Типичные ошибки при составлении штатного расписания

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Типичные ошибки при составлении штатного расписания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

Штатное расписание — что это такое?

Штатное расписание — это документ, применяемый для оформления структуры организации, состава и численности персонала. Согласно пояснениям к унифицированной форме № Т-3, регламентированной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, в штатном расписании нужно указывать:

• перечень структурных подразделений;
• названия должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц.

Кроме того, в штатном расписании проставляется размер зарплаты по каждой из должностей (Письмо Роструда от 22.03.2012 г. № 428-6-1).

Судебные органы постановляют, что штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий такую информацию:

• структура, штатный состав и численность сотрудников;
• перечень структурных подразделений (если они есть);
• названия должностей, специальностей, профессий с проставлением квалификации, информация о количестве штатных единиц и должностных окладах (например, Решение Уссурийского райсуда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5329/2017).

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

• Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
• Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

• в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

• Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Курсы для бухгалтеров и кадровиков

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

• на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
• на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

• ТК РФ в статье 15;
• ТК РФ в статье 57;
• Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

• Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
• Данные о структуре компании, если она имеется;
• Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
• Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
• Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
• Иные сведения.

Обратите внимание, что при отсутствии ШР на предприятии невозможно правильно составить приказ о приеме на работу сотрудника и оформить с ним трудовое соглашение, а также внести данные в электронные или бумажные трудовые книжки.

Ввод и изменения штатного расписания

Штатное расписание в программе представляется в виде набора (списка) позиций и хранится в справочнике Штатное расписание (раздел Главное — Штатное расписание или раздел Кадры — Штатное расписание). Под позицией понимается строка штатного расписания — конкретная должность в конкретном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. Имеется возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее, зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Соблюдение штатного расписания.

Штатное расписание в организации может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.

Можно ли изменить штатное расписание?

Работодатель вправе, исходя из конкретной финансово-экономической деятельности, менять штатное расписание. В трудовом законодательстве нет ограничений на количество правок штатного расписания. Поэтому работодатель может действовать как главный герой повести– «я тебя породил, я тебя и убью». То есть сначала ввести необходимую должность, а потом ее сократить.

Чаще всего, изменение штатного расписания связано с изменением оклада работника. Например, работодатель индексирует работникам зарплату и, соответственно, меняются оклады.

В некоторых случаях работодатель вынужден уменьшать размер заработной платы. Тогда после выполнения всех необходимых процедур – уведомление работника за 2 месяца, получение согласия, подписание дополнительного соглашения к трудовому договору, нужно изменить и штатное расписание.

Менять штатное расписание можно двумя способами: переутверждать новое расписание либо приказом вносить изменение в первоначально утвержденное расписание.

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

• наименование хозяйствующего субъекта;
• название и номер распоряжения;
• место и дата создания документа;
• даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
• ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
• указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
• подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Далее события развиваются следующим образом:

• Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
• Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
• Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.

Когда утверждается на следующий срок?

Даты составления, подписания и ввода штатного расписания в действие, как правило, не совпадают. Для обеспечения бесперебойного и правильного действия штатного расписания, его нужно утверждать примерно за 2 месяца до окончания финансового года. А дату вступления в силу обозначить с 1 января следующего года.

В данном случае, у сотрудников отдела кадров и бухгалтерии будет достаточно времени осуществить все манипуляции, связанные с произошедшими изменениями:

1. Перезаключить трудовые договоры.
2. Уведомить соответствующих лиц об изменениях.
3. Пересчитать оклады.
4. Внести изменения в трудовые книжки и должностные инструкции.

Должности в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании должны быть идентичными.

Штат отдела по разработке и поддержке сайта

 Должность 

 Обязанности 

 Зарплата,
 руб/мес.

 Специалист по 
 интернет-рекламе 

Планирование, разработка, анализ 
эффективности рекламных кампаний 

 14 000

 Редактор 

Подготовка материалов для 
публикаций, верстка страниц 

 7 000

 Программист 

Программирование и поддержка 
сайта, верстка страниц 

 11 200

 Дизайнер 

Изготовление баннеров, верстка 
страниц 

 11 200

 Верстальщик 

Верстка страниц 

 7 000

 Итого: пять штатных единиц 

 50 400

Это и есть пример не организующей структуры отдела, а оргструктуры для «раздувания» штата. Здесь в обязанности четырех из пяти человек входит верстка страниц. Это избыточно, и если сверстанных страниц вовремя не окажется — концов не найти: никто персонально не отвечает за результат, но все «работают». Каждый ответит, что он делал что-то другое (планировал, программировал и т.д.). Даже верстальщик может быть искренне убежден, что это должны были сделать остальные трое (программист, дизайнер, редактор). К тому же в предложенном штатном расписании нет руководителя всего проекта.

