Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о возмещении расходов сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Документы для возврата денежных средств
Для того чтобы работодатель перечислил компенсацию за пройденный медосмотр, нужно подать в его адрес заявление. Заявление составляется в произвольном порядке и содержит указание на следующую информацию:
- ФИО руководителя, в адрес которого оно подается;
- наименование компании-работодателя;
- ФИО сотрудника-заявителя и его должность;
- название документа: «Заявление»;
- сущность просьбы: выплатить компенсацию по расходам на медицинский осмотр;
- размер компенсации;
- дата подачи заявления;
- подпись заявителя с расшифровкой.
Процедура возмещения медосмотра сотрудникам
Каждым работодателем может быть выбран один из наиболее удобных вариантов компенсирования расходов, которые были понесены сотрудниками во время прохождения медицинского осмотра:
- Заключение официального договора с соответствующим медицинским учреждением. Предметом такого соглашения будет являться предоставление диагностических и иных медицинских услуг, которые предлагаются будущим работникам конкретной организации. Все обязательства сторон при этом отражаются в соответствующих пунктах заключенного договора. Там же указывается и стоимость услуг. Данный вариант можно назвать максимально удобным. При его выборе сотруднику не нужно будет тратить свои собственные денежные средства и потом получать за них соответствующую компенсацию.
- Направление сотрудника на медицинский осмотр за его собственный счет, с последующим предоставлением положенной денежной компенсации. Для получения этой компенсации служащему необходимо будет оформить различные документы. Главным из них, безусловно, будет являться соответствующее письменное заявление о получении денежных средств. После составления данный документ передается на стол начальству. Руководитель, в свою очередь, ставит на заявлении собственную визу и направляет его для дальнейшей работы в отдел бухгалтерии.
- Самостоятельное прохождение физическим лицом медицинского обследования и последующее предоставление работодателю всех необходимых документов для оплаты. Как правило, такой вариант нередко используется при прохождении осмотров кандидатами на ту или иную должность. О вопросе прохождения человек может позаботиться заранее и получить все необходимые медицинские услуги за свой собственный счет.
В таком случае сразу после трудоустройства новичку нужно будет представить работодателю личное заявление, а также документы, подтверждающие оплату медицинских услуг. Руководитель, в свою очередь, утверждает оплату, а также передает полученные им документы в отдел бухгалтерии. В большинстве случаев денежная компенсация выплачивается сотруднику в день выдачи заработной платы на предприятии. Сразу следует отметить, что данный вариант нередко оказывается наиболее проблематичным для соискателя. Дело в том, что здесь всегда будет присутствовать вероятность получения отказа от работодателя. В этом случае единственным способом предъявления официальных претензий и защиты собственных прав может стать только обращение в судебное учреждение.
Заявление о возмещении расходов на обязательный медосмотр
Заявление о возмещении расходов на обязательный медосмотрот Красновой Нины Игоревны ,
работающ ей в должности продавца торгового отдела
При приеме на работу в ООО «Бета 23 декабря 2020 г. я прошла обязательный предварительный медосмотр, который был оплачен за мой счет.
В соответствии с ч.
7 ст. 213 Трудового кодекса РФ обязательные медосмотры оплачиваются за счет средств работодателя.
Учитывая изложенное, прошу возместить мне расходы на прохождение обязательного предварительного медосмотра.
Приложение: Квитанция об оплате обязательного предварительного медосмотра № 145358 от 23.12.2018
Порядок и сроки выплаты компенсации
Действующее законодательство не содержит указание на сроки выплаты работнику возмещения за прохождение обязательного медосмотра. То есть выплата компенсации является бессрочной.
Читать дальше: Документы содержащие сведения о месте жительства
Порядок получения выплаты будет таким:
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:
- Москва .
- Санкт-Петербург .
- Сотрудник проходит медосмотр и получает официальное заключение, которое подтверждает соответствие состояния его здоровья занимаемой должности.
- Выплата компенсации имеет заявительный характер и производится на основании заявления, поступившего от сотрудника.
- Затем руководству отводится определенный срок на его рассмотрение, после чего оно дает распоряжение бухгалтеру о необходимости включения компенсации в сумму ближайшей выплаты.
Как возместить работнику расходы на медосмотр
Внимание! , примут ли ваши 4-ФСС, 6-НДФЛ, РСВ за 2 квартал.
Это бесплатно и займет не более минуты вашего времени Как оплатить обязательный медосмотр за счет средств ФСС РФ Расходы на обязательные периодические медицинские осмотры работников, занятых на вредных или опасных работах, компания может компенсировать за счет средств ФСС РФ.
