Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что нужно знать бизнесу о защите персональных данных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 марта 2023 года компании должны будут уведомлять Роскомнадзор о зарубежных поставщиках, которые получают доступ к личным данным россиян (ст. 12 Закона № 152ФЗ). РКН, в свою очередь, пример решение можно ли передавать данные этим контрагентам или нельзя. О своем решении компанию уведомят в течение 10 рабочих дней.
Обработка персональных данных в 2023 году
Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных – определенному или определяемому физическому лицу.
Обработка персональных данных – это действие или совокупность действий, которые совершают с персональными данными сотрудника. Например, когда вы собираете и записываете персданные соискателя, чтобы заполнить трудовой договор при трудоустройстве. Также, если вы владелец интернет-сайта и собираете данные ваших посетителей через специальную форму, то вы тоже занимаетесь обработкой персональных данных.
Высокая степень вреда присваивается, если:
- ведётся обработка биометрических ПД с целью установления личности субъекта, которому они принадлежат. Исключение – случаи, когда обработка таких данных прямо предусмотрена законом;
- ведётся обработка ПД, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, сведений о судимости. Исключение – случаи, установленные федеральными законами для специальных категорий ПД;
- ведётся обработка ПД несовершеннолетних для исполнения или заключения договора;
- обезличиваются ПД для оказания услуг по прогнозированию поведения потребителей товаров и услуг, а также других исследований, не предусмотренных п. 9 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ;
- иностранному гражданину поручено вести обработку персональных данных граждан РФ;
- осуществляется сбор ПД с помощью баз данных, находящихся за пределами РФ.
Общедоступные персональные данные
Персональными данными по Закону № 152-ФЗ считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).
На передачу или распространение данных о ком-либо требуется согласие их субъекта, за исключением случаев, установленных законодательством (согласие не требуется при передаче ПД определенным органам и в определенных случаях).
К сведению: не требуется согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, в ФСС, ПФ РФ, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ, суд (Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).
Ранее в Законе № 152-ФЗ было такое определение: общедоступные персональные данные – это ПД, доступ неограниченному кругу лиц к которым предоставлен с согласия субъекта ПД или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. То есть эти данные размещались их субъектом или с его согласия в общедоступных источниках. Статья 8 Закона № 152-ФЗ относит к таким источникам справочники, адресные книги. Это также могут быть социальные сети и другие интернет-ресурсы.
К общедоступным сведениям относились фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, фото и др. Общедоступные сведения в любое время могли быть исключены из общедоступного источника по требованию субъекта ПД либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.
Требования к согласию
Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.
Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).
В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.
Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.
Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.
Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.
Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.
Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.
Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.
Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:
в течение трех рабочих дней с момента обращения;
или в срок, указанный в постановлении суда;
или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.
Положения ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ не распространяются на случаи обработки персональных данных органами власти.
К сведению: уведомлять Роскомнадзор о том, что сотрудники дали согласие распространять информацию о них, не нужно (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).
Что входит в обязанности работодателя
С 1 сентября 2022 требования, которые ранее носили рекомендательный характер, стали обязательными (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ).
Справка! Персональные данные — любые сведения, прямо или косвенно относящиеся к определённому физическому лицу: ФИО, адрес, информация о дате и месте рождения, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах, биометрические данные (фото, отпечатки пальцев, запись голоса). Граждане предоставляют ПД при трудоустройстве работодателю, при участии в договорных отношениях в качестве потребителя различных услуг (медуслуг, услуг связи, банковских продуктов и т.п.).
Что обязан сделать работодатель:
- назначить ответственного за обработку ПД (это может быть структурное подразделение или отдельный сотрудник);
- издать и опубликовать документы, определяющие политику в отношении обработки ПД (политику в отношении обработки ПД можно размещать, в том числе на страницах интернет-сайта, принадлежащего оператору);
- проводить внутренний контроль и (или) аудит на предмет соответствия действующему законодательству и требованиям к защите персональных данных (способ контроля и подтверждение его проведения нужно прописать в отдельном локальном нормативном акте);
- оценивать вред, который может быть причинён субъектам персональных данных в случае нарушения закона (пока методику оценки компании могут выбрать самостоятельно, с 1 марта 2023 года методику определит Роскомнадзор);
- ознакомить работников, осуществляющих обработку ПД, с положениями законодательства РФ о персональных данных;
- соблюдать и контролировать выполнение других требований, предусмотренных ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.
Как и когда нужно уведомлять Роскомнадзор
Об обработке персональных данных следует уведомлять Роскомнадзор. Уведомление подаётся однократно по каждому работнику в управление ведомства в субъекте РФ по месту регистрации компании в налоговом органе.