Организующая структура учреждения

 --------------------------------¬
 ¦ Учредитель ¦
 ¦(его полномочный представитель)¦
 L--------------T--T--------------
 ¦ ¦/
 /
 /
 --------------------------------¬
 ¦ Директор ¦
 ¦ ¦
 L----------------T---------------
 ¦
 ------------------¬ ¦ --------------------------¬
 ----------------------¬ ¦Юридический отдел¦ ¦ Отдел информационных¦ ¦ (аутсорсинг) ¦ +->¦коммуникации и канцелярия¦
 ¦технологий (IT-отдел)¦ L------------------ ¦ L--------------------------
 ¦ (аутсорсинг) ¦ L---------------------- ¦
----------T-----------------T----------------------------+----------T---------------------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦/
¦ ¦ ¦ ¦ ¦/ ----------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ -----------------------------¬ ¦Заместитель директора¦
¦ ¦ ¦ ------------------¬¦/¦Первый заместитель директора¦ ¦ по общим вопросам ¦
¦ ¦ ¦ ¦Главный бухгалтер+-- ¦ (основные подразделения) ¦ ¦ (АХО) ¦
¦ ¦/ ¦/ L--------T--------- L---------------T------------- LT----------TT---------
¦-----------------¬-----------------¬ ¦/ ¦/ ¦ /
¦¦Отдел управления¦¦Отдел маркетинга¦ ----------------¬ -----------------------------¬ ¦ - - - - - - - - -¬
¦¦персоналом: ¦+----------------+ ¦ Бухгалтерия ¦ ¦ "Производственные" отделы ¦ ¦ ¦ --------------¬
¦¦- Сектор приема ¦¦- Сектор сбора и¦ +---------------+ +-------------T--------------+ ¦ ¦Обслуживающий¦ ¦
¦¦и распределения ¦¦анализа ¦ ¦- Сектор ¦ ¦Сектора и ¦Участники ¦ ¦ ¦ ¦ персонал ¦
¦¦персонала. ¦¦информации, ¦ ¦подготовки ¦ ¦отделы ¦секторов по ¦ ¦ ¦ здания ¦ ¦
¦¦- Секто𠦦изменений ¦ ¦отчетов. ¦ ¦основной ¦оказанию ¦ ¦ ¦ L--------------
¦¦мотивации ¦¦конъюнктуры ¦ ¦- Сектор работы¦ ¦деятельности:¦дополнительных¦ ¦ --------------¬ ¦
¦¦персонала ¦¦рынка и ¦ ¦с банками и ¦ ¦- Сектор 1. ¦платных услуг:¦ ¦ ¦ ¦ Сантехники ¦
¦L-----------------¦ценообразования.¦ ¦Казначейством. ¦ ¦- Сектор 2. ¦- Участок 1. ¦ ¦ L-------------- ¦
¦----------------¬ ¦- Сектор рекламы¦ ¦- Сектор ¦ ¦- Сектор 3 ¦- Участок 2. ¦ ¦ ¦ --------------¬
¦¦Отдел по связям¦ ¦и публикаций. ¦ ¦расчетно- ¦ ¦ ¦- Участок 3 ¦ ¦ ¦ Электрики ¦ ¦
++ с ¦ ¦- Сектор ¦ ¦кассовых ¦ L-------------+--------------- ¦ ¦ L--------------
¦¦общественностью¦ ¦продвижения на ¦ ¦операций. ¦ ¦ (аутсорсинг) ¦
¦+---------------+ ¦рынок ¦ ¦- Сектор учета ¦ ¦ L - - - - - - - - -
¦¦ Отдел развития¦ L----------------- ¦ТМЦ. ¦ ¦/
++ и коррекции ¦ ¦- Сектор ¦ ----------------¬
¦¦ организации ¦ ¦подготовки ТЭО ¦ ¦Вспомогательный¦
¦+---------------+ ¦проектов, ¦ ¦ персонал ¦
L+ Учебный центр ¦ ¦расчета бизнес-¦ LT---------------
 L---------------- ¦планов и ¦ + Уборщица -
 ¦управленческого¦ ¦1 штат. ед.
 ¦учета. ¦ + Дворник -
 ¦- Сектор ¦ ¦1 штат. ед.
 ¦финансового ¦ + Охранник -
 ¦анализа и ¦ ¦2 штат. ед.
 ¦прогнозирования¦ L Другие - по
 L---------------- 1 штат. ед.

Рассмотрим некоторые ее составляющие более подробно.

Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их?

Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда?

На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка — удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.

В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:

• фамилия и инициалы работника, замещающего позицию в штатном расписании;
• количество штатных единиц, замещаемых работником (например, по плану в штатном расписании утверждена 1 шт.ед. по должности «инспектор по кадрам», а по факту принят совместитель на 0,5 шт.ед.);
• надбавки и доплаты, установленные конкретному работнику, с учётом количества шт.ед., которые он замещает.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:

• Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
• Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
• Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
• Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
• При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Похожие записи:

• Программа «Молодая семья» в 2023 году — условия ипотеки
• Как получить статус матери одиночки в 2023 году: этапы оформления
• Как по извещению узнать кто вам послал заказное письмо