Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Процесс заверки книжки при отсутствии работы
Могут возникнуть такие случаи, когда процесс заверки копии трудовой книжки необходим, если человек нигде не работает. Очень часто данная необходимость возникает у пенсионеров. Причем запись в копии трудовой книжки «работает по настоящее время», естественно, не ставится.
Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию. Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает. Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.
Как заверять копию трудовой книжки
В трудовой книжке специалиста кадровик ставит номер порядковой записи и дату приема на работу по совместительству после записи об основной должности. В сведениях о работе указывается должность, структурное подразделение, в которое принят сотрудник. Обязательно прописывается, что данная работа является для него совмещением. Основанием записи служит приказ о приеме на дополнительную должность, кадровик пишет его номер и дату.
Кадровик основного места работы делает запись в трудовой книжке сотрудника о приеме его на работу по совместительству, основанием которой является один из представленных документов. Причем указывается полное наименование организации, название должности и структурного подразделения дополнительного места работы. Справку на фирменном бланке о работе по совместительству работнику рекомендуется хранить в трудовой книжке и предъявлять, когда потребуется.
Заполнение и получение трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника в трудовой делается запись, где указывается дата, причина и документ, согласно которому увольняется работник. Это может быть приказ, акт, распоряжение. При увольнении с одного места работы по причине перевода на другое место делается отметка об увольнении с обязательным указанием причины: просьба работника или его согласие. Здесь следующая запись будет указывать на то, принят работник или переведен.
Выдается книжка сотруднику в тот день, когда ТД прекращает действие. Если сотрудник не может получить на руки трудовую, то работодатель обязан уведомить о надобности явиться в отдел кадров для получения документа. Для отправки данного документа по почте, необходимо согласие работника. Этим работодатель снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Получая трудовую книгу, работник расписывается в учетной книге движения трудовой и в личной карте. Трудовые книги, вкладыши и их копии должны сберегаться у работодателя до момента их востребования. Книжки, что не были востребованы, хранятся 75 лет.
Заверение копии трудовой книжки
Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.
Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.
Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?
Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.
Как заполнять дубликат
Порядок такой:
- Берем чистый бланк.
- На первой странице сверху пишем «Дубликат».
- Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
- Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
- Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
- Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.
Здесь тоже имеются нюансы:
- данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
- внесенную информацию не заверяем.
Нужно ли заполнять последнюю строчку в трудовой книжке
Заполнение трудовой книжки: пропуск строк Проблематичным является вопрос о пропусках строчек в документе. Законодательство четко не регламентирует, что этого делать не следует или наоборот. Если допущены такого рода неточности в трудовой, то это не будет серьезным нарушением, так как порядковый номер есть у любой информации в книжке.
Но случаи бывают самые разнообразные. Примером может служить оформление сведений о работе и награждениях, где под информацией в третьей графе пишется следующая запись, если в четвертой графе занято больше строк, чем в предыдущей.
В этом случае ответственный человек должен начать новую запись без наложения одних данных на других. То есть пропустить строчку в третьей графе.
Проще говоря, запись во всех колонках должна начинаться на одном уровне.
Внимание Но самое главное, датами и подписями записывают сроки работы работника у того или иного работодателя на конкретной должности, а также причины увольнения, которые могут стать определяющими.
Так или иначе, но именно работодатели должны знать, как правильно оформляется трудовая книжка, ведь в соответствии с законом, ведь именно на них лежит ответственность по её ведению и заполнению, в особенности, если человек начал работать впервые, после учебы, и она у него чистая.
Важно Попросту это значит, что работник никогда раньше не занимался трудовой деятельностью, а это предполагает то, что именно нынешний работодатель должен завести на имя работника трудовую книжку.
Конечно, подобное положение вещей
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Про выписку из трудовой книжки рассказано здесь.
Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.
Ответственный за ведение трудовых книжек
Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.
Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.
У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.