Уведомление подаётся в бумажном или электронном виде. Во втором случае отправить документ можно посредством портала Роскомнадзора, предварительно подписав УКЭП. Сразу после того, как ведомство подтвердит получение уведомления, можно приступать к обработке персональных данных.
Когда можно не подавать уведомление
Такие случаи предусмотрены ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ:
- персональные данные включены в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
- оператор осуществляет деятельность по обработке персональных данных без использования средств автоматизации;
- персональные данные обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством РФ о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.
Что изменится с 1 марта 2023
Часть изменений, предусмотренных Законом от 14.07.2022 № 266-ФЗ, имеет отложенное действие и вступит в силу с 1 марта 2023 года. В частности, начнут действовать положения о трансграничной передаче данных (физлицам, компаниям и органам власти иностранных государств).
В зависимости от того, в какую страну планируется передать сведения, режим трансграничной передачи может быть уведомительным и разрешительным. Уведомительный режим работает в отношении передачи данных в страны, обеспечивающие адекватную защиту данных. Прежде всего, это страны — участники Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также страны из перечня Роскомнадзора (Приказе от 14.09.2021 № 183). Взаимодействие со странами, которые не обеспечивают адекватную защиту персональных данных, должно осуществляться через разрешительный режим.
Операторы персональных данных перед началом трансграничной передачи персональных данных должны уведомить об этом Роскомнадзор. В свою очередь, ведомство может её ограничить или запретить (п. 7 ст.1 № 266-ФЗ).
Действия субъекта в случае незаконного распространения ПДн
Ситуации, связанные с неправомерной передачей частных сведений, бывают разными, и каждый субъект вправе сам решать, как отстаивать собственные интересы:
- обращение в судебные органы с иском, где прописано требование прекратить обработку, заблокировать доступ к ПДн, возместить материальный и моральный ущерб;
- подача жалобы в Роскомнадзор, который инициирует дополнительную проверку, и если будут выявлены нарушения, предпримет адекватные меры;
- обращение в правоохранительные структуры позволит в случае удачного завершения дела добиться несения нарушителем административной либо уголовной ответственности. В полицию имеет смысл обращаться, если отсутствует достаточно убедительная для судебного производства доказательная база, подтверждающая вину оператора.
Требования к согласию
Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.
Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).
В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.
Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.
Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.
Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.
Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.
Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.
Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.
Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:
-
в течение трех рабочих дней с момента обращения;
-
или в срок, указанный в постановлении суда;
-
или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.
Новые требования к трансграничной передаче персональных данных
Изменения в части трансграничной передачи данных вступают в силу 1 марта 2023 года
Как осуществлять трансграничную передачу данных. Наиболее обсуждаемыми стали изменения, касающиеся трансграничной передачи. Тут новый закон действительно меняет ситуацию коренным образом. Оператор до того, как начнет трансграничную передачу, обязан уведомить об этом Роскомнадзор. Операторы, которые уже занимаются такой работой, обязаны подать уведомление не позднее 1 марта 2023 года. Новелла прямо требует направлять его отдельно от уведомления об обработке персональных данных.
Закон подробно описывает, какую информацию должно содержать уведомление. Более того, обязывает оператора получать от иностранных госорганов или лиц, которым будут передавать данные, сведения об уровне защиты прав субъектов персональных данных в этом государстве. Сделать это необходимо до того, как компания подаст в Роскомнадзор уведомление.
П. 5 ст. 6 Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О персональных данных“, отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившей силу части четырнадцатой статьи 30 Федерального закона „О банках и банковской деятельности“»
Сейчас многие компании должны выбрать: подать уведомление до 1 марта 2023 года или отложить подачу, чтобы собрать информацию и проследить, как будет развиваться практика. Пока что нет ответственности за неподачу уведомления в срок. Поэтому второй подход, хотя и рискованный, может оказаться разумным в некоторых случаях.
Однако важно помнить, что в уведомлении об обработке персональных данных компании также указывают, осуществляют ли они трансграничную передачу. Следовательно, операторы, подавшие указанное уведомление и включенные в реестр операторов персональных данных, не смогут «подождать». Оператор, когда направит уведомление, может осуществлять трансграничную передачу только в странах, которые указал в уведомлении и которые Роскомнадзор признал обеспечивающими адекватную защиту прав субъектов. Это, в частности, государства-стороны Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных.
Когда Роскомнадзор не признал, что страны из уведомления обеспечивают адекватную защиту, оператор сможет передавать данные, если Роскомнадзор рассмотрит уведомление и не вынесет решение о запрете или об ограничении такой передачи. Роскомнадзор должен рассмотреть уведомление в течение 10 рабочих дней. Этот срок могут продлить, если Роскомнадзор направит запрос оператору.