Для этого предусмотрен специальный порядок ().
Финансирование происходит за счет уменьшения страховых взносов на случай травматизма.
«…если работник оплатил прохождение медицинского осмотра за счет собственных денежных средств, то в силу Трудового кодекса оплата работником стоимости прохождения медицинского осмотра подлежит компенсации (возмещению) со стороны работодателя»
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 000 руб. — отражены расходы на проведение медосмотра сотрудников Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Дебет 51 «Расчетные счета» 20 000 руб. — оплачены услуги лечебного учреждения Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 10 000 руб. — начислена средняя заработная плата за время прохождения медосмотра работникам организацииРассмотрим порядок возмещения расходов на медосмотр работникам, если прохождение медосмотра не предусмотрено трудовым законодательством. В этом случае расходы, связанные с возмещением работнику стоимости медосмотра, можно отнести к прочим расходам на основании пункта 11 ПБУ 10/99. В бухгалтерском учете, согласно Плану счетов, затраты, произведенные за счет прибыли, относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы». Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 30 000 руб. — отражены расходы на прохождение периодического медосмотра сотрудниками организации в медицинском учреждении Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетные счета» 30 000 руб. — оплачены услуги медицинскому учреждению Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» 5 000 руб. — оплачены расходы по прохождению медосмотра работниками самостоятельно Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса» 5 000 руб. — компенсированы затраты работникам Статья 185 ТК РФ предусматривает гарантии работникам, направляемым на медосмотр (обследование), согласно которой на время прохождения медосмотра (обследования) за работниками, обязанными в соответствии с ТК РФ проходить такой осмотр (обследование), сохраняется средний заработок по месту работы. Правила исчисления среднего заработка для расчета выплат, предусмотренных ТК РФ, регламентируются Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, которое утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2007 г. N 922. В этом документе приведены перечни выплат, принимаемых в расчет и исключаемых из расчета среднего заработка, установлены правила учета премий и вознаграждений при исчислении среднего заработка, определены особенности исчисления среднего заработка для выплаты отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.
Кто составляет приказ
Как правило, непосредственная задача по формированию приказа возлагается на сотрудника секретариата или специалиста отдела кадров, но иногда эту обязанность выполняет юрисконсульт или сам директор предприятия. В любом случае, это должен быть человек, имеющий четкое представление о том, как писать распорядительные документы и не понаслышке знакомый с трудовым и гражданским законодательством РФ.
То, насколько ответственно и внимательно отнесется исполнитель к составлению приказа, зависят и будущие возможные претензии (или их отсутствие) со стороны надзорных органов (той же самой трудовой инспекции, к примеру).
После того, как приказ будет оформлен, он в обязательно порядке должен быть передан на подпись руководителю фирмы, поскольку без его автографа документ не обретет законной юридической силы.
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
Всё о том, кто оплачивает медосмотр при приеме на работу согласно ТК РФ
В таких случаях также предусмотрена оплата медкомиссии работодателем, причем работникам в данной сфере крайне важно знать, что с них ни при каких обстоятельствах не могут изыматься, к примеру, из зарплаты или премиальных, средства на такие проверки. Оформляться личная медицинская книжка также должна за счёт работодателя.
Внимание
Если кандидат прошел первичное медицинское обследование или получил медкнижку таким образом, однако по каким-либо причинам трудовой контракт с нанимателем так и не был заключен, то последний не имеет права заставить потенциального работника отрабатывать или возмещать понесенные расходы. Это регламентируется действующим законодательством, которым не предусматривается возможность взыскания с несостоявшегося работника убытков, причиненных неподписанием трудового договора.
Возмещаем оплату за первичный медосмотр: учет и оформление
Таким образом, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, некоторые категории работников допускаются к работе только при условии прохождения медицинских осмотров.
25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.
270 НК РФ). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ. Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, приведен в ст.
217 НК РФ. Таким образом, стоимость медосмотров, возмещаемая организацией своим работникам, не подлежит обложению НДФЛ, если эти медосмотры проводятся в соответствии с действующим законодательством.
Взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний Таким образом, суммы возмещения сотрудникам оплаты прохождения предварительного медосмотра, проведенного согласно требованиям законодательства, не являются объектом обложения взносами от НС и ПЗ.
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.
В список входят и тяжелые работы.
Если медосмотр предусмотрен законом, то оплачивается он из средств работодателя.
