Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист автобуса ИП индивидуального предпринимателя № ПА-1». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Путевые листы: изменения
Новые правила оформления путевых листов утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.
Новый реквизит — «Сведения о перевозке»
«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.
Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
- регулярные;
- по заказам;
- на легковом такси.
Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
- перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
- перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
- перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
- перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
- перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.
Как выглядит образец документа
Образец заполнения путевого листа рассмотрим на основании шаблона № 6 (спец.). Он заполняется с обеих сторон. На лицевой стороне ставится печать, отражается серия и номер бланка, дата выдачи. На обороте приводятся данные по маршруту. На основании этих сведений водителю будет начисляться заработная плата.
На лицевой стороне путевого листа автобуса необщего пользования приводятся:- наименование организации, ее местонахождение, контактная информация;
- информация о транспортном средстве: марка, госномер и гаражный знак;
- данные водителя: ФИО, реквизиты удостоверения, табельный номер;
- таблица с показателями работы водителя и микроавтобуса (время, пробег, показания спидометра);
- затраты топлива;
- задание водителю.
Правила заполнения путевого листа, различия по формам
Путевой лист по форме № 6 оформляется в одном экземпляре на каждый автобус. Путевой лист по форме № 6 (спец) оформляется только на два заказа для одной организации, а потому он включает отрывную часть с двумя талонами. Кроме того, бланк № 6 (спец) выписывается в двух экземплярах или же больше, если во время одного рейса будут работать водители посменно.
Других различий между формами путевого листа на автобус № 6 и № 6 (спец) нет, то есть они заполняются аналогичным образом. Необходимо отметить, что обязательно нужно заполнять маршрут следования транспортного средства. При этом нужно писать точную информацию, наименования и адреса, а идентичные записи (к примеру, поездки по городу) не будут приняты к налоговому учету со стороны налоговых инспекторов.
Кроме непосредственного маршрута следования в путевом листе должна содержаться и иная информация по ГСМ, а именно:
- остаток ГСМ на начало смены;
- количество полученного ГСМ;
- расход ГСМ за день;
- остаток ГСМ на конец смены.
Особенности путевого листа 2023
Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2017, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.
ВНИМАНИЕ! Требования приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 к оформлению путевок пересекаются с Уставом Автотранспорта. Соблюдать его обязаны перевозчики, которые ввозят что-то и имеют отдельное соглашение о поставках за оплату. Действие закона прекращается, когда речь идет о некоммерческой транспортировке пассажиров/ товаров либо единовременной поездке в собственных целях. Автомобилисту не нужна путевка. Если сотрудник ГИБДД потребует ее, подобные действия рассматриваются как нарушение прав. Постановление о денежном наказании легко отменить в судебном порядке. Во всех остальных ситуациях предусмотрен штраф за езду без п/л в размере 500-3000 рублей (ст.12.13 КоАП РФ).
Путевой лист требуется организациям и индивидуальным предпринимателям в следующих случаях:
- Расчет амортизации.
- Контроль передвижения ТС.
- Учет общих расходов на автотранспорт.
- Учет затрат на ГСМ и топливо (бензин).
- Начисление заработной платы водителям.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2023 году предусмотрена возможность продления периода его действия.
Путевой лист Индивидуального Предпринимателя
До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России № 78 . Оно установило обязательность ведения первичного учета по приведенным в нем унифицированным формам первичной учетной документации (в том числе путевым листам) при осуществлении деятельности по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и при отправлении и получении грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Однако, распространяется это постановление только на юридические лица. В связи с этим был выпущен Приказ Минтранса России № 68 , действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. В данном приказе приводились формы путевых листов для Индивидуального Предпринимателя. Эти формы путевых листов отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц, зато гораздо подробнее был расписан порядок их заполнения. Однако этот документ утратил силу согласно п. 2 Приказа Минтранса России № 152.
Получается, что вновь нет официально утвержденной формы путевого листа для индивидуальных предпринимателей. Приказ Минтранса России № 152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила в одинаковой мере распространяются на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.
Отметим прежде всего, что если Приказ Минтранса России № 68 был обязателен для индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды (или других законных основаниях), при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе, а также за собственный счет для производственных целей, то теперь оформлять путевые листы должны все предприниматели (а равно и юридические лица), эксплуатирующие легковые или грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть цель эксплуатации значения не имеет.
Итак, в путевом листе должны быть следующие обязательные реквизиты:
– его наименование и номер;
– указание срока действия;
– сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
– сведения о транспортном средстве;
– сведения о водителе.
Все перечисленные реквизиты должны были присутствовать и прежде. Каковы же нюансы?
Срок действия путевого листа.Постановление Госкомстата России № 78 не допускало возможности выдачи путевого листа грузового автомобиля (формы № 4-с и 4-п) на период, превышающий один рабочий день (смену). Аналогичное требование установлено там же в отношении путевых листов специального автомобиля (форма № 3 спец.), легкового такси (форма № 4), автобуса необщего пользования (форма № 6). Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) мог быть выдан и на более длительный срок в случае командировки, когда водитель выполнял задание более суток (смены). Для путевого листа автобуса (форма № 6) никаких ограничений по сроку действия не устанавливалось.
Указание марки транспортного средства в путевом листе
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
4. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2021 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.
Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.
Что такое путевой лист и в каких случаях требуется его оформление?
Путевой лист — это документ для служебного транспорта, который подтверждает право управления транспортным средством и помогает рассчитать затраты. С 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство юр. лица или ИП, а не только на те, которые перевозят грузы, пассажиров и багаж.
Путевой лист подтверждает фактический расход горюче-смазочных материалов (ГСМ) на производственные цели для транспортного средства. Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по видам деятельности или в составе прочих расходов. Также путевой лист можно использовать как первичный документ для подтверждения факта оказания услуг и их объема, если прописать это в договоре.
Если транспортное средство используется водителем в личных целях, то надобности в оформлении путевого листа нет, так как это предусмотрено только для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт. Но если транспорт эксплуатируется по служебной необходимости, например, для отправки водителя в рейс для доставки продуктов, путевой лист обязателен.
Путевые листы могут быть разными в зависимости от вида транспортного средства и области их применения. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов легковых или грузовых автомобилей, специального транспорта, легкового такси, грузового такси, автобусов общественных и необщего пользования. Юридическое лицо или ИП могут самостоятельно разработать уникальный путевой лист, он не должен быть каким-то единым для всех, но в нем необходимо обозначить обязательные пункты, о которых поговорим ниже.
Путевой лист на несколько водителей
С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».
Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.
На сегодняшний день унифицированной формы путевого листа для индивидуальных предпринимателей нет. Так что ИП могут использовать либо унифицированные формы, дополняя их необходимыми реквизитами, либо разработать свою собственную. Однако в любом случае применяемый бланк должен соответствовать обязательным требованиям приказа № 368.
Особое внимание необходимо уделить порядку заполнения путевых листов, ведь это один из основных документов, позволяющих индивидуальному предпринимателю включить затраты на ГСМ в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу.
Источники:
- Приказ Минтранса России от 11.09.2020 N 368
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Штраф за отсутствие путевого листа у таксиста
Строгого соблюдения всех законов требуют перевозки пассажиров. Без грамотно заполненного путевого листа предприниматель или его нанятый сотрудник не может выходить на линию. Если же перевозки все же осуществлялись, то сложно потом подтвердить объем выполненной работы. Бумага должна выписываться в начале рабочего дня диспетчером. Далее водитель самостоятельно заполняет документ. Именно на основе таких записей рассчитывается зарплата и сверяется выручка.
Строгих требований к бланку для путевого листа у таксистов нет. Можно использовать собственную разработку или воспользоваться типовой. Главное, чтобы реквизиты соответствовали всем нормам.
Штраф за отсутствие путевого листа у таксиста налагается на ответственное лицо. Поэтому чаще всего сумма составляет 20 тыс. рублей. Диспетчеры не имеют права выпускать на линию автомобили без этого документа. При этом срок путевки никак не регламентируется. Обычно бумага выдается на одну смену. Но документ выписывается на конкретного человека, а не на машину. Это связано с тем, что автомобилем в течение дня могут пользоваться несколько сотрудников, а учет следует вести по каждому водителю.
Нужно ли это индивидуальному предпринимателю?
Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя — что это
Безусловно, да! Ведение бизнеса по перевозке пассажиров предполагает четкое следование букве закона. Без грамотно оформленной путевки ни сам ИП за рулем авто, ни таксист в найме не имеет права осуществлять деятельность. Кроме того, это важный отсчетный документ бухгалтерского анализа, согласно которому проводится подсчет дохода организации, вычисление налогов для бизнесмена и определение зарплаты нанятого сотрудника таксопарка.
По закону необходимо контролировать оборот ПЛ. Для этого используют специальную форму фиксации сведений, которая называется «Журнал учета движения путевых листов». Использованные путевки хранятся в архиве ИП в течение 5 лет.
Время действия и сроки заполнения путевого листа
Поскольку это документ, у него есть свои правила. То, сколько действует путевой лист и когда он заполняется, зависит от особенностей рейсов. Если рейс или рейсы укладываются в рамки одного дня, то путевой лист заполняется перед первым выездом и действует как раз в течение этого самого дня. Но есть и другие ситуации, когда поездка слишком долгая, поэтому захватывает более длительный период. В таком случае путевой лист оформляется тоже до первого выезда, но действует уже дольше — столько календарных дней, сколько вмещается в долгую смену.
Разобраться с тем, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля по срокам, несложно. Логика в этой схеме предельно простая, заполнять по несколько листов на разные дни в рамках одной перевозки не требуется.
В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов
Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Выделим его ключевые положения:
- путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 8 приказа Минтранса № 368); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 10);
Важно учесть! Подсказка от КонсультантПлюс: По разъяснениям Минтранса России один путевой лист можно выписать на нескольких водителей, если …(подробнее см. в К+). Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
- путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 9);
- в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
- в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;
Образец заполнения можно скачать здесь.
- в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 12, п. 13);
- если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 14);
- в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 15);
- обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16);
- заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17);
- с 01.01.2021 года все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок (п.6).
Подробнее об измененях в путевых листах с января 2021 года мы рассказывали здесь.
Форма и порядок заполнения путевого листа
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.
Получите демо-доступ к модулю «Путевые листы и ГСМ» и получите все актуальные формы бесплатно
Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.
Похожие записи: