветность;
- Гравировку изображений;
- Двумерный штрих-код.
Что следует сделать уже сейчас
1. Получите ЭП ФНС.
Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.
2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.
В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.
3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.
Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.