Какие есть требования к согласию на обработку ПД
Согласие на обработку персональных данных должно быть предметным и однозначным, в частности, в отношении:
- цели обработки персональных данных;
- перечня персональных данных, на обработку которых даёт согласие их субъект;
- наименования или ФИО и адреса лица, осуществляющих обработку персональных данных по поручению оператора;
- перечня действий с персональными данными, в отношении которых даётся согласие, и описания способов обработки персональных данных, которые использует оператор;
- срока, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных и способу его отзыва.
Если субъект ПД отказывается предоставить обязательные персональные данные, ему нужно разъяснить последствия такого отказа (ч. 2 ст. 18 Закона № 152-ФЗ)!
Для каждой цели обработки персональных данных нужно отдельно указывать:
- категории и перечень персональных данных
- категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
- способы и сроки хранения персональных данных;
- порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки (ст. ст. 18.1, 21 Закона № 152-ФЗ).
Что конкретно изменится для бизнеса и покупателей.
Если раньше обращение с персональными данными регулировалось «Законом о персональных данных», теперь добавился ещё и закон «О защите прав потребителей».
Покупатель может запросить, с какой целью собираются его персональные данные. Если обращение устное, продавец обязан дать ответ немедленно, если подано письменно, в электронной или иной форме, на разъяснение даётся семь дней. Контролем вопроса займётся Роспотребнадзор.
Когда можно требовать ПД.
Персональные данные для заключения договора можно потребовать в двух случаях.
- Если без них продавец не может выполнить свои обязательства по договору. Например, необходимы адрес и телефон для доставки товара или адрес электронной почты, чтобы отправить на него билеты на мероприятие, если скачать их напрямую с сайта нельзя.
- В установленных законом случаях. Например, при заключении договора с мобильным оператором, банком, микрофинансовой организацией, при продаже ювелирных украшений на сумму свыше 40 000 рублей.
Что по этому поводу говорит закон
Статья о неразглашении персональных данных третьим лицам содержится в ФЗ № 152 от 27.06.2006 (ст. 7). Но факт существования этой статьи не предоставляет право директору бюджетной организации по умолчанию возлагать ответственность на работников, которые имеют доступ к личным данным.
Руководитель обязан оформлять обязательства о неразглашении сведений о работниках в соответствии с Постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687. В пункте 6 Постановления говорится, что сотрудники, которые обрабатывают данные, должны быть проинформированы, что обрабатывают именно личные данные, а также об особенностях и правилах такой работы. Последние должны быть установлены нормативными правовыми актами.
Помимо этого, для защиты личной информации работников директор бюджетной организации обязательно издает приказ, которым назначаются лица, ответственные за обработку (ч. 1 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ).
Обязательство о неразглашении персональных данных
Персонал бюджетной организации, имеющий доступ к информации о сотрудниках, обязан подписать документ, который предусматривает неразглашение персональных данных. Это понятие включает в себя:
- Свободу и защиту прав работников, что контролируется федеральным законодательством. Семейные тайны и личная жизнь сотрудников являются тайной и не должны разглашаться третьим лицам.
- Бумажное закрепление в виде приказа данных прав, в котором прописывают число работников, имеющих право доступа к сведениям о сотрудниках предприятия.
В оформленном документе работники предоставляются и снимают с себя право:
- передавать такую информацию персонала третьим лицам;
- использовать контактные данные и любые сведения о работниках с целью извлечения выгоды;
- скрывать информацию о том, что кто-то пытается получить данные о персонале.
Закон не предусматривает определенного типа документа, в котором закрепляется согласие заказчика на обработку сведений о нем. Однако такой документ должен ясно доступно и предельно понятно излагать факт истребования таких данных и позволять человеку делать конкретный, информированный и сознательный выбор.
Для работы с информацией о покупателе должны иметься соответствующие внутренние документы. В них отражаются обоснование необходимости получения таких данных, механизм работы с ними, порядок назначения ответственного лица, обрабатывающего такие данные.
Справка! Эти документы должны находиться в публичном доступе. В них должно быть предусмотрена возможность выражения согласия на предоставления информации для получения услуги или выполнения работы.
Положение о персональных данных сотрудников
Данное Положение необходимо составить и утвердить на всех предприятиях. Работодатель устанавливает порядок работ и другие процедуры самостоятельно, но с учетом требований ТК РФ и иных федеральных законов. Все сотрудники, которые оформляются на работу, расписываются на листе ознакомления с Положением.
Структура Положения состоит из следующих разделов:
- основные положения;
- получение данных, их систематизирование;
- хранение персональных сведений;
- использование, обрабатывание сведений;
- передача данных;
- гарантия сохранения конфиденциальности.
Структура документа может быть скорректирована с учетом особенностей функционирования предприятия.