Общие правила внесения записей о приёме на работу
Каждая внесённая в трудовую работника запись, включает в себя конкретные сведения, отражающие характер происходящих миграций. Они опираются на совершенно уникальные данные о событии. Кроме этого записи имеют унифицированную форму, определяющую их принадлежность к правообразующим тенденциям. Им свойственны характеристики:
- Формализм и лаконичность.
- Отсылка к другим сведениям: приказу и ст. ТК РФ, на базисе и со ссылкой на которые сделана запись.
- Соблюдение порядковой нумерации вносимых сведений.
- Указание даты приёма на работу.
- Чёткое обозначение предприятия, которое трудоустраивает специалиста.
- Обязательное указание места работы, куда трудоустраивается работник.
- Чёткость и разборчивость почерка, отсутствие помарок и ошибок.
Такой подход поможет избежать неверной записи в трудовой книжке и последующих проблем при подсчёте стажа!
Ответственность за неправильное заполнение книжки
Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.
Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:
- Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
- Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
- Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.
Порядок переноса записи из трудовой книжки во вкладыш
Прежде чем вшивать и вписывать вкладыш в книжку, лучше его заполнить.
Если сотрудник вдруг допустит ошибку, можно будет просто взять новый документ.
Чтобы было понятно, какой именно вкладыш относится к конкретной трудовой книжке, ставится штамп «Выдан вкладыш», где указывается его индивидуальный номер и серия. Штамп ставят на титульный лист трудовой книжки.
Иной способ, например надпись от руки, законодательством не предусмотрен. Вкладыш крепится к книжке не клеем, скрепками или иным способом, а только вшивается нитками.
Пришивать его можно в начало, середину или конец. Оформление титульного листа вкладыша осуществляется на основании документов работника.
Сведения из этой части вкладыша более актуальны, чем в самой трудовой книжке. Переносить старые записи не нужно.
Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки
Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне.
В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.
Трудовую заполняет человек, компетентный в этих делах. Проведение данной процедуры в основном проводит руководитель компании, работник по кадрам, другой человек (в силу своих обязанностей).
Этим лицам нужно знать, какие документы могут помочь:Печать, которая стоит на пустых строках, уже делает их по факту оформленными. Здесь не следует вносить что-либо из данных новой компании. Соответственно, нужно сделать пропуск ровно настолько, насколько позволяет данный оттиск. Только после этого можно производить фиксирование информации о том, что гражданин принят на работу.
Общие правила говорят о том, что печатью утверждаются данные, записанные в книжке сотрудника, только после его увольнения с прежнего места работы. После этой процедуры в другой компании будет производиться следующая запись. При этом сомнения возникают, если печать поставлена на свободных строках.
Можно ли в трудовой книжке заходить на другой столбик
Наказания не фиксируют в книжке, лишь с одним исключительным моментом – когда взыскания послужили причиной увольнения.
Оформление книжки осуществляется на любого работающего гражданина, который трудится в организации больше пяти дней.
Делается это путем признания прежних данных недействительными. Начать следует ниже неверной информации. Ставится номер (следующий по порядку) в первую графу.
Затем нужно написать число по факту (сегодняшняя дата). Записи в трудовой После этого вносится верная запись без пропусков строк. В четвертой графе фиксируется указание на соответствующую документацию, которая является подтверждением слов (приказ, решение и так далее). Важные требования Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности.
Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств.
Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя. Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны.
Только после этого можно производить фиксирование информации о том, что гражданин принят на работу. Как внести изменения в трудовой книжке, если пропуск между записями – две строчки? Если данные зафиксированы одной организацией и между ними нет печати, то пропуск двух и более строк – большая ошибка.
Это объясняется возможностью написания в пустом месте незаконной информации (к примеру, изменения срока, должности и так далее). Ошибки, которые могут допустить заполняющие лица, здесь можно исправить предписанным образом (не зачеркивая, а признавая запись под определенным номером недействительной). Информация утверждается подписью и печатью.
Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.
Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.
Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:
- ТК РФ.
- Постановление правительства РФ № 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения.
- Приказ Министерства труда № 69 от 10.10.2003, где содержится инструктаж.
Также каждому важно знать следующие моменты:
- Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
- Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
- Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.