Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации приказов по основной деятельности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Зачем нужен журнал распорядительных актов

Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:

• упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
• в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
• в любой момент узнать общее количество распоряжений;
• зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.

Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:

• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственной деятельности;
• по личному составу (кадрам).

К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:

• назначение руководителей организации;
• создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
• утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
• расследование несчастного случая;
• создание профсоюза и различных комиссий;
• определение порядка финансирования;
• назначение ответственных лиц;
• наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
• порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
• проведение организационных мероприятий;
• другие, касающиеся профильной работы компании.

Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.

Для чего нужна книга регистрации приказов

В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

1. Хозяйственную сферу.
2. Планирование.
3. Порядок отчетности.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о защите персональных данных
• Положение о заработной плате и премировании.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

• «В» — статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• «О» — для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• «КМ» — приказы по командировкам работников.
• «К» — кадровые.
• «ЛС» — по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Правила внесения изменений или исправлений в журнал регистрации приказов законодательно не предусмотрены. Эти правила разрабатываются администрацией каждой организации самостоятельно. Традиционно при исправлении рекомендуют распечатать новый бланк журнала, скопировать записи до ошибочной (пропущенной). Затем надо сделать исправленную запись. Если нужно вписать пропущенный приказ, он записывается под дробным номером (например, после приказа №14, будет вписан приказ №14/1).

Формально исправления корректором, исправляющие надписи, внесенные ручкой или карандашом в записи, не могут быть причиной претензии со стороны государственной инспекции. Но, при возникновении судебного разбирательства, связанного с конкретным приказом, суд обратит внимание на коррекцию. И может возникнуть сомнение в добросовестности делопроизводства в конкретной компании. Поэтому ошибки желательно минимизировать.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

• возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

• учет изданных документов;
• контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
• поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Как закрыть книгу регистрации приказов

Предназначение журнала регистрации приказов по личному составу При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников. При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия.

Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации. Приказ является основанием для внесения данных в личную карточку работника. Нумерация приказов производится в рамках одного года, начиная с первого рабочего дня в календарном году. Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

• о приеме сотрудника на работу;
• увольнении сотрудника;
• переводе сотрудника на другую должность;
• совмещении сотрудника;
• совместительстве сотрудника;
• заработной плате;
• командировке;
• отпуске, декрете;
• награждении;
• изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

• Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
• Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
• Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

• наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
• наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
• наличие заголовка документа;
• наличие текста приказа;
• наличие подписи руководителя работодателя;
• наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

• работников компании, ответственных за хранение и ведение;
• замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;
• периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.

Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

• о приеме на работу;
• о предоставлении отпусков;
• о поощрениях;
• об увольнениях.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

1. Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
2. Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
3. Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
4. Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
5. Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
6. После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
7. Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Хранение журнала и основные сроки

Сроки хранения регистрационных бумаг – 75 лет.

Один вид журнала, где обязательно отображается информация:

• По продолжительным командировкам.
• По ситуации, когда сотрудник меняет фамилию.
• По отпускам
• О поощрениях.
• На счёт повышения квалификации.
• Если сотрудник увольняется.
• Если профессии совмещаются.
• Об оплате труда
• О дежурствах.
• Для приёмов на работу, переводов с одного места на другое.

Есть ещё один вид регистрационных журналов, они хранятся пять лет. Распоряжения в них отражаются в случае:

1. Непродолжительных командировок.
2. Дежурств.
3. Учебных, ежегодных отпусков
4. Дисциплинарных взысканий.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – бланк содержится тут.

Зачем необходима регистрация?

Регистрация — это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.

Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.

Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.

Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.

Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.

Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина — одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.

Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения — 5 лет. А приказы по личному составу — уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.

Правила заполнения журнала регистрации приказов

Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.

1. Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
2. Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
3. Формат даты – стандартный: «дд.мм.гггг».
4. В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
5. В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.

Похожие записи:

• Статья 69. Лишение родительских прав
• Можно ли материнский капитал потратить на ремонт квартиры в 2023 году изменения
• Все, что вы хотели знать про налог на прибыль: ставки, сроки, декларирование