Когда работодатель настаивает на прохождении медицинского осмотра, он сам может выбрать медицинское учреждение.
Если работник трудится по совместительству, а медосмотр предусмотрен законом, работодатель также обязан его оплатить. Если работник оплачивал медосмотр из собственных средств, он имеет полное право потребовать от работодателя компенсацию (возмещение) за медосмотр при приеме на работу. Для этого надо предоставить необходимые документы.
Если работодатель откажется оплатить, потребовать этого можно в судебном порядке. Для того, чтобы осуществить возврат денег за понесенные расходы, необходимо предоставить следующие документы: заявление; направление на медосмотр; квитанцию об оплате мед услуг.
Обязан ли работодатель проводить за счет собственных средств медосмотры при поступлении на работу в офис? Согласно статье 213 ТК РФ и утверждённому Приказом Минздравсоцразвития № 83 от 16.08.2004 Перечню вредных или/и опасных факторов производственного происхождения, работы лиц, профессиональная деятельность которых связанных с ПЭВМ (персональными электронными вычислительными машинами), относятся к числу вредных и опасных факторов.
Медосмотры должен оплачивать работодатель
Согласно положениям 212 статьи ТК РФ работодатель организовывает проведение за счет собственных средств:
-
обязательные предварительные (при поступлении на работу),
-
периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры,
-
а также другие обязательные медицинские осмотры,
-
обязательные психиатрические освидетельствования работников,
-
внеочередные медицинские осмотры,
-
обязательные психиатрические освидетельствования работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований.
Доводы работодателя о том, что оплата предварительного медицинского осмотра должна производится в форме компенсации расходов истца по проведению медицинского осмотра обоснованно отклонены судом первой инстанции, поскольку положениями трудового законодательства предварительный медицинский осмотр осуществляется за счет работодателя, а не за счет средств работника с последующей компенсации ему понесённых затрат.
Компенсация предварительного медосмотра
Коллега, Вы о чем вообще пишете? Какая точка возврата. Пожалуйста, сбросьте ссылку хоть на одно постановление, в котором указано об ответственности работодателя за то, что не он, а работник заплатил за проведение медицинского осмотра при приеме на работу. Случаи когда работодатель отказался возместить расходы работнику, пожалуйста, не приводите в пример, это совсем из другой оперы. К слову, ситуация заинтересовала, перечитала все что можно, но информации в подтверждение Ваших слов так и не нашла.
Звонила в прокуратуру — они не знают ни одного такого случая. Затраты на возмещение расходов на предварительный медицинский осмотр, самостоятельно уплаченные работником при трудоустройстве на работу, на основании представленных ими документов учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (письмо Минфина России от 06.10.2009 N 03-03-06/1/648, от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84, от 07.11.2005 N 03-03-04/1/340). Обязанность прохождения обязательного медицинского осмотра зависит не от наименования профессии и должности, а в связи с выполнением работ, выполняемых в условиях воздействия вредных производственных факторов, которые могут повлиять на здоровье работника (шум, вибрация, химические вещества, повышенная или пониженная температура, повышенные физические нагрузки, недостаточная освещенность и т. д.) или же специальных работ, связанных с повышенными источниками опасности (управление транспортными средствами и т. д.).
Вредные факторы устанавливаются в ходе проведения аттестации рабочего места и указываются в соответствующих документах. Например, для того же для юриста обычно указывают класс вредности 2 (в подавляющем большинстве для всех офисных работников такой класс) со всем из этого следующим… и юристы обязаны проходить медосмотр, хотя в перечне они и не указаны. в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, других обязательных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований работников, внеочередных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований;
Выплата компенсации за пройденный медосмотр: размер, сроки, способы
Компенсация за понесенные траты при предварительном медобследовании выплачивается в полном объеме. Причем нанимателем возмещаются оправданные траты за пройденный медосмотр, если работник:
- Прошел его по направлению нанимателя.
- Самостоятельно прошел обязательный медосмотр, затратив на него собственные средства.
Если работник проходил медобследование сам, то ему нужно обратиться к нанимателю по вопросу компенсации, написав на его имя соответствующее заявление. Помимо этого заявитель должен будет представить документальное доказательство произведенных им трат (платежный документ). Выплата может осуществляться любым их доступных способов.
| Ситуация | Порядок предоставления компенсации |
|
Обследование пройдено по направлению нанимателя |
Данный способ является наиболее распространенным.
