Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить передачу дел при увольнении работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.
Зачем нужна передача дел
Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.
Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:
- дата составления;
- место издания;
- регистрационный номер формуляра;
- перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
- суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
- подпись директора и печать фирмы.
Распоряжение передать материалы нанимателя
Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.
Данные, которые содержит документ:
- Наименование организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
- Дата, когда будет происходить процедура.
- Перечень ценностей, которые будут передаваться.
- Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
- ФИО ответственного лица.
Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.
По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.
Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.
Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.
Что делать в нередкой ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?
Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на момент прихода нового работника.
Особенности ухода главного бухгалтера
У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.
С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.
По представленной теме сделаем несколько выводов:
- При увольнении главного бухгалтера и других материально ответственных лиц проводится процедура передачи дел.
- Передаваться могут не только документы, но и ТМЦ.
- Законом процедура передачи дел и материальных ценностей не определена.
- С целью регламентировать порядок передачи, руководителем издается приказ. С ним должны ознакомиться все заинтересованные сотрудники.
- Для того, чтобы передать ТМЦ, издается отдельный приказ.
- Дополнительно нужно составить акт приемки-передачи. Он содержит перечень всех передаваемых ценностей.
- Все распорядительные документы в компании обязательно должны содержать подпись директора. Иначе они не будут иметь юридической значимости.
- Все приказы издаются в единственном экземпляре, при необходимости можно снять копию и заверить ее подписью руководителя.
- Образец распоряжения не утвержден на законодательном уровне. Документ оформляется по форме, утвержденной в организации.
Что такое «Акт приема-передачи дел» и как нужно его составлять
Интересно, что инициатором такого действия, как правило, выступает директор. Ведь именно он вместе с новоявленным совместителем заинтересован в наведении порядка. Но иногда складывается такая ситуация, что старый работник уходит, не подписав акт приема-передачи дел. Это может случиться из-за стечения обстоятельств или намеренных проволочек. Порой сотрудник, зная свои недочеты, специально тянет время. Ведь каждый знает, что руководитель не может задержать его трудовую книжку или окончательный расчет, а обязан выдать все это в день увольнения. Работник просто уходит, а наниматель вынужден искать выход из создавшейся ситуации. Как быть новому владельцу, если ему достается бесхозный объект? В этой ситуации не стоит огорчаться. Нужно просто принять дела по факту, чтобы не отвечать за чужие ошибки. Иногда директор в качестве промежуточного шага временно принимает дела на себя, а уж потом передает их новому работнику. Можно и так, но все равно нужно помнить об ответственности за совершенные действия.
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера
- акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
- до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
- сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).
Процедура проверки, пересчета, передачи дел и ценностей
Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяют фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводят их пересчет. Информацию о них тоже фиксируют в описи.
Для материально-ответственных лиц, передающих большой объем ценностей, проводят полноценную инвентаризацию с оформлением инвентаризационной описи, сличительной ведомости (в случае выявления отклонений). Ее результаты впоследствии включают в акт-приемки передачи.
Если помимо ценностей и документов необходимо получить сведения о находящихся в работе проектах и их текущем состоянии, целесообразно запросить с увольняющегося письменный отчет. Его составляют в произвольной форме. Он содержит подробную информацию по каждому рабочему проекту, стадии его выполнения, планируемых на ближайшее время шагах для его реализации.
Возможна ситуация, когда помимо всего вышеперечисленного необходимо, чтобы уходящий сотрудник обучил преемника базовым приемам выполнения работы. Например, это может быть обучение формированию отчетов в программе. Такие действия так же можно предусмотреть в плане передачи дел, а факт их совершения зафиксировать впоследствии в акте приемки-передачи.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
Образец плана передачи дел при увольнении
Для того чтобы ничего не упустить, нужно тщательно все спланировать. Основные стадии при сдаче должностных полномочий и материальных ценностей выглядят так:
- Работник написал заявление об увольнении.
- Руководство организации издает приказ о назначении инвентаризации дел и вверенного ему имущества (проверки).
- Проведение инвентаризации (проверки).
- Сличение фактических показателей с учетными.
- Передача всех дел уполномоченному лицу или новому работнику.
- Составление и подписание акта о передаче дел.
- Расчет с уволенным сотрудником.
В качестве сопутствующих документов можно задействовать акт приема-передачи документов, если, например, работу покидает бухгалтер или кадровик. Это позволит убедиться в наличии и нормальном состоянии учетной документации, а также систематизировать ее. Поэтому такой акт должен не просто зафиксировать факт передачи бумаг новому должностному лицу, но и прояснить для него регламент работы фирмы и конкретного подразделения.
До последнего рабочего дня сотрудники обязаны исполнять все, что написано в их инструкциях и договорах. Поэтому, если увольняющееся лицо отказывается передавать документы, вводить в курс преемника или участвовать в инвентаризации, руководство вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Например, по нормам ст. 192 ТК РФ, работодатель может сделать сотруднику замечание или объявить выговор. Если и это не помогло, то можно сменить основание для расторжения трудовых отношений и уволить работника на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В некоторых случаях, например, при уходе главбуха или руководителя, это можно сделать независимо от того, подал ли он заявление об увольнении по собственному желанию.
Правовые документы
- Статья 60 ТК РФ. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором
- Статья 192 ТК РФ. Дисциплинарные взыскания
- Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
Особенности ухода главного бухгалтера
У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.
С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.
Генеральный директор ООО: увольнение по собственному желанию
Возникает ситуация, когда процесс передачи важной документации новому директору не представляется возможным, тогда встает вопрос о сохранении ценных с материальной и идеологической точки зрения бумаг. Этот вопрос каждый директор решает самостоятельно с учетом сложившихся обстоятельств.
Генеральный директор является единственным исполнительным органом общества и несет ответственность за законность проводимых фирмой действий. Много времени потребуется, чтобы найти нового грамотного топ-менеджера для замены нынешнего на руководящем посту. Да и бумажное оформление увольнения займет большой период времени. Ранняя подача заявления важна и для самого генерального директора, чтобы четко разграничить сроки, когда он был руководителем, и время ухода от принятия решений.
Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:
- в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
- в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).
Рекомендации по оформлению акта
Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.
Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.
Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).
Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.
В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.
Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.
Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.