Наниматель: 1. Через кадровый отдел выдает направление на медосмотр. 2. Работник проходит обследование. 3. Наниматель оплачивает расходы. Ряд организаций заключают для этой цели соглашение с медучреждением, обязуясь производить оплату за все медобследования своих работников. Последние при данных обстоятельствах проходят его бесплатно. |
| Медосмотр пройден гражданином самостоятельно до момента трудоустройства | После этого обследованному лицу следует подать нанимателю заявление на компенсацию трат и документально подтвердить оплату медуслуг |
Конкретных сроков по компенсационной выплате не установлено. Тем не менее предполагается, что вся сумма должна включаться и выплачиваться в ближайшую зарплату либо аванс. Сразу, по факту, при трудоустройстве, как принято, выплата компенсации не производится.
В части налогообложения являются актуальными следующие нормы, на которые обращает внимание Минфин РФ еще в письме № 03-03-06/4/84.от 21.11.2008.
НДФЛ с оплаты за медосмотр и оформление медкнижек не удерживается. Подобные расходы считаются производственными тратами организации и не облагаются также единым социальным налогом.
Возмещение расходов на обязательный медосмотр: страховые взносы и НДФЛ
Суммы возмещения работникам их затрат на прохождение обязательного медосмотра не облагаются НДФЛ. Однако взносы на них начислить придется. Такова позиция Минфина России, которую он еще раз подтвердил в письме от 26.12.2018 № 03-15-06/94821. Мнение финансистов по страховым взносам разделяют и налоговики. И это невзирая на судебную практику. Подробности — в нашем комментарии.
Категории лиц, обязанных проходить обязательные медицинские осмотры, приведены в ст. 213 ТК РФ. Это работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), на работах, связанных с движением транспорта, а также трудящиеся в организациях пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организациях и детских учреждениях и у некоторых других работодателей. В статье 213 ТК РФ прямо указано, что обязательные медосмотры проводятся за счет средств работодателя. Следовательно, их прохождение за счет средств работника является нарушением действующего законодательства. На это обратил внимание Минфин России в комментируемом письме.
Однако в ст. 213 ТК РФ не содержится требований об обязательном перечислении денежных средств работодателем напрямую медицинской организации. Поэтому, если работник прошел обязательный медосмотр за счет собственных средств, работодатель обязан возместить ему понесенные расходы (Апелляционное определение Мурманского областного суда от 05.06.2013 № 33-1940-2013, решение Московского районного суда г. Чебоксары от 04.09.2012 по делу № 2-4957/2012).
Кто оплачивает расходы соискателя при отказе в подписании трудового договора?
Если инициатором медосмотра при трудоустройстве выступает сам сотрудник, а законом это не предписано и работодатель не требует справки о состоянии здоровья, то денежные средства за обследование не возмещаются сотруднику. Оплата обследования ложится на плечи самого работника, как в случае подписания трудового договора, так и в случае отказа в приеме на работу.
Если случай прохождения обследования в медицинском учреждении перед трудоустройством соответствует законодательным требованиям, или же работодатель настаивает на его прохождении, то сотрудник не несет никакие расходы.
Прохождение медосмотра при трудоустройстве имеет плюсы, как для работодателя, так и для самого работника. Руководитель будет уверен, что состояние здоровья принимаемого в штат сотрудника не имеет противопоказаний к имеющимся условиям работы, а сам сотрудник имеет возможность выявить возможные проблемы на ранних стадиях.
Распространенные ошибки при оформлении компенсации за прохождение предварительного медосмотра
Ошибка 1. Траты за прохождение медосмотра при некоторых обстоятельствах нанимателем не возмещаются. Данное правило применяется тогда, когда должность, на которую оформляют соискателя, не требует прохождения медосмотра, а поступающий на работу делает это по собственному желанию.
Иными словами, если медосмотр не обязателен и компенсация по нему не предусмотрена, то, соответственно, работник может его не проходить, а компенсация в любом случае не будет выплачиваться.
Ошибка 2. По умолчанию, автоматически, траты за самостоятельное прохождение обязательного, предварительного медосмотра работнику не покрываются и не компенсируются.
Если работник не обратился к нанимателю в письменном виде за выплатой положенной компенсации по медосмотру, то она выплачиваться не будет. При этом наниматель ответственность за подобные действия работника не несет.
Ошибка 3. Случается, что соискателя направляют на предварительный медосмотр, а медкомиссия по его результатам признает обследованного профнепригодным. Соответственно, на работу его по этой причине не примут. Несмотря на это обстоятельство, наниматель обязан оплатить пройденный медосмотр из своих средств.